A. N. Sulaymanov arxivshunoslik (O’quv uslubiy qo’llanma) Guliston – 2016 y

Hujjatlarni hisobga olish. Davlat arxivlarida saqlanadigan hujjatlar hisobga olinadi. O’zbekiston Respublikasi Milliy arxiv fondi tarkibiga kiruvchi hujjatlar bir qancha majmualardan tashkil topadi. Bu hujjatlar majmualari quyidagilar: yig’majild, arxiv fondi, davlat arxivi, viloyat va Toshkent shahar davlat arxivlari hujjatlari va O’zbekiston Respublikasi Milliy arxiv fondi. Mana shu majmualar hujjatlarni hisobga olish, ularni tashkil etish va saqlashni mustahkamlaydi. Hujjatlarning hisobga olish, shuningdek, ularning yo’qolmay saqlanishini ta’minlaydi va arxiv materiallarini qidirib topishga yordam beradi.
Davlat arxivlari ishining asosiy qoidalarida belgilanganidek, hisob fondlar va fond ichidagi ro’yxat bo’yicha olib boriladi. Davlat arxivlarida quyidagi hisob hujjatlari tuziladi:
1) kirim daftari;
2) fondlar ro’yxati;
3) fond varaqalari;
4) ro’yxatlar;
5) yig’majildlarning ichki ro’yxati;
6) yig’majildlarning yakunlovchi yozuvi;
7) hujjatlar mikrofotonusxalarining kirim daftari;
8) arxiv pasporti;
9) fond yig’majildi
Hujjatlarning kirim daftariga arxivga qabul qilish uchun tushgan arxiv fondlari davriy tartibda yozib boriladi. Tartib raqamidan tashqari kirim daftarida arxiv fondi qachon, kimdan, qanaqa hujjat asosida materiallar topshirilganligi, fondning nomi, yillari, hajmi va ahvoli, fondga qanday tartib raqami berilganligi ko’rsatiladi.
Fondlar ro’yxatida davlat arxivida saqlanayotgan arxiv fondlari ularning tartib raqami bo’yicha yoziladi. Yangi arxiv fondi davlat arxiviga qabul uchun topshirilganda fondlar ro’yxatiga yozilib, unga navbatdagi tartib raqami beriladi.
Fond varaqasi arxiv fondi davlat arxiviga qabul qilish uchun topshirilib, fondlar ro’yxati daftariga yozilgandan keyin tuziladi. Bu muhim hisob hujjati hisoblanadi va fondning tarkibi haqida qisqacha ma’lumot beradi, undagi o’zgarishlarni yoritib boradi.
Yig’majildlar ro’yxati (opis) - muhim arxiv ma’lumotnomasi bo’lib, arxiv fondidagi yig’majildlar sarlavhasi, uning tarkibi, mazmuni haqida va boshqa ma’lumotlar beradi.
Fond yig’majildida arxiv fondi tarixiga oid hujjatlar saqlanadi.
Arxiv pasporti har yili 1 yanvarda tuzilib "O’zarxiv agentligiga topshiriladi. Bunda arxivda saqlanayotgan fondlar va yig’majildlar soni haqida ma’lumot beriladi.
Idoralar, korxonalar arxivlarida ham fondlar va yig’majildlar hisobi olib boriladi, Asosiy hisob hujjatlari bu yig’majildlar ro’yxati, fondlar ro’yxati, fondlar varaqalari, arxiv pasportidir. Har bir fond uchun fond yig’majildi ochiladi.
«O’zarxiv» agentligi va arxiv ishi hududiy boshqarmalari «Fondlar katalogi»ni tuzadilar. Bu kataloglar respublikadagi, viloyatlar va Toshkent shahridagi barcha arxiv fondlarini hisobga oladi.
Shunday qilib, hisob hujjatlari har bir davlat arxividagi, har bir viloyatdagi, Toshkent shahridagi va umuman butun respublikadagi arxiv hujjatlari soni, tarkibi, mazmuni to’g’risida aniq ma’lumotlar beradi va hujjatlardan foydalanishda muhim rol o’ynaydi.