2.2. Arxiv ro’yxati. Ro’yxatlar tuzishni tashkil qilish usuli.
Arxiv ro’yxati (opis) - bu hisob hujjati va ayni vaqtda hujjatlarning mazmuni bo’yicha ma’lumotnomadir. Bunda arxiv fondi yig’majildlari sarlavhasi, sanasi, varaqlarining soni, ro’yxati, ularning tarkibi va mazmuni to’g’risida ma’lumotlar beriladi. Ro’yxatlar tashkilotlar bo’limlarida va arxivida tuziladi. Davlat arxivlarida ro’yxatlar takomillashtiriladi.
Ro’yxatlar tuzishni tashkil qilish usuli. Ro’yxat ikki qismdan yig’majildlar ro’yxatidan va ro’yxatga tuzilgan yordamchi ma’lumotlardan iboratdir. Ro’yxatning asosiy qismi yig’majildlar ro’yxati quyidagi axborot elementlarini o’z ichiga oladi: tartib raqami, idora bo’limidagi yig’majildning raqami, yig’majildning sarlavhasi, yig’majildning boshlangan va tugatilgan sanasi, varaqlar soni va izoh.
Ro’yxatning tuzilishi (strukturasi) fondni tashkil qilgan idoraning tuzilishi bilan bir xil bo’ladi. Ro’yxatda yig’majildlar yillar bo’yicha, yil ichida idora tuzilishi bo’limlar bo’yicha joylashtiriladi va yoziladi.
«Yozishma» tushunchasi yig’majild hujjatlari so’roq va javoblardan iborat bo’lganda ishlatiladi. Masalan, «TDPUning O’zR Oliy va o’rta maxsus ta’lim vazirligi bilan talabalarning ishlab chiqarish amaliyoti to’g’risida yozishmasi».
Ko’p hollarda yig’majildlar hujjatlarning bir turidan iborat bo’ladi. Masalan, buyruqlar, qarorlar, rejalar, hisobotlar, yo’riqnomalar va hokazo.
Yig’majild buyruqlar, majlislar bayonlaridan iborat bo’lsa, ularning tartib raqamlari, sanasi, asl nusxa yoki ko’chirma ekanligi ko’rsatiladi. Masalan «TDPU ilmiy kengashining yig’ilishlari bayonlari. 1-6-son, 1956 yil yanvar-iyun. Asl nusxa»; buyruq, qaror va bayonnomalarda ko’p masalalar yoritilishi sababli sarlavhada mavzu ko’rsatilmaydi.
Yig’majildning hujjatlari orasida mashhur shaxslarga tegishli yoki muhim tarixiy voqeaga oid hujjatlar, fotosuratlar, xarita, risola, varaqa va boshqa shunga o’xshashlar uchrashi mumkin. Bu hujjatlarga muxtasar bayon (annotatsiya) tuziladi. Muxtasar bayonda hujjatning qisqacha mazmuni yoziladi. U yig’majildning muqovasiga sarlavhadan keyin yoziladi.
Shundan keyin muqovaga yig’majild sanasi, varaqlar soni, saqlash muddati (doimiy yoki 5 yil, 10 yil va hokazo) va arxiv shifri (ya’ni arxiv nomi, fond raqami, ro’yxat raqami, yig’majild raqami) yoziladi.
Dostları ilə paylaş: |
