Руководство pmbok ® Шестое издание
Yüklə 12,83 Mb. Pdf görüntüsü
|
|
Часть 1 - Руководство
Общая схема управления заинтересованными сторонами проекта 13.1 Идентификация заинтересованных сторон .1 Входы .1 Устав проекта .2 План управления проектом .3 Документы проекта .4 Соглашения .5 Факторы среды предприятия .6 Активы процессов организации .2 Инструменты и методы .1 Экспертная оценка .2 Сбор данных .3 Анализ данных .4 Принятие решений .5 Отображение данных .6 Совещания .3 Выходы .1 План вовлечения заинтересованных сторон
.1 Входы
.1 План управления проектом .2 Документы проекта .3 Факторы среды предприятия .4 Активы процессов организации .2 Инструменты и методы .1 Экспертная оценка .2 Навыки коммуникации .3 Навыки межличностных отношений и работы с командой .4 Основные правила .5 Совещания .3 Выходы .1 Запросы на изменения .2 Обновления плана управления проектом .3 Обновления документов проекта
.1 Входы
.1 План управления проектом .2 Документы проекта .3 Данные об исполнении работ .4 Факторы среды предприятия .5 Активы процессов организации .2 Инструменты и методы .1 Анализ данных .2 Принятие решений .3 Отображение данных .4 Навыки коммуникации .5 Навыки межличностных отношений и работы с командой .6 Совещания .3 Выходы .1 Информация об исполнении работ .2 Запросы на изменения .3 Обновления плана управления проектом .4 Обновления документов проекта
.1 Входы
.1 Устав проекта .2 Бизнес-документы .3 План управления проектом .4 Документы проекта .5 Соглашения .6 Факторы среды предприятия .7 Активы процессов организации .2 Инструменты и методы .1 Экспертная оценка .2 Сбор данных .3 Анализ данных .4 Отображение данных .5 Совещания .3 Выходы .1 Реестр заинтересованных сторон .2 Запросы на изменения .3 Обновления плана управления проектом .4 Обновления документов проекта Рис. 13-1. Общая схема управления заинтересованными сторонами проекта КЛЮЧЕВЫЕ КОНЦЕПЦИИ УПРАВЛЕНИЯ ЗАИНТЕРЕСОВАННЫМИ СТОРОНАМИ ПРОЕКТА У каждого проекта есть заинтересованные стороны, которые подвергаются воздействию проекта или могут оказывать воздействие на проект позитивным или негативным образом. Некоторые заинтересованные стороны могут иметь ограниченные возможности влияния на работы или конечный результат проекта, другие же могут оказывать значительное влияние на проект и его ожидаемые результаты. Научные исследования и анализ получивших широкий резонанс чрезвычайных ситуаций в проектах показывают важность структурного подхода к идентификации, приоритизации и вовлечению заинтересованных сторон. Способность руководителя проекта правильно определять и надлежащим образом управлять всеми заинтересованными сторонами может обусловить успех или неудачу проекта. Для увеличения шансов на успех к процессу идентификации и вовлечения заинтересованных сторон необходимо приступить в кратчайшие сроки сразу после одобрения устава, назначения руководителя и начала формирования команды проекта. 505 Удовлетворенность заинтересованных сторон должна определяться и находиться под управлением как одна из целей проекта. Главное в деле результативного вовлечения заинтересованных сторон —внимание на постоянные коммуникации с ними, включая членов команды, для понимания их потребностей и ожиданий, решения проблем по мере их возникновения, разрешения конфликтов интересов и стимулирования вовлечения заинтересованных сторон в процесс принятия решений и работы проекта. Процесс идентификации и вовлечения заинтересованных сторон в интересах проекта является итеративным. Хотя процессы управления заинтересованными сторонами описываются только один раз, операции по их идентификации, приоритизации и вовлечению должны рассматриваться и обновляться на регулярной основе и, как минимум, в указанные ниже моменты времени, когда: u u
