LayihəLƏrin idarə edilməsi nədir

1.5. Layihə rəhbərlərinə bəzi ümumi tövsiyələr

Bu tövsiyələr layihənin idarəsində müvəffəqiyyətə nail olmağa köməklik edir. Onların böyük hissəsi sadəcə idarə üsullarıdır, sağlam fikirə əsaslanmışdır, ancaq müəyyən zamandan bir ona yenidən baxmaq məqsədəuyğundur.

• 
  Yadda saxlamaq lazımdır ki, layihə rəhbərinin müvəffəqiyyəti əsasən layihə həddində insanların kooperasiyaya motivasiya etmə qabiliyyətindən asılıdır. Heç bir proqram məhsulu və yaxud yaxşı layihələndirilmiş plan insan qabiliyyətini əvəz edə bilməz.
  
• 
  Layihə rəhbəri kimi öz səlahiyyətlərinizi və layihənin ilkin başlanğıcından planlaşdırma kordinatoru kimi öz rolunuzu təsdiq edin. Sizi bu vəzifəyə təyin edən rəsmi şəxslərdən sizin səlahiyyətlərinizi təsdiq edən sənədlərin paylanmasını xahiş edin. (Bu sənədləri öz kabinetinizin divarında yerləşdirməyin, əks təqdirdə onu mühafizə üçün dağıdıcı alətlərdən qorumalı olacaqsınız).
  
• 
  Elə edin ki, planlaşdırma mərhələsi ümumi tapşırıq olsun. Bir insan dərhal hər şey haqqında fikirləşə bilməz, ona görə də əlavə təcrübə halında kömək və bilik çox yararlı ola bilər. Planın həyata keçirilməsində iştirak edənlər onun formalaşdırılmasında aktiv iştirak etsələr onun təsdiq edilməsi və saxlanılmasına razılığın alınması asandır.
  
• 
  Layihənin məqsədini dəqiq təyin etməli.
  
• 
  Layihənin məqsədini dəqiq və sadə elan etməli, ondan ötəri ki, layihə iştirakçıları onu başa düşsünlər. Bu yüksək rütbəli rəhbərlərə aitdir, hansılar ki, layihəni bəyənib və üzərində işləyiblər. Layihənin məqsədini ümumiləşdirilmiş halda qısa siyahısını hazırlamalı. Layihənin məqsədini real ölçü terminləri ilə yazılmalıdır ki, bununla da müvəffəqiyyətin ölçülməsinin mümkünlüyü təmin edilsin.
  
• 
  Layihəni kim bəyənməlidirsə və yaxud onlarla layihənin həyata keçirilməsini kim müşahidə edəcəksə, onlardan layihənin məqsədi haqqında razılıq alınmalıdır.
  
• 
  Layihənin məqsədinə dəqiq müvəqqəti aralıq vaxtı qoyulmalıdır – bu layihənin ayrılmaz bir hissəsi olmalıdır. Məsələn, “Bütün təşkilat üçün yeni mətn prosessorunun quraşdırılması” məqsədi düzgün təyin edilməmişdir. Daha düzgün ifadə “Bütün kompaniya üçün yeni mətn prosessorunu seçin, quraşdırın və personalı bir aya qədər öyrətməli”, belə ki, nəticəni ölçmək mümkün olsun.
  
• 
  Spesifikasiyanı və tez təsir edici tələbatları müəyyən edin.
  
• 
  Qeyd edilmiş bütün yekun müddəti yazıb aydınlaşdırmalı və müvəqqəti məhdudiyyətlər göstərilməlidir.
  
• 
  Layihənin büdcə məhdudiyyətlərini təyin edilməlidir.
  
• 
  Məhsuldarlığı və keyfiyyət spesifikasiyasını çox diqqətlə təyin edin. Spesifikasiyanı yazın, onu spesifikasiyanı yaradanların və əməkdaşların arasında yayın. Əmin olun ki, bu sualda qarşılıqlı tam başa düşülməyə nail olunmuşdur. Spesifikasiyanın düzgün başa düşülməməyi layihənin müvəffəqiyyətinə mənfi təsir edə bilər.
  
