Diplomatik sənədlərin növləri diplomatiyada protokol və etiket

Yaddaş qeydləri

Yaddaş qeydləri şifahi söhbətlərin qeydlərindən ibarətdir. Diplomatik nümayəndəlik başçıları hərdən öz hökumətlərindən akkreditə olduqları dövlətin xarici işlər nazirliyinə etirazı bil­dirmək, yaxud hər-hansı məsələ üzrə ondan izahat xahiş etmək tapşırığı alırlar. Bunun üçün şəxsi vizitə ehtiyac var ki, vizit zamanı diplomat öz məsələsini açıqlayır. Onun vizitinin məqsədində heç bir şübhə qalmasın deyə, o, nazirlikdə öz qeydlərinin xülasəsini qoyur. Bu xülasə aşağıdakı formada ola bilər:

yaddaş qeydləri (aide-memoire) – burada hərəkətlər yaxud hökumətin nəzər-nöqtəsi izah edilir və ya təklif əks olunur. Yaddaş qeydində «Aide-memoire» başlığı, sonda tarix yazılır, lakin ünvan göstərilmir, imza və möhür qoyulmur;
kağız parçası, vərəq (bout de papier) - başlıqsız, tarixsiz və imzasız məktubdur ki, lazım gəldikdə onun yaranma mənşəyini inkar etmək mümkün olsun. Beləliklə, kağız parçası yaddaş qeydinə nisbətən rəsmiyyət daha azdır.
Yaddaş qeydi şifahi söhbət zamanı edilmiş bəyanatın yaxud xahişin əhəmiyyətini qeyd etmək, söhbətin və ya bəyanatın səhv şərhi və anlaşılması mümkün­lü­yü­nü qabaqlamaq üçün şəxsən təqdim edilir. Şəxssiz forma­da xahiş irəli sürülür, təsdiq etməyə məcburuq, məlumat verilirifadələrinin istifadəsi ilə tərtib edilir. Mətn adi gerbsiz kağızda çap olunur; yalnız göndəriş tarixi və yeri gös­tərilir. Mətnin yuxarısında yaddaş qeydi yazılır.

 

Memorandum

Bu sənəddə hər-hansı məsələnin faktiki tərəfi ətraflı nəzərdən keçirilir. Bu memorandum şəxsi, yaxud verbal notaya əlavə, yaxud müstəqil sənəd ola bilər və şəxsən yaxud kuryerlə göndərilir. Gerbsiz nota kağızında çap edilir. Gön­dərişin nömrəsi, möhürü, yeri və tarixi göstərilmir. Əvvəllər memorandumu çox vaxt fransızca deduction (nəticə) yaxud expose des motifs (motivlərin qeydi)adlandırırdılar. Mərkəzdə memorandum sözünün yazılması nəzərdə tutulur.
Diplomatlar konfrans zamanı, yaxud öz hökumətinin təlimatına görə hər-hansı incə, prinsipial təklifi müzakirəyə çıxarmaqdan çəkinə bilərlər. Belə olan halda dip­lomat qeyd olunan məsələni özü müzakirə edə və məsələnin qeyri-müəyyən, bir qədər mücərrəd formada əks olunduğu qeyri-rəsmi kağız (non paper) qoya bilər.

Non paper

Non paper (ingilis dilindən tərcümədə mövcud olmayan kağız deməkdir) müasir diplomatik və siyasi praktikada geniş tətbiq edilən sənəd növüdür. Özünəməxsus şəxssiz memo­ran­dum – məsələnin mahiyyəti əks olunmuş, müzakirə olunan sənədin təklif olunan forması olan xülasədir. 

Adətən bu cür sənədin başlığı və imzası olmur, hərçənd texniki yarımbaşlıqları özündə ehtiva edə bilər. Bu cür sənəd­lərin istifadəsi kifayət qədər sərbəst şəkildə irəli sürülmüş təklifi, danışıqlarda yaranmış vəziyyəti təsbit etmək, qarşı tərəfin nəzərdən keçirməsi üçün yeni elementləri daxil etmək imkanı verir. Bir qayda olaraq, bu cür sənədlər rəsmi sənədlər qismində nəzərdən keçirilmir və iş materialı kimi xidmət edirlər. Non paperin müddəasına hardasa istinad etmək yalnız sənədin müəllifinin göstərilməməsi ilə qəbul edilib. Non paper sitat gətirilmə, bəzən isə aşkar edilmək üçün nəzərdə tutul­mayıb. Hərçənd bəzi hallarda bu sənəd məhz ictimai və siyasi şərhlərin, bu və ya digər məsələ üzrə qiymətləndirmələrin əldə edilməsi üsulu kimi təklif edilir.