Mövzu Layihə nədir? Layihəni xarakterizə edən əsas xüsusiyyətlər

8.3.Layihə ofisi və onun idarə edilməsi
Layihə ofisi əsasən aşağıdakı bölmələr ilə xarakterizə olunurlar:
Qrafiklərin qurulması. Qrafik dedikdə komandada kimin hansı işi yerinə yetirməsi və işin nə vaxt başa çatdırılması haqqında məlumatların qeyd edilməsi başa düşülür. Bu məlumatlar əsasında qrafiklər qurmaq üçün kompüter sistemlərindən Sure Trak, Primavera Project Planner P3, ABT Project Workbench, Microsoft Project, Project Scheduler kimi xüsusi proqram təminatlarından istifadə edilir. Bu sistemlərdən ilk dəfə olaraq 1980-ci illərdən istifadə edilməyə başlanılmışdır. Layihə ofisinin əsas funksiyalarından biri də layihə komandası üzvlərinin ehtiyacını təmin etməkdir. Həmin çəxslər xüsusi proqram təminatlarından istifadə etməklə təcrübə qazanırlar və qrafikləri müvafiq şəkildə quraraq komanda üzvləri ilə ardıcıl şəkildə iş aparırlar.
Vaxt qrafiklərinin qurulması. Vaxt qrafiklərinin qurulması layihə komandası üzvləri üçün həyati əhəmiyyət daşıyan istiqamətlərindən biridir. Mütəmadi olaraq onların layihə işi ilə bağlı vaxtlarını necə bölüşdürməli olduğunu göstərən formanı doldurmalıdırlar. Layihə üzərində çalışanlar arasında artıq tapşırıq yerinə yetirən işçilərə tez-tez rast gəlmək olur. Onlar vaxtlarını necə sərf etdikləri və fəaliyyətləri haqqında hesabat təqdim etməlidirlər. Layihə ofisinin işçi heyyəti vaxt qrafiklərinin qurulmasına yardım göstərə bilər. Onlar ayda ən azı bir dəfə öz işləri ilə bağlı hesabat vermək məqsədilə tez-tez layihə komandasının üzvləri ilə görüşməlidirlər. İşçilər hesabat dövründə öhdələrinə götürdükləri tapşırıqların detalları haqqında vaxt qrafikləri tərtib edə bilərlər. Layihə komandasının üzvləri fərdi tapşırıqlar üzərində sərf etdikləri saatların miqdarını göstərməlidirlər.
Layihə yerinə yetirilən zaman bütün əməliyyatlar qeyd edilməli və konkret sahədə biliklər bazası yaradılaraq müvafiq şəxslərə paylanılmalıdır. Digər şəxslər isə mütəmadi olaraq həyata keçirilməli olan layihə statusu haqqında daha geniş biliyə malikdirlər. Layihə ofisinin işçi heyyəti həmin hesabatları hazırlayıb müvafiq şəxslərə və strukturlara paylaya bilər.
Təbliğat guşəsi. Adətən böyük və mürəkkəb layihələr üçün ofisdə təbliğat otağı və ya guşəsi yaradılır. Təbliğat işləri bülleten lövhəsi, virtual ofis, menecerlər klubu və sairə bu kimi müxtəlif formalarda fəaliyyət göstərə bilərlər. Bu mərkəz idarəetmə və təşkiletmə üzrə ədəbiyyatlarla təchiz edilmiş kitabxanaya, xüsusi proqram təminatları ilə təchiz edilmiş kompyutelərə, bu sahədə olan bülletenlərə malikdir. Hər bir işçi bütün bu materiallardan istifadə etmək hüququna malikdir.
Arxivləşdirmə. Layihələr başa çatdırıldığı zaman böyük miqdarda məlumatlar və biliklər bazasını yaradırlar. Həmin baza sistematik olaraq arxivləşdirilməlidir. Biliklər bazasından istifadə etmək müəyyən problemlərin və məsələlərin həllində düzgün qərar qəbul etməyə şərait yaradır. Buna müvafiq olaraq, müvafiq şəxslər layihələrin necə yerinə yetirilməsi haqqında məlumatı toplayıb arxivləşdirə bilər. Məlumatlardan istifadə edərkən onun genişlənməsinə və çatışmayan elementlərin bu bazaya daxil edilməsinə xüsusi fikir vermək lazımdır. Çünki, bu bazada əksini tapan məlumatlar gələcəkdə qərarların qəbul edilməsinə stimul yaradır.