Se spune că tot ceea ce facem şi/sau întreprindem în relaţiile cu mediul ambiant este şi înseamnă comunicare

CONFIRMAREA COMENZII

Imediat ce furnizorul a primit comanda, este necesară confirmarea acestui lucru, către beneficiar.

Există mai multe posibilităţi de redactare a confirmării comenzii (de răspuns la comandă), şi anume:

• 
  furnizorul este de acord să execute comanda integral, neavând nici un fel de obiecţii asupra conţinutului acesteia;
  
• 
  furnizorul nu acceptă, integral, comanda;
  
• 
  furnizorul nu poate executa comanda beneficiarului.
  

Confirmarea comenzii trebuie să:

• 
  fie transmisă imediat ce a fost primită comanda;
  
• 
  exprime mulţumiri pentru elaborarea comenzii;
  
• 
  specifice numărul şi data comenzii;
  
• 
  repete elementele esenţiale ale comenzii, pentru a evita orice neînţelegere;
  
• 
  asigure cumpărătorul de respectarea tuturor indicaţiilor sale cu privire la derularea comenzii;
  
• 
  specifice data expedierii.
  

În cazul în care comanda clientului necesită unele lămuriri suplimentare, în scrisoarea de răspuns a furnizorului se vor solicita respectivele lămuriri deşi, în acest caz, furnizorul se va afla (nu din vina sa) în situaţia de a întârzia efectuarea livrării şi de a creşte costurile cu corespondenţa.

Scrisoarea prin care furnizorul cere anumite lămuriri trebuie să aibă un ton cât mai amiabil ca, spre exemplu:

„…Vă mulţumim pentru comanda dumneavoastră nr. …, din data de… .

În scopul onorării comenzii, vă adresăm rugămintea de a ne furniza detaliile aferente sortotipodimensiunilor alese.

Termenul de livrare va fi imediat după ce vom intra în posesia răspunsului dumneavoastră…”.