Rəsmi sənədin əsas şərti (həcmindən asılı olmayaraq) dil yığcamlığıdır. Rəsmi sənədlər millətin dövlətçilik mədəniyyətini əks etdirir. Buna görə də həmin sənədlərin mükəmməl tərtibinə xüsusi diqqət yetirilir. İşgüzar sənədlər isə ayrı-ayrı vətəndaşlara aid olur. Ərizə, tərcümeyi-hal, akt, xasiyyətnamə, elan, reklam və s. işgüzar sənədlərdir. İşgüzar sənədlər hamı üçün eyni olan standart formalarda hazırlanır. Belə sənədlər xüsusi dövlət əhəmiyyəti daşımır.
Rəsmi-işgüzar üslubun şifahi forması olmur!!!
İşgüzar üslubun leksik xüsusiyyətlərindən danışarkən onu da qeyd etməliyik ki, bütövlükdə bu üslubda, eləcə də onun yarımüslublarında – sahələrində dilimizdə mövcud olan bəzi standartlar, ştamp şəkli almış ifadə və 3 formalar tez-tez işlədilir. Məsələn, qərar vermək, təqdim etmək, tələb etmək, imza etmək, təmin etmək, qəbul etmək, məruzə etmək, lehinə (əleyhinə) səs vermək, tədbir görmək, müzakirə etmək, irəli sürmək, həyata keçirmək, yerinə yetirmək, cəlb etmək, istifadə etmək, təltif etmək,təsis etmək,nəzərdə tutmaq, məsuliyyət daşımaq, qüvvəyə minmək, qüvvədən düşmək, qadağan etmək, nəzərinə çatdırmaq, xəbərdarlıq etmək və s. Bu qrup hazır ifadələrin işgüzar üslubda işlənilməsi sənədlərin dilinin aydın olmasını, asan başa düşülməsini bir növ təmin edir. Yeri gəlmişkən onu da qeyd edək ki, işgüzar üslubda müəyyən sabit söz birləşmələrindən (məsələn, tədbir görmək, qüvvəyə minmək, qüvvədən düşmək, məsuliyyət daşımaq və s.) savayı, frazeoloji birləşmələrdən, məcazlardan, bədii ifadə vasitələrindən, bədii müqayisələrdən, epitetlərdən, təkrarlardan, bir qayda olaraq, istifadə olunmur. Bu da onu bədii üslubdan fərqləndirən əsas amillərdən biridir.