1.
Maliye Bakanlığının geliştirdiği ve “e- bütçe” ve “SAY-2000” sistemi ile Đdari ve Mali Đşler Dairesi
Başkanlığı ve yetki devri yapılan birimlerin ödeneklerinin kontrolü internet ortamda yapılarak, iş ve
işlemleri gerçekleştirilmektedir.
2.
Kamu Đhale Kurumunun geliştirdiği “Kamu Satınalma Platformu” üzerinden Tedarik Şube Müdürlüğü
tarafından gerçekleştirilen ihalelerin ihale kayıt numarası, ihale ilanı, yasaklılık teyidi v.b. iş ve
işlemleri internet ortamında gerçekleştirilmektedir.
3.
Doğrudan Temin yoluyla yapılan günlük alımların kaydı ve kontrolü personelimiz tarafından yapılan
bir program aracılığı ile takip edilmektedir.
4.
Maliye Bakanlığının geliştirdiği e- bütçe ile Bakanlığımızın ve harcama yetkisi devredilen birimlerin
ödeneklerinin kontrolü elektronik ortamda yapılmaktadır. Doğrudan Temin yoluyla yapılan günlük
alımların kaydı ve kontrolü personelimiz tarafından yapılan bir program aracılığı ile takip
edilmektedir.
5.
Kamu Đhale Kurumunun geliştirdiği “Kamu Satınalma Platformu” üzerinden Başkanlığımız tarafından
gerçekleştirilen ihalelerin ihale kayıt numarası, ihale ilanı, yasaklılık teyidi v.b. iş ve işlemleri internet
ortamında gerçekleştirilmekte iken, Eylül ayından itibaren Kamu Đhale Kurumunun geliştirdiği EKAP
platformuna geçildi.
6.
Maliye Bakanlığının geliştirdiği “e- bütçe” sistemi ile Đdari ve Mali Đşler Dairesi Başkanlığı ve yetki
devri yapılan birimlerin ödeneklerinin kontrolü internet ortamda yapılarak, iş ve işlemleri
gerçekleştirilmektedir.
7.
Doğrudan Temin yoluyla yapılan günlük alımların kaydı ve kontrolü personelimiz tarafından yapılan
bir program aracılığı ile takip edilmektedir. Eylül ayından itibaren Kamu Đhale Kurumunun geliştirdiği
EKAP platformuna geçildi.
8.
Ayniyat Saymanlığı (Taşınır Mal Birimi) tarafından Strateji Geliştirme Başkanlığı’nca 2007 yılında
hizmete sunulan Taşınır Net Programı aracılığı ile Başkanlığımız taşınırlarını takip etmekte ve
Taşınır Yönetim Hesabını vermektedir.
9.
Đnsan kaynaklarında Başkanlığımızın personel sayısında değişiklikler olmuş ve bu değişikliklerden
dolayı personelimizin eğitim durumunda artış olmuştur.
10.
Başkanlığımız tarafından yürütülen faaliyetlerin iş hacmi artmıştır.
İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRESİ BAŞKANLIĞI
2010
2010 YILI ĐDARE FAALĐYET RAPORU
67
IV – KURUMSAL KABĐLĐYET VE KAPASĐTENĐN DEĞERLENDĐRĐLMESĐ
A – ÜSTÜNLÜKLER
1.
Tahakkuk Şube Müdürlüğü; Başkanlığımızın her türlü ödemeye esas olmak üzere olan Tedavi
yardımları, Telefon, Elektrik, Doğalgaz, Su, Temizlik, Taşıma, Özel Güvenlik, Mal ve Hizmet
alımları, ödenek takibi ve aktarımları Başkanlığımız Personelin maaş ve yollukları özverili bir şekilde
başarıyla yürütmektedir.
2.
