Yordamchi axborotlashtirish vositalari

1.2 Hujjat turlari va turlari
Inson faoliyatining har qanday sohasi, u yoki bu tarzda, hujjatlashtirilgan ma'lumot bilan bog'liq, ya'ni. hujjatdagi ma'lumotlar. Hujjatdagi ma'lumotlar quyidagicha ifodalangan o'ziga xos xususiyatlarga ega:
a) hujjat inson tomonidan jamiyatda foydalanish uchun yaratgan ijtimoiy axborot tashuvchisi;
b) hujjat insonning intellektual faoliyati natijasi bo'lgan semantik (semantik) ma'lumotlarning mavjudligini nazarda tutadi. Tarkibning mavjudligi hujjatning asosiy ajralib turadigan xususiyatlaridan biridir. Ma'nosiz ma'lumot hujjat bo'lishi mumkin emas;
c) axborot diskret ravishda uzatiladi, ya'ni. xabarlar shaklida. Har qanday moddiy vositada yozilgan xabar hujjatga aylanadi. Hujjat xabarning to'liqligi bilan ajralib turadi. To'liq bo'lmagan, qismli xabar to'liq hujjat bo'lishi mumkin emas. Istisno - bu ularning yaratuvchisi (yozuvchi, olim, rassom) ning ijodiy jarayonini tavsiflovchi tugallanmagan adabiy asarlar, eskizlar, eskizlar, qoralamalar;
d) ramziy xarakterdagi har qanday ob'ekt kabi, xabar ham kodlangan matndir. Kodlangan matnning ma'nosi yoki ma'nosini faqat ma'lumotni kodlash va dekodlash uchun belgi tizimini bilish orqali tushunish mumkin. Ruxsat etilgan xabar ramziy shaklga ega, chunki faqat shu shaklda xabarda muallif (kommunikator) ning bilimlari, hissiyotlari, irodaviy ta'siri etkazilishi mumkin, bu o'quvchiga (qabul qiluvchiga) tegishli bilimlarni dekodlash va o'zlashtirish imkoniyatini beradi. Imzo - bu har qanday hujjatli xabarning majburiy xususiyati;
federal qonun "Axborotlashtirish, axborotlashtirish va axborotni muhofaza qilish to'g'risida" hujjat (hujjatlashtirilgan ma'lumot) tushunchasini belgilaydi, chunki uni aniqlashga imkon beradigan tafsilotlar bilan moddiy muhitda qayd etilgan ma'lumotlar. Ushbu tushuncha bugungi kunda eng ko'p ishlatiladigan.
Ularda aks ettirilgan faoliyat turlari bo'yicha barcha hujjatlar ikkita katta guruhga bo'lingan. Birinchisi, umumiy va ma'muriy masalalar bo'yicha hujjatlar, ya'ni. korxona (tashkilot) va uning ishlab chiqarish faoliyatini umumiy boshqarish to'g'risida. Ushbu hujjatlar korxonalarning barcha bo'linmalari xodimlari tomonidan tuzilishi mumkin. Ikkinchi guruh - boshqaruv funktsiyalari to'g'risidagi hujjatlar. Bunday hujjatlar moliya organlari, buxgalteriya hisobi, rejalashtirish, ta'minot va sotish bo'limlari va boshqa funktsional bo'linmalar xodimlari tomonidan tuziladi.
Hujjatlar nomi bo'yicha tasniflanadi: xizmat xatlari, buyruqlar, bayonnomalar, aktlar, memorandumlar, shartnomalar va boshqalar. Ushbu hujjatlarning dizayni birlashtirilgan, ammo mazmuni bo'yicha ular butunlay boshqacha bo'lishi mumkin:
· Tuzilgan joyda: ichki (ushbu korxona xodimlari tomonidan tuziladigan hujjatlar) va tashqi (boshqa korxonalar, tashkilotlar va jismoniy shaxslardan olingan hujjatlar);
· Shaklda: individual, har bir hujjatning mazmuni o'ziga xos xususiyatlarga ega bo'lganda (masalan, memorandumlar), stencil, hujjatning bir qismi bosilganda va bir qismi kompilyatsiya qilinganida to'ldirilganda va bir hil guruh uchun yaratilgan standart. korxonalar. Qoida tariqasida, barcha standart va ekranga bosilgan hujjatlar tipografik usulda yoki nusxa ko'chirish mashinalarida chop etiladi;
· Ijro etish shartlari bo'yicha: favqulodda, ma'lum bir muddat ichida ishlashni talab qiladigan va shoshilinch, buning uchun ijro muddati belgilanmagan;
· Kelib chiqishi bo'yicha: ma'lum bir shaxsga tegishli bo'lgan va nominal bo'lgan korxona, tashkilot va shaxsiy manfaatlariga daxldor xizmat;
· Ro'yxatga olish turlari bo'yicha: asl nusxasi, nusxalari, ko'chirmalar, dublikatlar;
Fiksatsiya yordamida: yozma, grafik, foto-film hujjatlari va boshqalar.