u u действующие заинтересованные стороны прекращают участие в работах проекта или новые заинтересованные стороны входят в сообщество заинтересованных сторон, u u в организации или в более широком сообществе заинтересованных сторон происходят значительные изменения. ТЕНДЕНЦИИ И ФОРМИРУЮЩИЕСЯ ПРАКТИКИ В ОБЛАСТИ ВОВЛЕЧЕНИЯ ЗАИНТЕРЕСОВАННЫХ СТОРОН ПРОЕКТА В настоящее время разрабатываются более широкие определения заинтересованных сторон, которые расширяют состав традиционных категорий сотрудников, поставщиков и акционеров за счет включения таких групп, как органы госрегулирования, группы лоббистов, защитники окружающей среды, финансовые организации, СМИ, а также тех, кто считает себя заинтересованными сторонами просто потому, что, по их мнению, работы или результаты проекта окажут на них влияние. Тенденции и формирующиеся практики в области управления заинтересованными сторонами проекта включают в себя, среди прочего: u u
u u обеспечение участия всех членов команды в операциях по вовлечению заинтересованных сторон; u u регулярный пересмотр состава сообщества заинтересованных сторон, часто параллельно с рассмотрением индивидуальных рисков проекта; u u проведение консультаций с заинтересованными сторонами, на которые работы или результаты проекта оказывают наибольшее влияние, в рамках концепции совместного создания благ. концепция совместного создания благ больше внимания уделяет включению в качестве партнеров в состав команды тех заинтересованных сторон, чьи интересы затронуты; u u
заинтересованных сторон. Положительная ценность может быть основана на выгодах, получаемых в результате более высокого уровня активной поддержки со стороны заинтересованных сторон, особенно влиятельных. Отрицательная ценность может быть получена путем измерения реальной стоимости не результативного вовлечения заинтересованных сторон, ведущего к отзывам продукции с рынка или утраты организацией или проектом репутации.
506 Часть 1 - Руководство СООБРАЖЕНИЯ ПО АДАПТАЦИИ Поскольку каждый проект имеет уникальный характер, руководителю проекта может быть необходимо адаптировать способ применения процессов управления заинтересованными сторонами проекта. Соображения в отношении адаптации включают в себя, среди прочего: u u
культурные различия в сообществе заинтересованных сторон? u u Сложность взаимоотношений между заинтересованными сторонами. Насколько сложными являются взаимоотношения между членами сообщества заинтересованных сторон? Чем больше число сетей, в которых заинтересованная сторона или группа заинтересованных сторон участвует, тем сложнее эти сети корректной и некорректной информации, которую может получать заинтересованная сторона. u u
механизмы обеспечения используются для достижения наилучших результатов от технологии? СООБРАЖЕНИЯ ДЛЯ ГИБКИХ/АДАПТИВНЫХ СРЕД Проекты с большим объемом изменений требуют активного вовлечения и участия заинтересованных сторон проекта. Чтобы облегчить своевременную, продуктивную дискуссию и принятие решений адаптивные команды вовлекают в работу заинтересованные стороны напрямую, не создавая ненужную бюрократию и лишние уровни управления. Часто обмен информацией между клиентом, пользователем и разработчиком происходит в рамках динамического процесса совместной работы, который позволяет добиться большей степени вовлеченности и удовлетворенности заинтересованных сторон. Регулярное взаимодействие с сообществом заинтересованных сторон на всем протяжении проекта снижает уровень риска, формирует доверие и способствует внесению изменений на более ранних стадиях цикла проекта, сокращая затраты и повышая вероятность успешного завершения проекта. Применение гибких методов способствует созданию условий доступности информации в целях ускорения обмена ею внутри. Цель приглашения любых заинтересованных сторон на совещания и консультации или публикация артефактов проекта в открытом доступе состоит в выявлении в кратчайшие сроки любых отклонений от норм, зависимостей или других проблем, связанных с изменением проекта.
