Lesson-1 introduction, meaning and importance of management 0 Objectives

16.21 HOW TO MAKE COMMITTEES EFFECTIVE
The defects of the committee system and the plural executive indicate that committees must be used
appropriately. The following are suggestions for a more effective use of the committee system, namely.
1. Choose an effective chairman:
The chairman plays a very important role in committee meetings,
as he can guide the members and ensure that each one is permitted to express his view point without
fear or fallow.
2. Select suitable subject matter:
A plural executive is effective only in certain types of management
functions. The subject matter for committees should, therefore, be limited to such areas. The subject
matter should also be communicated in advance along with the agenda as already mentioned.
3. Clearly define the scope and authority of the committee:
The members must know clearly
what their authority is and the area in which they can arrive at decisions. They should also know
whether they have line or staff authority.
4. Reasonable number:
The number of members of committees should neither be too large nor too
small. The number should be such which is essential for taking collective decisions. The number of
members of committee with executive powers should not be more than 4 to 5 and advisory committees
should be limited to 7 to 8 members. The reasonable number of committees will help in taking
decisions quickly.
16.22 SUMMARY
Line organisation is the simplest type of organisation where the authority is embedded in the hierarchial
structure and it flows in a direct line from the top of the managerial hierarchy down to different levels
of managers and subordinates and down to the operative level of workers. It clearly identifies authority,
responsibility and accountability at each level.
Line type of organisation, the functional specialists are added to the line, giving the line the advantages
of specialists. This type of organisationis most common in our business economy and specially
among large enterprises. Staff is basically advisory in nature and usually does not posses any command
authority over line managers.
Line and staff structure is based on the assumption that both will help and support each other. But
often there are conflicts between the two and both accuse each other. There is a lack of understanding
and both try to dominate each other.
All the complaints of both line and staff personnel are based on lack of understanding. These conflicts
are not based on ideologies. Proper demarcation of their fields and mutual trust can help in improving
the efficiency of both line and staff personnel.

---

While many organisations have been successful due to only one person at the top making decisions,
committees and task forces have become more and more necessary as the organisation grows into
complexity. Because of collective information and analysis, committees are more likely to come up
with solutions to complex problems.
Groups and committees have become an integral part of most organisations operations. Some of the
disadvantages of committees can be eliminated and the committees can become more efficient and
effective if some guidelines are established.