Bakanlığımız merkez ve ek hizmet binasında faaliyetlerini yürütmeye devam etmektedir. Binanın
işletimi ve güvenliği özelleştirilerek hizmetler hantal yapıdan kurtarılmış, özellikle bina otomasyonu
için alınan hizmet ile vasıflı personel sayesinde bina ile ilgili sorunlar doğmadan çözümü yoluna
gidilmektedir ve bu da tüm personelin minimum sorun ile hizmetlerini sunmasını sağlamaktadır.
Örneğin; 2008 ve 2009 yılı yaz aylarında Ankara’da meydana gelen su kesintilerinde binamızın
V
1
:273,60 m
3
, V
2
: 248,79 m
3
, V
3
: 273,60 m
3
kapasiteli sürekli bakım ve kontrolü yapıldığı için çalışır
halde bulunan su depoları sayesinde hiç su kesintisi olmamış ve personelimiz mağdur edilmemiştir.
Ayrıca klima santrallerinin bakımı sürekli yapıldığından binanın ısıtma ile soğutmasında bir sorun
yaşanmamış, asansörlerimizin bakımı periyodik aralıklarla aksatılmadan yapılmıştır.
3.
Bakanlık hizmet binamızda 2009 ve 2010 yılında alınan tedbirlerle genel giderlerinde de tasarruf
sağlanmıştır.
4.
Bakanlığımız merkez ve ek hizmet binasında faaliyetlerini yürütmeye devam etmektedir. Binanın
işletimi ve güvenliği özelleştirilerek hizmetler hantal yapıdan kurtarılmış, özellikle bina otomasyonu
için alınan hizmet ile vasıflı personel sayesinde bina ile ilgili sorunlar doğmadan çözümü yoluna
gidilmektedir ve bu da tüm personelin minimum sorun ile hizmetlerini sunmasını sağlamaktadır.
Örneğin; 2008 ve 2009 yılı yaz aylarında Ankara’da meydana gelen su kesintilerinde binamızın
V1:273,60 m3, V2: 248,79 m3, V3: 273,60 m3 kapasiteli sürekli bakım ve kontrolü yapıldığı için
çalışır halde bulunan su depoları sayesinde hiç su kesintisi olmamış ve personelimiz mağdur
edilmemiştir. Ayrıca klima santrallerinin bakımı sürekli yapıldığından binanın ısıtma ile
soğutmasında bir sorun yaşanmamış, asansörlerimizin bakımı periyodik aralıklarla aksatılmadan
yapılmıştır.
Tablo 33: Bakanlık Hizmet Binası 2009 ve 2010 Yılı Enerji Harcaması
2009 Yılı
Günlük Ortalama (KW)
2010 Yılı
Günlük Ortalama (KW)
TR-2 / TR-3 Trafosu
9.811,00
10.276,00
NOT : 2008 yılında Ek Hizmet Binasının elektrik sistemlerinin Ana hizmet binasına bağlanmasına
rağmen, Enerji Tasarrufu Tedbirleri doğrultusunda Merkez ve Ek Hizmet Binasında mevcut ampuller
yerine, tasarruflu ampullerle değiştirildiğinden ve bazı gereksiz lambaların devre dışı bırakılarak
tasarrufa gidilmiştir. Bu tasarruflar doğrultusunda elektrik tüketiminde düşüş sağlanmıştır. 2010 Yılında
ise klima santrallerinin hafta sonları çalıştırılması nedeniyle günlük tüketimde artış gözlemlenmiştir.
Tablo 34: Bakanlık Hizmet Binası 2009 ve 2010 Yılı Su Harcaması
2009 Yılı
Günlük Ortalama (m3)
2010 Yılı
Günlük Ortalama (KW)
65,00
67,00
NOT: Bakanlığımız hizmet binası bahçesinin sulamasında şebeke suyu devreden çıkarılmış,
Söğütözü DKMP Şube Müdürlüğü ve Turhan Günay Toplantı Salonu’nun bulunduğu bahçedeki
kuyudan yaklaşık 500 m’lik su ishale hattı döşenerek yaptırılan 100 m3’lük depoya su getirilmiş ve
bahçe sulaması kuyu suyu ile yapılmıştır. Bunun yanında bu işlemlerin bitmesi ve su deposunun
hizmete girmesine kadar da geçici olarak döşenen boru hattı ile 2008 yılından itibaren bahçe
sulaması tamamen kuyu suyu ile yapılmıştır.
İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRESİ BAŞKANLIĞI
2010
2010 YILI ĐDARE FAALĐYET RAPORU
68
Tablo 35: Bakanlık Hizmet Binası 2009 ve 2010 Yılı Doğalgaz Harcaması
2009 Yılı
Günlük Ortalama (m3)
2010 Yılı
Günlük Ortalama (KW)
1147
885
NOT: Bakanlık hizmet binamızda enerji tasarrufu tedbirleri çalışmaları sonucunda doğalgaz
tüketiminde günlük tüketim miktarında azalma görülmüştür. 12 ay ortalaması baz alınmıştır.
5.
Döner Sermaye Koordinasyon Şube Müdürlüğü 81 il ve Merkezdeki Döner sermaye Đşletme
Saymanlıkları ile koordineli çalışması Döner Sermaye Bütçesinde bir bütünlük sağlamıştır.
6.
2004 yılından beri akaryakıt alımlarımız taşıt tanıtma sistemiyle yapılmakta ve bu sayede ihaleyi
kazanan firmaya ait Türkiye genelindeki akaryakıt istasyonlarından ihtiyacımız karşılanmıştır ve
2010 yılında da karşılanmaya devam edilmektedir.
7.
2010 yılında da Başkanlığımız bünyesinde fiilen çalışan personel sayısı yetersiz olmasına rağmen
5018 Sayılı Kanun hükümleri kapsamında, süreklilik arz eden mal ve hizmet alımı ihalelerinin ertesi
yıla yüklenmeli olarak yapılmasına devam edilmiş olup, Başkanlığımız tarafından yapılan bu
kapsamdaki ihalelerin tamamı ertesi yıla yüklenmeli olarak gerçekleştirilerek;
Mali yıl sonu baz alınarak yapılan ihalelerde; her bir mali yılın Aralık ayının son günü sözleşmelerde
iş bitim günü olarak belirlenmek zorunda kalındığından, sözleşmelerin bu dönemine ilişkin muayene
ve kabul, hak ediş ve tahakkuk işlemleri v.b. iş ve işlemlerde Đdare ve Yükleniciler adına ortaya
çıkan sorunların ortadan kaldırılmasını,
Başkanlığımız tarafından gerçekleştirilen bu kapsamdaki ihalelerin, hedeflenen iş programları ve
hazırlanan iş süreçleri kapsamında planlı ve programlı olarak sonuçlandırılmasını,
2008 yılında düzenlenen yönerge 2010 yılında yeniden düzenlenmiş ve 01/04/2010 tarihinde
yürürlüğe girmiştir.
8.
Maliye Bakanlığının geliştirdiği e- bütçe ile harcama yetkisi devredilen birimlerin ödeneklerinin
kontrolü elektronik ortamda yapılmış olup, Doğrudan Temin yoluyla yapılan günlük alımların kaydı
ve kontrolü personelimiz tarafından yapılan bir program aracılığı ile takip edilmesi,
9.
Başkanlığımızın her türlü ödemeye esas olmak üzere olan Tedavi Yardımları, Telefon, Elektrik,
Doğalgaz, Su, Temizlik, Taşıma, Özel Güvenlik, Mal ve Hizmet Alımları, Ödenek Takibi ve
Aktarımları, Başkanlığımız Personelinin Maaş ile Yollukları özveri gerektiren bir çalışma ile takip
edilmekte ve yerine getirilmektedir.
B – ZAYIFLIKLAR
1-
Başkanlığımız hizmetlerini yerine getirirken görev alanına giren konularla ilgili olarak eğitimli ve
kalifiye personel sıkıntısı çekilmeye devam edilmektedir.
