"Xasiyyət" (ǝrǝb) və "name" (fars) sözlərinin birləşməsindən əmələ gəlib, hər

Protokol yun. "protokollon" sözündən götürülüb, mənasi "protos"- 1-ci, "kollo"- yapışdırmaq deməkdir — kollegiyal orqanlar (müşavirələr simpoziumlar, seminar, konfrans və s.) tərəfindən müzakirə olunan məsələlərin gedişinin ardıcıl qeyd edildiyi sənəddir. Protokol kollegiyal orqanın kitabı və xüsusi təyin edilmiş şəxs tərəfindən aparılır, sədr və katib tərəfindən imzalanır. Etimoloji mənada "protokol" sözü Bizans diplomatiyasinda təntənəli mərasimlərdə tərtib edilən sənədin 1-ci hissəsini bildirirdi, bu hissədə iştirakçilarin siyahısı göstərilirdi. Orta əsrlərdə protokol dedikdə sənədlərin tərtibatı və arxivləşdirilməsi qaydası başa düşülürdü. Sonralar isə diplomatiya və diplomatik xidmət anlayişları ilə əlaqəli şəkildə işləməyə başladıqda, sənədlərin tərtibatı ilə yanaşi özündə etiket və mərasim məsələlərini də əks etdirməyə başladı. Diplomatik protokol hökumətlərin xarici işlər nazirliklərinin, diplomatik nümayəndəliklərin, diplomatik işçilərin və digər rəsmi şəxslərin beynəlxalq əlaqələrin əməli olaraq gerçəkləşməsi zamanı riayət etdikləri qayda, ənənə və şərtlərin məcmusudur. Diplomatik yazışmalar, rəsmi görüşlər, diplomatik qəbullar, xarici ölkənin dövlət və hökumət başçısının qarşılanması, beynəlxalq təşkilatların xəttilə təşkil olunan toplantılar diplomatik protokol tələbləri çərçivəsində əməli xarakter alır.Xarici dövlətlərin vəzifəli şəxslərinə, onların bayraq və gerblərinə, himnlərinə hörmət, diplomatik və konsulluq nümayəndəliklərinin imtiyaz və immunitetlərinə əməl edilməsi və s. diplomatik protokol normaları dövlətlərin bir-birinə olan münasibətlərinin göstəricisidir. Mərasim və protokol qaydalarına ciddi əməl olunmasi nəticəsində danışıqlar üçün əlverişli şərait və işgüzar əhvali-ruhiyyə yaradılır.Diplomatik protokola əməl etmək zəruridir. Diplomatik protokol öz mahiyyətinə görə beynəlxalq kateqoriya hesab olunur. Çünki onun əsas normaları ümumqəbul olunmuş normalar kimi bütün ölkələrdə eyni cür əməl olunur. Ondan yayınmaq, yaxud qaydaları pozmaq müqabil dövlətin, yaxud onun rəsmi nümayəndəsinin şərəf və ləyaqətinə toxuna və bununla da iki dövlət arasında münasibətlərin mürəkkəbləşməsinə və arzuolunmaz siyasi nəticələrə gətirib çıxara bilər.Diplomatik protokola müxtəlif incəliklər (daha çox və ya daha az təntənəlik, ayrı-ayrı tədbirlərin keçirilməsində yüksək və ya aşağı səviyəlilik) əlavə oluna bilər. Diplomatik protokol diplomatikanın mühüm siyasi vasitəsidir, onun tətbiqindən doğan nəticələr dövlətlərarası münasibətlərə bu və ya digər dərəcədə təsir göstərir. Yəni diplomatik protokol ölkənin xarici siyasət məqsəd və vəzifələrinə tam tabe olub, ölkələrarası münasibətlərin vəziyyətini əks etdirir. Diplomatik protokol normalarını bilmək və praktiki fəaliyətdə düzgün tətbiq etmək vacib olmaqla yanaşı diplomatik səriştənin və məharətin əsas elementləridir.Diplomatik protokol normaları beynəlxalq nəzarət prinsiplərinə əsaslanır. Bu prinsip dövlətləri simvolizə edən hər şeyə ehtiram və hörmət etməyi ifadə edir. O. Bismark hesab edir ki, "hətta müharibə elan edərkən də, nəzakət qaydalarına əməl etmək lazımdır.