507 13.1 ИДЕНТИФИКАЦИЯ ЗАИНТЕРЕСОВАННЫХ СТОРОН Идентификация заинтересованных сторон — это процесс регулярного выявления заинтересованных сторон проекта, а также анализа и документирования значимой информации об их интересах, вовлечении, взаимозависимости, влиянии и потенциальном воздействии на успех проекта. Ключевая выгода данного процесса состоит в том, что он дает команде проекта возможность определять соответствующий фокус для привлечения каждой заинтересованной стороны или группы заинтересованных сторон. Этот процесс по мере необходимости периодически осуществляется в ходе проекта. Входы, инструменты и методы, а также выходы данного процесса показаны на рис. 13-2. На рис. 13-3 показана диаграмма потоков данных процесса. Рис. 13-2. Идентификация заинтересованных сторон: входы, инструменты и методы, выходы Инструменты и методы Входы Выходы .1 Экспертная оценка .2 Сбор данных • Анкеты и опросы • Мозговой штурм .3 Анализ данных • Анализ заинтересованных сторон • Анализ документов .4 Отображение данных • Сопоставление/ представление заинтересованных сторон .5 Совещания .1 Устав проекта .2 Бизнес-документы • Бизнес-кейс • План управления выгодами .3 План управления проектом • План управления коммуникациями • План вовлечения заинтересованных сторон .4 Документы проекта • Журнал изменений • Журнал проблем • Документация по требованиям .5 Соглашения .6 Факторы среды предприятия .7 Активы процессов организации .1 Реестр заинтересованных сторон
.2 Запросы на изменения .3 Обновления плана управления проектом • План управления требованиями • План управления коммуникациями • План управления рисками • План вовлечения заинтересованных сторон .4 Обновления документов проекта • Журнал допущений • Журнал проблем • Реестр рисков Идентификация заинтересованных сторон 508 Часть 1 - Руководство Рис. 13-3. Идентификация заинтересованных сторон: диаграмма потоков данных Часто этот процесс первый раз встречается в проекте либо перед разработкой и одобрением устава проекта, либо одновременно с этим. Он повторяется по мере необходимости, но должен выполняться в начале каждой фазы, а также каждый раз, когда в проекте или в организации происходят существенные изменения. При каждом повторении процесса идентификации для определения соответствующих заинтересованных сторон следует руководствоваться компонентами плана управления проектом и документацией проекта. 4.6 Интегрированный контроль изменений • Факторы среды предприятия • Активы процессов организации • Запросы на изменения План
управления проектом
Документы проекта
Документы проекта
13.1 Идентификация заинтересованных сторон • Реестр заинтересованных сторон Обновления документов проекта
• Журнал допущений • Журнал проблем • Реестр рисков План
управления проектом
План управления проектом • План управления коммуникациями • План вовлечения заинтересованных сторон • Устав проекта • Соглашения Документы проекта • Журнал изменений • Журнал проблем • Документация по требованиям Бизнес- документы • Бизнес-кейс • План управления выгодами Обновления плана управления проектом • План управления требованиями • План управления коммуникациями • План управления рисками • План вовлечения заинтересованных сторон 4.1
Разработка устава проекта 12.2 Проведение закупок Предприятие/ организация
509 13.1.1 ИДЕНТИФИКАЦИЯ ЗАИНТЕРЕСОВАННЫХ СТОРОН: ВХОДЫ 13.1.1.1 УСТАВ ПРОЕКТА Описан в разделе 4.1.3.1. В уставе проекта определяется список основных заинтересованных сторон. В нем может также содержаться информация об ответственности заинтересованных сторон.