2-
Özel Güvenlik Personel sayısı Özel Güvenlik Komisyon Kararında belirtilen sayıdan eksiktir.
3-
Đl veya Araştırma Müdürlüklerince, Araç Envanterlerindeki değişikliklerin Başkanlığımıza
bildirilmemesi,
4-
Başkanlığımız görev ve sorumluluk alanına giren konulardan olan ihalelerin, ilgili mevzuatından
kaynaklı olmak üzere konusuna hâkim uzman personel tarafından dikkat ve titiz bir çalışma
gerektirmesi ile ihale iş sürecinin uzun bir zaman aralığında gerçekleştirilmesinden dolayı ihalelerin
iş programlarına uygun olarak zamanında ve sorunsuz gerçekleştirilmesini sağlayabilmek için
Başkanlık bünyesinde teşkilat yapısında değişiklik yapılarak Đhale Şube Müdürlüğü olarak
örgütlenmesine ihtiyaç duyulması,
5-
Başkanlığımız hizmetlerini yerine getirirken görev ve sorumluluk alanına giren konularla ilgili olarak
eğitimli ve kalifiye personel sıkıntısı çekilmeye devam edildiği ile ayrıca sürekli değişen mevzuatı
takip edecek düzeyde kalifiye personel ihtiyacının ortaya çıkmış olması,
6-
Başkanlığımız örgüt yapısında değişiklik ihtiyacımız devam etmektedir.
İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRESİ BAŞKANLIĞI
2010
2010 YILI ĐDARE FAALĐYET RAPORU
69
Genel Evrak Şube Müdürlüğünde evrak akışının yoğun olması nedeniyle ve Müdürlüğün Gelen ve
Giden evrak şefliklerinin olmaması, ayrıca yeterli sayıda vasıflı personel bulunmadığından hizmetler
yerine getirilirken oluşan aksamalar,
Başkanlığımız ana faaliyet konusuna giren iş ve işlemlerin devamlılığını sağlayabilmek için ayrı bir
şube olarak örgütlenmesine ihtiyaç duyulan ihale şubesinin olmaması,
Đş yükünde meydana gelen artışı karşılayabilmek, hizmetleri aksatmadan yerine getirebilmek için
olağan üstü gayretler sarf edilmektedir. Bu iş yükünü sorumluluk ve takip açısından
devredilebileceği Başkan Yardımcılarının olmaması,
7-
Binanın işletim sisteminin yeterli olmaması,
8-
Personelin (memur ve sürekli işçi statüsü) özlük haklarının iyileştirilmesi gibi sorunlarının devam
etmesi,
C – DEĞERLENDĐRME
1.
Üstünlükler ve zayıflıklarımıza bakıldığında Başkanlığımıza ait görevlerden ulaşım, zaman,
kaynaklarda tasarruf, iş ve işlemleri yerine getirmede etkinlik v.b. konularda avantaj sağladığı
görülmektedir. Bunun yanında eğitimli personel yetersizliğimizin, örgüt ve teşkilat yapımızdaki
eksikliklerde hizmetlerimizi yerine getirirken dezavantaj sağlamaktadır, ancak Başkanlığımız
personelinin olağanüstü gayretleri, çalışma disiplini ve düzenli olması sayesinde hizmetlerimiz
aksatılmadan yerine getirilmektedir.
2.
Personelin yapmış olduğu hizmeti daha etkili bir şekilde yürütebilmesi için Hizmetiçi Eğitimlerin
arttırılması ve personelin verimliliğin yükseltilmesi için mükafatlandırma yapılması gerekmektedir.
3.
Başkanlığımızın personel ihtiyacı 2011 yılında Personel Dairesi Başkanlığına bildirilecektir.
4.
Başkanlığımız tarafından personel ihtiyaçları giderilene kadar mevcut personel ile görev sorumluluk
alanına giren hizmetlerin aksatılmadan yerine getirilmesine devam edilecektir. Kalifiye personel
sıkıntısı tamamlandığında hizmetlerimizin hızı ve kalitesi daha da artacaktır.
İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRESİ BAŞKANLIĞI
2010
2010 YILI ĐDARE FAALĐYET RAPORU
70
V – ÖNERĐ VE TEDBĐRLER
1 – Öneriler
1.
Başkanlığımız görev ve sorumluluk alanına giren hizmetlerin etkili ve verimli bir şekilde yürütülebilmesi
için, personelin bilgi ve donanımının arttırılması amacıyla kurum içi ve kurum dışı hizmet eğitimlerine
ağırlık verilerek yeterli bütçesel kaynak ayrılmalı, bu eğitimler çalışma konuları doğrultusunda
çeşitlendirilmelidir.
2.
Başkanlığımız görev ve sorumluluk alanına giren hizmetlere yönelik olarak hazırlanan yürürlükteki
yönergesinin, uygulamada ortaya çıkan ihtiyaçlara göre tekrar gözden geçirilerek yenilenmesi
yapılmalıdır.
3.
2009 yılı ve önceki yıllarda gerçekleştirme görevliliği yetki devri Đdari ve Mali Đşler Dairesi Başkanlığına
yapılmış birimlere ait talep yoğunluğu ve çeşitliğinin fazla olması ve temsil ettiği makam gereği talep
konusu mal ve hizmet alımlarına ilişkin iş ve işlemlerinin ivedilikle yerine getirilmesi zorunluluğunun ve
sorumluluğunun olması nedenleriyle; bürokratik işlemlerinin azaltılması, hizmetin daha kısa sürede
yerine getirilmesi, verimliliğinin artırılması, aynı konuyla ilgili hizmetlerin aynı birimde toplanarak kontrol
ve etkinliğinin artırılması amacıyla Özel Kalem Müdürlüğü ve Hukuk Müşavirliği yetki devirlerinin Đdari ve
Mali Đşler Dairesi Başkanlığına yapılmaması gerekmektedir.
4.
Başkanlığımızca gerçekleştirilen ihalelerin “e-ihale” kapsamında Kamu Đhale Kurumunun geliştirdiği
“Kamu Satınalma Platformu” üzerinden yapılması ile ilgili olarak; Kamu ihale Kurumu tarafından
yönetilen bu sürecin yakından takip edilmesi ile bu sürece ilişkin olarak ortaya çıkabilecek ihtiyaçların
zamanında ve eksiksiz olarak giderilmesine yönelik idari, mali ve teknik tedbirlerin alınması
gerekmektedir.
5.
Taşınır Net Programındaki bazı taşınırlara alt düzey kodlarının verilmesi işlemlerin daha sağlıklı
yapılmasını sağlayacaktır.
6.
Đş yükünün çok olduğu ve kalifiye personelin çalışmayı tercih etmediği Başkanlığımızda çalışmayı cazip
hale getirmek personelin verimliliğini arttırmak, Başkanlığımızda çalışmayı talep eden personel
arasından en iyisini seçebilmek amacıyla eleme yapılabilmesini sağlamak için personele ek tazminat
verilmeli ve mükâfatlandırılmalıdır.
7.
Kamu Konutları Yönetmeliğinin 8. maddesine göre görev tahsisli unvanlarda bulunan personelin görev
süresi boyunca lojmandan çıkarmak mümkün olmadığından 15-20-25 yıla kadar lojmanda oturan
personel bulunmaktadır. Bu nedenle Yönetmelikte değişiklik yapılmasını teklif ederek, aynı ilde hangi
görev tahsisli unvanda bulunursa bulunsun en fazla 15 yıl aynı il merkezinde oturabilir şeklinde
Yönetmeliğin değiştirilmesi,
8.
Bakanlığımız bünyesinde kullanımına açılmış olan EDYS sisteminde sıkıntı yaşanmakta olup, buda
çalışma ortamındaki işlerde eksikliklere ve zaman kaybına neden olmaktadır.