Hujjat turlarini batafsil ko'rib chiqamiz:
1. Tashkiliy-huquqiy hujjatlar (OD) tashkilot faoliyatining huquqiy asosi bo'lib, ma'muriy huquq normalariga asoslangan va majburiy bo'lgan qoidalarni o'z ichiga oladi. Bunday hujjatlar qoidalar, me'yorlar, qoidalarni o'z ichiga oladi, tashkilot maqomini, uning vakolatlarini, tuzilishini, shtatlari, ish tarkibini, umuman tashkilotning funktsional tarkibini, uning bo'linmalari va xodimlarini, ularning huquqlari, vazifalari va boshqa jihatlarini belgilaydi. Tashkiliy-huquqiy hujjatlar vakolatli organ - yuqori tashkilot, ushbu tashkilot rahbari, kollegial organ tomonidan tasdiqlash tartibidan o'tishi kerak (masalan, aktsiyadorlarning umumiy yig'ilishi, direktorlar kengashi va boshqalar).
Amal qilish muddati nuqtai nazaridan, MLlar cheklanmaganlarga taalluqlidir; ular bekor qilinmaguncha yoki yangilari tasdiqlangunga qadar amal qiladi (bundan mustasno - har yili ishlab chiqiladigan va tasdiqlanadigan shtatlar jadvali). Muassasa faoliyati va mehnatni tashkil etish xarakteri o'zgarganligi sababli, ODga o'zgartirishlar kiritilishi mumkin, buning uchun rahbar ma'muriy hujjat (buyruq yoki buyruq) chiqaradi. Faoliyatni qayta tashkil etishda yangi ODlar ishlab chiqiladi va tasdiqlanadi. O'zgarishlar kiritish va ularni qayta ko'rib chiqish tartibi ML turiga bog'liq.
Ko'pgina OA matni o'zlarining sarlavhalari bo'lgan qismlardan va arabcha raqamlar bilan raqamlangan qism va qismlarga bo'lingan. OD tayyorlash jarayonida ular barcha manfaatdor idoralar va shaxslar, yuridik xizmat, tashkilot rahbarining o'rinbosarlari yoki tashkilot faoliyatining tegishli yo'nalishi bo'yicha mas'ul o'rinbosarlaridan biri bilan tasdiqlash va tasdiqlash tartibidan o'tishlari kerak.
OD tarkibiga quyidagilar kiradi: nizom, ta'sis shartnomasi, tashkilot to'g'risidagi nizom, tarkibiy bo'linma to'g'risidagi nizom, tashkilotning kollegial (maslahat) organi to'g'risidagi nizom, nizom, shtat, yo'riqnoma, ish ta'rifi.
Tashkiliy-huquqiy hujjatlar standart varaqda (A4 formatida) yoki umumiy shaklda (hujjat turiga qarab) tuziladi, shu bilan birga majburiy ma'lumotlar quyidagilar: tashkilot nomi (bo'lim nomi) shuningdek, hujjat bo'lim boshlig'i tomonidan tasdiqlangan bo'lsa), hujjat turi, sanasi, hujjat raqami, matnga sarlavha, imzo, tasdiqlash muhri.
2. Ma'muriy hujjatlar - bu tashkilot faoliyatining ma'muriy va tashkiliy masalalari bo'yicha qarorlari qayd etiladigan hujjatlar. Ushbu hujjatlar faoliyatni tartibga soladi va muvofiqlashtiradi, boshqaruv organiga yuklatilgan vazifalarning bajarilishini ta'minlashga imkon beradi. Tashkiliy-huquqiy shakli, tashkilot faoliyatining mohiyati va mazmuni, uning vakolatlari, tuzilishi va boshqa omillaridan qat'i nazar, har qanday tashkilotning boshqaruviga ijroiya va ma'muriy faoliyatni amalga oshirish va shunga muvofiq ma'muriy hujjatlar chiqarish huquqi beriladi. Normativ hujjatlar boshqaruv tizimida yuqoridan pastga qarab boradigan qarorlarni o'z ichiga oladi: boshqaruv organidan boshqariladigan organgacha, tashkilot rahbaridan tarkibiy bo'linmalar va xodimlargacha. Aynan ushbu hujjatlar ob'ektlarning vertikal boshqarilishini amalga oshiradi.