В перовой итерации процесса идентификации заинтересованных сторон источниками информации о заинтересованных сторонах проекта являются бизнес-кейс и план управления выгодами. u u Бизнес-кейс. Описан в разделе 1.2.6.1. В бизнес-кейсе определяются цели проекта и первоначальный список заинтересованных сторон, на которые проект оказывает влияние. u u
реализации выгод, заявленных в бизнес-кейсе. Он может идентифицировать отдельных лиц и группы, которые получают выгоды от конечных результатов проекта и в силу этого считаются заинтересованными сторонами. 13.1.1.3 ПЛАН УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТОМ Описан в разделе 4.2.3.1. План управления проектом при первоначальной идентификации заинтересованных сторон еще отсутствует, однако после его разработки компоненты этого плана включают в себя, среди прочего: u u План управления коммуникациями. Описан в разделе 10.1.3.1. Коммуникации и вовлечение заинтересованных сторон прочно связаны. Содержащаяся в плане управления коммуникациями информация является источником знаний о заинтересованных сторонах проекта. u u План вовлечения заинтересованных сторон. Описан в разделе 13.2.3.1. План вовлечения заинтересованных сторон определяет стратегии управления и действия, необходимые для результативного вовлечения заинтересованных сторон.
510 Часть 1 - Руководство 13.1.1.4 ДОКУМЕНТЫ ПРОЕКТА Маловероятно, что документы проекта станут входом процесса первоначальной идентификации заинтересованных сторон. Однако идентификация заинтересованных сторон осуществляется на всем протяжении проекта. После того как проект пройдет свою начальную фазу, появляется больше документов, которые затем используются в ходе проекта. Документы проекта, которые можно считать входами в данный процесс, включают в себя, среди прочего: u u Журнал изменений. Описан в разделе 4.6.3.3. Журнал изменений может вводить в проект новую заинтересованную сторону или изменить характер существующих отношений заинтересованной стороны с проектом. u u
в проект новых заинтересованных сторон или изменить вид участия существующих заинтересованных сторон. u u Документацию по требованиям. Описана в разделе 5.2.3.1. Требования могут дать информацию о потенциальных заинтересованных сторонах. 13.1.1.5 СОГЛАШЕНИЯ Описаны в разделе 12.2.3.2. Стороны соглашения являются заинтересованными сторонами проекта. В соглашении могут содержаться указания на дополнительные заинтересованные стороны.
Факторы среды предприятия, которые могут оказывать влияние на процесс идентификации заинтересованных сторон, включают в себя, среди прочего: u u культуру, политическую среду и модель руководства организации; u u государственные или отраслевые стандарты (нормативные акты, стандарты продукта и нормы поведения); u u глобальные, региональные или местные тенденции, а также практики или обычаи; u u географическое распределение производственных объектов и ресурсов. 13.1.1.7 АКТИВЫ ПРОЦЕССОВ ОРГАНИЗАЦИИ Активы процессов организации, которые могут оказывать влияние на процесс идентификации заинтересованных сторон проекта, включают в себя, среди прочего: u u шаблоны и инструкции по ведению реестра заинтересованных сторон; u u реестры заинтересованных сторон из предыдущих проектов; u u репозиторий извлеченных уроков, с информацией о предпочтениях, операциях и участии заинтересованных сторон. 511 13.1.2 ИДЕНТИФИКАЦИЯ ЗАИНТЕРЕСОВАННЫХ СТОРОН: ИНСТРУМЕНТЫ И МЕТОДЫ 13.1.2.1 ЭКСПЕРТНАЯ ОЦЕНКА Описана в разделе 4.1.2.1. Следует учитывать экспертные заключения, полученные от лиц или групп, обладающих специальными знаниями или подготовкой по следующим вопросам: u u понимание политик и распределения полномочий в организации; u u знание среды и культуры организации и других подверженных влиянию организаций, включая клиентов и более широкую среду; u u
u u знание вклада и квалификации отдельных членов команды. 13.1.2.2 СБОР ДАННЫХ Методы сбора данных, которые могут использоваться в данном процессе, включают в себя, среди прочего: u u
сеансы фокус-групп или другие методы сбора массовой информации. u u Мозговой штурм. Описан в разделе 4.1.2.2. Мозговой штурм как метод идентификации заинтересованных сторон может включать в себя как собственно мозговой штурм, так и метод письменного мозгового штурма. u n