Ümumqəbulolunmuş müasir protokol qaydalarının təşəkkül tapması prosesi uzun müddət tələb etmişdir.Bu sahədə ilk addımlardan biri 1504-cü ildə Roma katolik kilsəsinin başçısı II Yuliy tərəfindən atılmışdır. O, avropa monarxları arasında səngiməyən mübahisələrə son qoymaq məqsədilə onlar arasında ağsaqqallığı müəyyən edən siyahını tərtib etmişdir. Siyahıda Roma papası özü I, Fransa kralı II, İspan kralı III, daha sonra Portuqaliya, İngiltərə, Siciliya və s. dururdu.
Diplomatik normalarına hüquqi qüvvə vermək, onları beynəlxalq hüququn normalarına çevirmək məqsədilə bir sıra sənədlər qəbul olunmuşdur. 1815-ci il Vyana konqresində qəbul edilmiş Vyana reqlamenti və 1818-ci il Aahen konqresində qəbul olunmuş Aahen protokolu diplomatik nümayəndəliklərin başçılari arasında ağsaqqallıq məsələlərini və diplomatik etiketlə bağlı məsələləri həll edirdi. Müasir diplomatik protokolun qəbul olunmuş müddəaları Diplomatik əlaqələrə dair 1961-ci il Vyana konvensiyasinda təsbit edilib. Bununla yanaşı hər ölkənin öz diplomatik protokol xüsusiyyətləri də vardır, bu xüsusiyyətlər həmin dövlətin milli adət və ənənələrindən irəli gəlir.


Hesabat
Ərəb mənşəli<>>sözünün mənası "hesab" sözünün cəmi olub, verilən tapşırığın yerinə yetirilməsi, görülmüş işin nəticəsi haqqında məsul şəxsə, kollektivə, təşkilata, ictimaiyyətə yazılı şəkildə və ya şifahi verilən rəsmi məlumatdır. Hesabat idarə və təşkilatın, habelə mülki şəxslərin yuxarı təşkilatlar və ya vəzifəli şəxslər qarşısında götürdükləri cari, illik və beşillik işin nəticələri haqqında məlumat verilməsidir. Hesabat hüquqi sənəd deyil, amma istintaq zamanı bir mənbə kimi hesabatlardan istifadə olunur. Hesabat öz işini hesablayıb, sistem şəklində təqdim etməyə deyilir. Dediyimiz kimi, hesabatı cavabdeh müəssisə ve ya şəxs qarşısında məsul olduğu yuxarı idarə və ya şəxsə verir. Hesabatda hesabat verənin bütün gördüyü işlər dolğun şəkildə, ardıcıl olaraq şərh edilməlidir. Yerinə yetirilməyən işin səbəbi göstərilməlidir. Hesabatda bütün faktlar və rəqəmlər dürüst verilməli, cümlələr aydın olmalıdır. Hesabat yalnız yazılı şəkildə tərtib edilir. Şifahi hesabat verilmir.Hesabatların növü çox olduğu kimi məzmunu da müxtəlif ola bilər. Amma bütün hesabatların forması, demək olar ki, eyni olur.əvvəlcə hesabat verən idarənin, müəssisənin, şöbənin, mülki və ya hüquqi şəxsin və ya şəxslərin kimliyi haqqında məlumat, sətrin ortasında isə «Hesabat» sözü yazılır. Əgər hesabatı tək bir adam verirsə, yalnız onun özü, bir neçə şəxs verirsə, onların hamısı imza edir, aşağıda hesabatın tərtib edildiyi tarix göstərilir.