9.
Genel Evrak Şube Müdürlüğünde Gelen ve Giden Evrak Şefliklerinin kurulması,
10.
EDYS programı çerçevesinde Başkanlığımız Genel Evrak Şube Müdürlüğünün evrak kayıt numarası
verememesi ve dış birimlere gönderilecek evrakların kayıt edememesi nedeni ile Bakanlığımız
birimlerinin EDYS’yi tam olarak kullanması gerekmektedir.
11.
Đnşaat Emlak ve Makine Đkmal Şube Müdürlüğünde en az şeflik düzeyinde örgütlendirilmesi ve bina
işletim sisteminin güçlendirilmesi,
12.
Đdari ve Sosyal Đşler Şube Müdürlüğü bünyesinde;
- 1 Gıda Mühendisi veya Diyetisyen,
- 2 Hemşire,
- Hizmetlerle ilgili Teknik Şartname hazırlayabilecek 3 Bilgisayar Đşletmeni,
- Evrak kayıt iş ve işlemlerini yapacak 3 Bilgisayar Đşletmeni veya VHKĐ ile takviye edilmesi,
13.
Başkanlığımız ana faaliyet konusuna giren hizmetlerin zamanında yerine getirilebilmesi, kaynakların
etkin ve verimli kullanılabilmesi, hizmetin devamlılığın sağlanabilmesi, eş zamanlı ihtiyaçların
karşılanabilmesi için ayrı bir ihale şubesinin kurulması, ayrıca ihale ve satın alma hizmetlerinin
yürütülmesi için 9 adet personele ihtiyaç duyulmaktadır.
14.
Başkanlığımızın kalifiye personelle takviye edilmesi gerekmektedir.
İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRESİ BAŞKANLIĞI
2010
2010 YILI ĐDARE FAALĐYET RAPORU
71
2– Tedbirler
1.
Hizmet içi eğitimler, kalifiye personel ve Başkanlığımız hizmetlerinin yürütülmesi için ihtiyaç duyulan
şeflikler için Personel Dairesi Başkanlığı ile yazışmalar yapılarak, çözüm bulunmaya çalışılacaktır.
Bu konudaki ihtiyaçlarımız çözümlenene kadar da mevcut personel ve örgüt yapısı ile hizmetlerin
aksatılmadan yerine getirilmesine devam edilecektir.
2.
Bakanlık hizmetlerinin etkili bir şekilde yürütülebilmesi için personelin bilgi ve donanımının
arttırılması için hizmet içi eğitimlere daha çok zaman ve kaynak ayrılmalıdır.
3.
Đdari ve Mali Đşler Dairesi Başkanlığı 02/05/2005 – 14/04/2008 tarihleri arasındaki faaliyetlerine
ilişkin iş ve işlemler, Teftiş Kurulu Başkanlığı Müfettişleri tarafından denetlenmiş ve bu denetime
ilişkin olarak düzenlenen 12/06/2008 tarihli “Genel Durum Raporunda”; Başkanlığımızda personel
ihtiyacının son derece önemli bir sorun olarak kendisini gösterdiği belirtilmiş ve alınması
gereken tedbirler olarak da merkezi birimlerin harcama yetkisi devir işlemlerinin sona erdirilmesi,
tüm harcama birimlerinin kendisi için gerekli olan sarf malzemeleri ile demirbaşlarını kendilerinin
almalarının sağlanması istenilmiş olup; Đdari ve Mali Đşler Dairesi Başkanlığının Strateji Geliştirme
Başkanlığına hitaplı 31/12/2008 tarih ve 8015 sayılı yazısıyla 2009 yılında yetki devri yapılmaması
için talepte bulunulmuştur. 2011 yılında da tekrar başvurulacaktır.
4.
Başkanlığımızın personel ihtiyacı Personel Dairesi Başkanlığına bildirilecektir.
Dostları ilə paylaş: |