Pənah Hüseynov qanunvericilik(BB,BA)

Tabe təşkilatlarda kargüzarlığın aparılması qaydalarına riayət olunması üzərində nəzarətin həyata keçirilməsi vəzifəsini onların baş təşkilatları daşıyır.

4. 
   Kargüzarlıq xidmətinin əsas vəzifələri aşağıdakılardır:
   
   • 
     poçt, elektron poçt, faks, telefonoqram, feldyeger rabitəsi
     

icraçılara çatdırmaq;

• sənədləri göndərmək;

• 
  sənədlərin icra müddətinə, bu Təlimatın tələblərinə uyğun tərtibinə və arxivləşdirilməsinə nəzarət etmək;
  
• 
  icra edilmiş sənədləri struktur bölmələrindən tələb etmək;
  
• 
  sənədlərin surətlərini çıxarmaq, çoxaltmaq və stenoqrafiya işlərini həyata keçirmək;
  
• 
  sənədləri işlərin nomenklaturu üzrə formalaşdırmaq və arxivə təhvil vermək;
  
• 
  sənədləri qoruyub saxlamaq və xidməti zərurətlə əlaqədar onlardan istifadəni təmin etmək;
  
• 
  kargüzarlığın müntəzəm surətdə təkmilləşdirilməsi məqsədilə
  

hazırlığını artırmaq;

• 
  4.9. tabe təşkilatlarda kargüzarlığın aparılmasına nəzarət etmək.
  
1. 
   Strukturdan, habelə sənəd dövriyyəsinin həcmindən asılı olaraq, kargüzarlıq sistemi mərkəzləşdirilmiş və mərkəzləşdirilməmiş ola bilər.
   

Struktur bölmələrinin sayı az, sənəd dövriyyəsi isə ildə 25000 sənədə qədər
olan təşkilatlarda kargüzarlıq mərkəzləşdirilmiş qaydada aparılır.
Strukturu mürəkkəb, sənəd dövriyyəsi isə ildə 25000 sənəddən çox olan, habelə struktur bölmələri ayrı-ayrı ərazilərdə yerləşən təşkilatlarda kargüzarlıq mərkəzləşdirilməmiş qaydada aparılır.
Mərkəzləşdirilmiş kargüzarlıq sistemində sənədlərin və qeydə alınması tələb olunmayan korrespondensiyanın qəbulunu, göndərilməsini, uçotunu, struktur bölmələrinə paylanmasını, habelə sənədlərin qeydə alınmasını, rəsmiləşdirilməsini, işlərin formalaşdırılmasını kargüzarlıq xidməti həyata keçirir.
Mərkəzləşdirilməmiş kargüzarlıq sistemində isə sənədlərin və qeydə alınması tələb olunmayan korrespondensiyanın qəbulunu, göndərilməsini, uçotunu, sənədlərin struktur bölmələrinə paylanmasını kargüzarlıq xidməti, sənədlərin qeydə alınmasını, rəsmiləşdirilməsini, işlərin formalaşdırılmasını isə struktur bölmələri (QARİF)həyata keçirirlər.

6. 
   Təşkilatların və struktur bölmələrinin rəhbərləri dəyişdirildikdə, işlər və ya icrada olan sənədlər akt üzrə qəbul edilir və təhvil verilir. Aktın bir nüsxəsi kargüzarlıq xidmətində saxlanılır.
   

İşdən çıxarıldıqda və ya başqa işə keçirildikdə, icraçı onda olan işləri və sənədləri bu vəzifəyə yeni təyin edilən və ya həmin vəzifəni müvəqqəti icra edən şəxsə akt üzrə təhvil verməlidir.
Aktda bütün işlər və ayrı-ayrı sənədlər icra vəziyyəti göstərilməklə sadalanır.

2. Sənədlərin hazırlanması üçün ümumi tələblər

7. 
   Təşkilatlarda sərəncam mahiyyətli sənədlərin (qərarlar, sərəncamlar, əmrlər) yaranmasının hüquqi əsasları aşağıdakılardır:
   
   • 
     7.1. qüvvədə olan normativ hüquqi aktların tələbləri;
     
   • 
     7.2. yuxarı təşkilatların konkret tapşırıqları;
     
   • 
     7.3. təşkilat tərəfindən onun üzərinə düşən vəzifələrin icra edilməsi üçün, səlahiyyətləri daxilində cari təşkilati-sərəncamverici və ya inzibati- təsərrüfat fəaliyyətinin həyata keçirilməsi;
     
   • 
     7.4. təşkilatın aparatının işini hüquqi baxımdan tənzimləmək zərurətinin yaranması.
     
8. 
   Sənədlərin hazırlanması üçün “işlətmək üçün kağız formatları” - 9327 - 60 dövlətlərarası standart üzrə A4 (210x297 mm) və A5 (210x148 mm) formatlı blank və kağızlardan istifadə edilir.
   
9. 
   Sənəd dövriyyəsi böyük olan təşkilatlarda ayrı-ayrı sənəd növləri üçün blanklar tətbiq edilir və onların üzərində mətbəə üsulu ilə sənəd növünün adı (qərar, protokol, əmr və s.) yazılır.
   

İki və ya daha artıq təşkilat adından hazırlanan sənədlər blanksız tərtib edilir. Həmin sənədlər təşkilat rəhbərinin imzası və təşkilatın gerbli möhürü ilə təsdiqlənir.
Sərəncam mahiyyətli sənədlər üçün blanklar “Sərəncam sənədləri sistemi.
Formulyar-nümunə” - 6.38-90 dövlətlərarası standart üzrə hazırlanır.
Blanklar 1 nömrəli ağ yazı kağızından hazırlanmalıdır. Müstəsna hallarda açıq rəngli, zəif boyalı kağız işlətməyə yol verilir.

10. 
    Təşkilatlarda tez-tez təkrarlanan birtipli sənədlər (bildiriş, məktub və s.) tərtib edilərkən sənədlərin mətbəə üsulu ilə hazırlanan trafaret mətnli blankları tətbiq edilə bilər.
    
11. 
    Təşkilatların mətbəə üsulu ilə hazırlanan blanklarında aşağıdakı rekvizitlər çap edilir:
    
    • 
      11.1. Azərbaycan Respublikasının Dövlət Gerbi (“Azərbaycan
      

olaraq);

• 
  Azərbaycan Respublikasının (Naxçıvan Muxtar Respublikasının) adı;
  
• 
  təşkilatın tam adı;
  
• 
  11.4. təşkilatın poçt indeksi, ünvanı, məlumat almaq üçün telefon nömrəsi, faksın nömrəsi və elektron poçtu (əgər varsa).
  

Rekvizitlər blankların yuxarı hissəsində eninə, bir qayda olaraq, Azərbaycan Respublikasının dövlət dilində çap edilir (1 nömrəli əlavə).




Xarici dildə çap edilmiş rekvizitlərə malik blanklardan istifadə edilməsinə yalnız sənədin mətni həmin blankı göndərən təşkilat tərəfindən xarici dildə yazıldıqda yol verilir.

12.