• 
  Layihə üzərində işi bir neçə mərhələ halında təşkil edilir. Bu mərhələlərin qurtarmasını ifadə edən vexi – buna bax lazımdır?? və yaxud aralıq məqsədləri müəyyən edilir. Vexi nəzarət nöqtəsidir, harada ki, iş başlanıldıqdan sonra layihənin məqsədə nə qədər yaxınlaşmasını müəyyən etmək olar. Bu yanaşma yuxarıdan aşağı yanaşma adlanır. O, layihənin planını təşkilata başlanğıcdan təqdim edir. Məsələn, yeni mətn prosessoruna keçid aşağıdakı mərhələləri tələb edə bilər (vexilər kursiv işarə edilib).
  
• 
  Proqram təminatının seçilməsi.
  

Vacib olan mümkünlükləri təyin etmək.

Əl çatan məhsulların siyahısına baxmaq.

Məhsulları seçmək.

Proqram təminatının seçilməsi.

• 
  Proqram təminatının alınması və quraşdırılması.
  

Proqram təminatının mənimsənilməsi.

Yardım xidmətini təşkil etməli.

Proqram təminatını quraşdırmalı.

Proqram təminatını quraşdırmışdır.

• 
  Yeni proqram təminatının istifadə edilməsinə keçid.
  

Köhnə sənədləri yeniləşdirək.

İstifadəçiləri öyrətmək.

Keçid sona çatmışdır.

• 
  Hər bir vexə çatmaq üçün işi təyin etməli, hansı ki, sona çatdırmaq vacibdir, tapşırıq dəstəsi halında və hər bir tapşırığın yerinə yetirilməsi nə qədər vaxt apardığını qimətləndirməli. Əgər yerinə yetirmə həddən artıq çox vaxt aparırsa (bəziləri hesab edirlər ki, həddən artıq çox – bu 10 gündən artıqdır), onda hər şeydən əvvəl tapşırığı bir neçə yerə bölmək lazımdır.
  
• 
  Hərəkət axınlarının diaqramlarını yaradın ki, müəyyən edilmiş ardıcıllıqda tapşırığın yerinə yetirilməsi momenti təyin edilsin.
  
• 
  Planın çap olunmuş variantını işin yerinə yetirilməsində cavabdeh olan bütün məsul şəxslər, rəhbərlər arasında yaymalı. Planda edilmiş bütün ehtimalları razılaşdırın, layihəyə aid olanların hamısının razılığı vacibdir və öz payını da qoymalısan.
  
• 
  Baxılmış qrafiklərin cədvəl və diaqramlarının çap olunmuş surətlərini yayın ki, layihənin miqyası və bütün cavabdehlər, layihənin həyata keçirilməsində kim iştirak edirsə onların hamısı dəqiq təyin edilsin.
  
• 
  Layihə üzərində işə başlayan andan cari vəziyyətə nəzarət edin, real məhsuldarlığa diqqət yetirin və alınmış nəticələri plana daxil edin. Bu ilkin mərhələlərdə problemlərin müəyyən edilməsinin ən yaxşı üsuludur və vaxtında düzəliş ölçüləri qəbul etməli. Məhsuldarlığın dəqiqliyinin izlənməsi layihənin tarixini yazmağa və toplanmış təcrübələrdən mənfəət almağa imkan verir. Xüsusilə bu o vaxt yararlı ola bilər, nə vaxt ki, layihənin məqsədinə çatmaq mümkün olmursa və aydınlaşdırmaq lazımdır ki, niyə belə hal baş verdi. Əgər danışılmış müddətdə layihənin qarşıya qoyulmuş məqsədinə çatmağa imkan verməyən və yaxud büdcə həddində problem baş verirsə, onda yüksək səlahiyyətli rəhbərliyi layihədə dəyişikliklərin aparılmasının vacibliyi haqqında xəbərdarlıq etməli.
  
• 
  Layihə qurtardıqdan sonra bütün prosesi sənədləşdirin, təkcə yekun nəticələr istisna olmaqla. Əsas diqqəti o sahəyə yetirin ki, hansı ki, gələcəkdə aradan qaldırıla bilsin.