Se spune că tot ceea ce facem şi/sau întreprindem în relaţiile cu mediul ambiant este şi înseamnă comunicare

În timpul convorbirii:

• 
  abordaţi mijloacele psihice şi mecanica exprimării adecvate, astfel:
  

• 
  volum mediu, care să denote calm şi amabilitate;
  
• 
  debit moderat, care să ofere interlocutorului posibilitatea de a vă urmări atent, recepţionând corect mesajul transmis;
  
• 
  articularea cuvintelor şi precizia gramaticală a exprimărilor creează o impresie favorabilă şi credibilitate;
  

• 
  prezentaţi-vă cu precizie, eventual silabisind numele, pentru a vă face mai bine înţeles;
  

• 
  fiţi simpli şi direcţi!...;
  
• 
  nu ezitaţi să întrebaţi interlocutorul dacă l-aţi deranjat, eventual anunţându-l că nu îl veţi reţine decât 2 - 3 minute, pentru a-i defini, rapid, obiectivul apelului;
  
• 
  încercaţi să intuiţi starea de spirit a interlocutorului în aceste momente (este singur, “presat”, destins, neliniştit etc.)…;
  
• 
  treceţi peste „baraje”⁵³, solicitând ajutor şi/sau sfaturi;
  
• 
  pentru a crea un cadru favorabil comunicării, vorbiţi-i, interlocutorului, despre buna sa reputaţie;
  
• 
  adresaţi, interlocutorului, cele mai adecvate întrebări, în funcţie de scopul urmărit;
  
• 
  manifestaţi o atitudine de interes faţa de cele spuse de interlocutor;
  
• 
  cointeresaţi interlocutorul, prin logica afirmaţiilor dumneavoastră!...;
  
• 
  reformulaţi cele spuse de interlocutor, în maniera: „Dacă am înţeles bine, aţi afirmat că…”. Eventual, determinaţi interlocutorul să repete anumite formulări care vi se par importante şi insuficient înţelese. În acest mod, veţi avea (eventual) timp să vă „repliaţi”…;
  
• 
  evitaţi să contraziceţi interlocutorul şi/sau să îi aduceţi contraargumente, mai ales că, prin telefon, este foarte dificil să negociezi;
  
• 
  luaţi notiţe⁵⁴ asupra tuturor celor discutate!...;
  
• 
  pornind de la preocupările interlocutorului, propuneţi-i soluţii capabile să îi stârnească acceptul (şi, eventuial, chiar şi entuziasmul!)…;
  
• 
  dacă aţi primit o reclamaţie:
  
  • 
    rămâneţi calm, arătând interlocutorului că îl ascultaţi cu maximă atenţie!...;
    
  • 
    explicaţi-i că aţi înţeles gravitatea faptelor petrecute şi, mai ales, dificultatea în care se află;
    
  • 
    rugaţi-l să vă furnizeze (sau, în funcţie de caz, să reia) unele explicaţii referitoare la descrierea unui eveniment nedorit, motivându-i că doriţi să notaţi, cu exactitate, unele detalii;
    
  • 
    asumaţi-vă, personal, responsabilitatea soluţionării reclamaţiei, concluzionând prin formularea unor propuneri concrete!...;
    
  • 
    încheiaţi într-o notă pozitivă, dătătoare de speranţă, chiar asiguratoare!...
    
• 
  determinaţi interlocutorul să decidă să vă primească! În acest sens, o întrebare „închisă”, în maniera „Mă puteţi primi în ziua de…, la ora…”, poate fi urmată de un refuz categoric… Nu riscaţi şi adresaţi o întrebare „deschisă”, în genul: „Când apreciaţi că vă permite programul să mă primiţi?”…
  
• 
  nu uităti să respectaţi, cu stricteţe, toate cele 15 condiţii esenţiale pentru a comunica eficient!...