AzTU
“Humanitar fənlər” kafedrası
Azərbaycan dilində işgüzar və akademik kommunikasiya
138
tərəfdən rəsmi sənədlərlə işləməkdə çətinliklərə səbəb olur, digər tərəfdən isə hüquqi
və praktik əhəmiyyət kəsb edən məktubdan məhrum edir. Məktubların dizaynı
standarta uyğun olmalıdır:
1.
İşgüzar məktub şirkətin firma blankında tərtib edilir, burada məcburi
detallar göstərilməlidir. Formaya şirkətin loqotipi daxildir; şirkətin adı
– məktubu göndərən (tam adı, ixtisarlar və qısaltmalar olmadan);
şirkətin ünvanı (ənənəvi məlumatlara əlavə olaraq,
əlaqə telefonu,
faks, şirkətin rəsmi saytının adı, vergi identifikasiya nömrəsi daxildir).
Formada sənədin yaradılması tarixi və qeydiyyat nömrəsi göstərilə
bilər.
2.
Məktub firma blankından düzgün istifadə etməklə çap olunmalıdır: sol
kənar ən azı 3 sm (sənədlərin verilməsi üçün), sağ kənarın ən azı 1,5
sm olmalıdır. Rəsmi iş yazışmaları üçün Times New Romanın 12
ölçülü şriftindən və bir intervaldan istifadə olunur.
3.
İşgüzar məktubun "başlığı", alıcının adı və vəzifəsi (yuxarı sağ
küncündə) olan alıcı şirkətin adını ehtiva etməlidir. Başlıq altındakı
yuxarı sol küncdə yazı tarixi və qeydiyyat nömrəsi (çıxan) göstərilir.
Məsələn: 21.07.20 № 01-07 / 111
4.
Əgər
iş məktubu cavab məktubudursa, gedən nömrəyə əlavə olaraq
cavab verdiyiniz təşəbbüs sənədinin tarixi
və nömrəsinə bir keçid
təmin etmək lazımdır.
5.
İşgüzar məktubda məktub alan şəxsə müraciəti olmalıdır.
6.
İşgüzar yazışmalarda mətni birinci şəxsin cəmində təqdim etmək
forması qəbul olunur (soruşuruq,
məlumat veririk, göndəririk,
xatırladırıq və s.),
Ona görə ki, məktubu imzalayan məmur təşkilat
adından danışır.
7.
Məktubu oxuduğunuzun sübutu üçün ilk səhifədə ən azı 5 sm enində
sonrakı səhifələrdə ən azı 2 sm genişlikdə yer ayrılır.
Məktubda bir neçə sual varsa, onda məktubu oxuduğunuz müdirin qərarı çox ola
bilər. Yəni məktubda müzakirə olunan məsələlərin hər biri və ya bir neçəsinə dair
bir neçə qətnamə ola bilər. Düzgün, aydın, qısa bir qətnamə qoymaq bacarığı
məmurun yüksək iş mədəniyyətinə dəlalət etməklə yanaşı, sənədlərin daha sürətli
keçməsinə, içindəki məsələlərin həllinə və nəticədə işin müvəffəq olmasına kömək
edir.