Yuridik ma'noda ma'muriy hujjatlar yuridik aktlarga taalluqlidir: ular boshqaruv sub'ektlarining o'ziga xos qonuniy vakolatli ko'rsatmalarini ifodalaydi. Bunday retseptlarning o'ziga xosligi shundan iboratki, ma'muriy hujjatlar yordamida menejment sohasida yuzaga keladigan muammolar va masalalar hal etiladi; ularning manzillari aniq muassasalar, tarkibiy bo'linmalar, mansabdor shaxslar yoki xodimlar; ular aniq ma'muriy-huquqiy munosabatlarni vujudga keltiradigan yuridik faktlardir.
Amaliy doirasini hisobga olgan holda ma'muriy hujjatlar quyidagilarga bo'linadi.
· Federal darajadagi huquqiy hujjatlar - Rossiya Federatsiyasi Prezidenti, Rossiya Federatsiyasi Hukumati, federal ijroiya organlari (vazirliklar, qo'mitalar, idoralar, xizmatlar va boshqalar) tomonidan chiqarilgan hujjatlar;
· Rossiya Federatsiyasi ta'sis etuvchi sub'ektlari - respublikalar, hududlar, viloyatlar, respublika ahamiyatidagi Moskva va Sankt-Peterburg, avtonom viloyat va tumanlar, shuningdek hududiy tashkilotlar darajasida faoliyat ko'rsatadigan huquqiy hujjatlar;
· Tashkilotlar, muassasalar, korxonalarning huquqiy hujjatlari.
Ma'muriy hujjatni berish uchun quyidagilar asos bo'lishi mumkin:
· Qabul qilingan qonunchilik, normativ-huquqiy hujjatlarga va yuqori organlarning boshqa qarorlariga va ushbu tashkilotning ilgari qabul qilingan qarorlariga rioya qilish zarurligi;
· Tashkilotning vazifalari va vazifalari tufayli o'zlarining ijro etuvchi va ma'muriy faoliyatini amalga oshirish zarurati.
Ma'muriy hujjatlar bir nechta boshqaruv organlari tomonidan birgalikda chiqarilishi mumkin.
Muammolarni hal qilish (qaror qabul qilish) tartibi nuqtai nazaridan barcha ma'muriy hujjatlar ikki guruhga bo'linadi:
· Kollegiallik asosida nashr etilgan hujjatlar;
· Yagona qaror qabul qilish shartlari bilan berilgan hujjatlar.
3. Ma'lumotnoma hujjatlari ma'lum qarorlarni qabul qilishga turtki beradigan ma'lumotlarni taqdim etish, ya'ni. boshqaruv qarorlarini boshlash, boshqaruv ta'sirining u yoki bu usulini tanlashga imkon beradi. Ularda ko'rsatmalar mavjud emas, ko'rsatmalarni bajarish majburiyati yo'q. Ushbu tizim hujjatlari tashkiliy, huquqiy va ma'muriy hujjatlarga nisbatan xizmat rolini o'ynaydi. Ushbu hujjatlarning xususiyati shundaki, ular pastdan yuqoriga qarab boshqaruv tizimi orqali o'tishadi: xodimdan bo'linma boshlig'igacha, bo'lim boshligidan tashkilot rahbarigacha, bo'ysunuvchi tashkilotdan yuqorisiga.
Axborot va ma'lumotnomalar rahbarning qaroriga asosan ba'zi qarorlarni qabul qilish yoki me'yoriy hujjatlarni tayyorlash uchun asos bo'lishi mumkin.
Ma'lumotnoma hujjatlariga quyidagilar kiradi: memorandum, xizmat daftarchasi, tushuntirish xati, taklif, taqdimot, bayonot, barcha turdagi yozishmalar, bayonnoma, dalolatnoma, guvohnoma, xulosa, chaqirib olish, xulosa, ro'yxat, ro'yxat.
Ushbu turdagi hujjatlarning barchasi elektron hujjat shaklida yaratilishi mumkin.