Oliy va o’rta maxsus ta’lim vazirligi Buxoro Davlat universiteti tarix va madaniy meros fakulteti 5-1 arx-17 guruh Arxivshunoslik yo’nalishi arxiv evristikasi fanidan Mustaqil ishi Mavzu: Doimiy saqlanadigan yig’ma jildalar ro’yxatlari

V. HUJJATLAR YIG‘MAJILDLARI NOMENKLATURASINI TUZISh VA HUJJATLAR YIG‘MAJILDLARINI ShAKLLANTIRISh
53. Hujjatlar yig‘majildlari nomenklaturasi — tashkilotda yuritiladigan belgilangan tartibda rasmiylashtirilgan va ularni saqlash muddatlari ko‘rsatilgan holda tartibga solingan hujjatlar yig‘majildlari sarlavhalari ro‘yxatidir.
54. Tashkilotlarda tarkibiy bo‘linmalar, jamoat tashkilotlarining hujjatlar yig‘majildlari nomenklaturalari va ular asosida — barcha tashkilotlarning hujjatlar yig‘majildlari yig‘ma nomenklaturasi tuziladi.
55.Tarkibiy tuzilmalar va jamoat tashkilotlari hujjatlar yig‘majildlari nomenklaturasi yetakchi mutaxassislar jalb qilingan holda, hujjatlar uchun javobgar shaxs tomonidan tuziladi, idoraviy arxiv bilan kelishiladi va uning rahbari tomonidan imzolanadi (6-Ilova).
56. Hujjatlar yig‘majildlari yig‘ma nomenklaturasi ishlar boshqarmasi, umumiy bo‘lim, kanselyariya, kotib tomonidan tuziladi, tashkilotlarning markaziy ekspert (ekspert) komissiyasi (MEK, EK) so‘ngra arxiv muassasasining ekspert-tekshiruv komissiyasi (ETK) bilan kelishiladi va tashkilotlar rahbari tomonidan tasdiqlanadi (7-Ilova).
57. Hujjatlarni davlat saqloviga topshirmaydigan tashkilotlar hujjatlar yig‘majildlari nomenklaturasini yuqori tashkilotning MEK (EK)si bilan kelishib olishadi.
58. Hujjatlar yig‘majildlari nomenklaturasini tuzishda namunaviy va taxminiy hujjatlar yig‘majildi nomenklaturasiga, namunaviy va idoraviy ro‘yxatlar saqlash muddatiga, idoraviy arxivlar ishlarining asosiy qoidalariga amal qilinishi lozim.
59. Hujjatlar yig‘majildlari nomenklaturasiga tashkilot ishlarining barcha hujjatlashtirilgan uchastkalarini aks ettiruvchi hujjatlar yig‘majildi sarlavhalari, shu jumladan ma’lumot va nazorat kartochkalari, shaxsiy hujjatlar yig‘majildlari, hujjatlar yig‘majildlari nomenklaturasi kiritiladi.
60. Har bir hujjatlar yig‘majildiga tarkibiy bo‘linma indeksidan (tarkibiy bo‘linmalar klassifikatsiyasi bo‘yicha) hujjatlar yig‘majildlari nomenklaturasi bo‘yicha tartib raqamidan iborat bo‘lgan indeks beriladi (masalan: 03-12). Hujjatlar yig‘majildida bir nechta jildlar (qismlar) mavjud bo‘lganda indeks har bir jildga “I j, II j,” qo‘shimchasi bilan qo‘yib chiqiladi.
61. Tashkilotda kelgusi kalendar yilga hujjatlar yig‘majildlari nomenklaturasi kelgusi yilning oxirgi choragida, belgilangan shaklda tuziladi, zarur bo‘lgan nusxada chiqariladi va 1-yanvardan boshlab harakatga tushiriladi. Hujjatlar yig‘majildi nomenklaturasi tashkilot funksiyalari va tuzilmalari o‘zgargan taqdirda, biroq 5 yilda kamida bir marta qayta tuziladi va kelishib olinadi.
U har yili tegishli to‘g‘rilashlar bilan qayta tuziladi va tasdiqlanadi. Tashkilot hujjatlar yig‘majildlari yig‘ma nomenklaturasining birinchi nusxasi ishlar boshqarmasida, umumiy bo‘limda, kanselyariyada, kotibda saqlanadi, ikkinchisidan — ish nusxasi sifatida foydalaniladi, uchinchisi — idora arxivida turishi kerak, to‘rtinchisi — hujjatlar yig‘majildlari nomenklaturasi kelishib olingan arxiv muassasasida qoladi.
62. Yil davomida tasdiqlangan hujjatlar yig‘majildlari nomenklaturasiga hujjatlar yig‘majildi yuritilganligi to‘g‘risidagi, yangi hujjatlar yig‘majildlari kiritilganligi to‘g‘risidagi ma’lumotlar kiritiladi. Yil oxirida unga turlari va yuritilgan hujjatlar yig‘majildlari to‘g‘risidagi yakuniy ma’lumotlar kiritiladi. Tashkilot hujjatlar yig‘majildlari nomenklaturasining yakuniy yozuvi tarkibiy bo‘linmalarning hujjatlar yig‘majildlari nomenklaturasining yakuniy yozuvlari asosida tuziladi.