и предложения от таких групп, как члены команды или эксперты в предметных областях. u n Письменный мозговой штурм. Это усовершенствованный метод мозгового штурма, который дает участникам время для самостоятельного обдумывания вопроса (-ов) до проведения группового заседания для творческого обмена идеями. Сбор информации может осуществляться в очных группах или с использованием виртуальных сред с использованием технических средств. 512 Часть 1 - Руководство 13.1.2.3 АНАЛИЗ ДАННЫХ Методы анализа данных, которые можно использовать в данном процессе, включают в себя, среди прочего, следующие: u u
заинтересованных сторон и относящейся к ним информации, такой как их должности в организации, роли в проекте, «ставки», ожидания, отношение (уровень поддержки проекта) и их интерес в информации о проекте. Ставки заинтересованных сторон могут включать в себя, среди прочего, сочетание следующих составляющих: u n Интерес. То или иное решение по проекту или его конечный результат могут оказать влияние на отдельных лиц и группы лиц. u n
могут быть определены в законодательстве страны. Моральные права могут состоять в представлениях об охране исторических объектов или окружающей среды.. u n
u n
достижению целей проекта, конечным результатам организации или знанию о распределении полномочий в организации. u n
в пользу проекта в менее осязаемой форме, например путем защиты проекта в форме поддержки целей проекта или выполнение функции буфера между проектом и органами управления организации и ее политик. u u
уроков из предыдущих проектов для идентификации заинтересованных сторон и выявления другой вспомогательной информации. 13.1.2.4 ОТОБРАЖЕНИЕ ДАННЫХ Метод отображения данных, который может использоваться в данном процессе, включает, среди прочего, графическое сопоставление / представление заинтересованных сторон. Сопоставление и представление заинтересованных сторон — это метод их распределения по категориям с использованием различных способов. Определение категорий заинтересованных сторон помогает команде в построении отношений с идентифицированными заинтересованными сторонами проекта. Общепринятые методы включают в себя: u u
из этих методов используется для группирования заинтересованных сторон на основе уровня их полномочий (власть), уровня заинтересованности в конечном результате проекта (интерес), способности оказать влияние на конечный результат проекта (влияние) или способности вызывать изменения в планировании или исполнении проекта. Данные модели классификации могут использоваться для небольших проектов или проектов с простыми взаимоотношениями между заинтересованными сторонами и проектом или в самом сообществе заинтересованных сторон. 513 u u Куб заинтересованных сторон. Эта модель является уточнением описанных выше матричных моделей. Она объединяет матричные элементы в трехмерную модель, которая может помочь руководителю и команде проекта в решении задач идентификации и вовлечения сообщества заинтересованных сторон своего проекта. Ее результатом является многомерная модель, которая улучшает наглядное представление сообщества заинтересованных сторон, изображая его в виде многомерного объекта, а также помогает в разработке стратегий коммуникаций. u u Модель особенностей. Описывает классы заинтересованных сторон на основе оценки их уровня власти (уровень полномочий или способности влиять на конечный результат проекта), срочности (необходимость в незамедлительном внимании по причине как временных ограничений, так и высоких ставок заинтересованных сторон в конечном результате) и легитимности (уместность их вовлечения). Имеется адаптация модели особенностей, в которой близость заменяется легитимностью (применяется к команде и измеряет уровень участия ее членов в работах по проекту). Модель особенностей наиболее полезна при применении к большим и сложным сообществам заинтересованных сторон или в случаях, когда в сообществе существуют сложные сети взаимоотношений. Она также полезна при определении относительной важности идентифицированных заинтересованных сторон. u u
или на саму команду проекта. Заинтересованные стороны могут быть классифицированы следующим образом: u n снизу вверх (высшее руководство исполняющей организации или организации-клиента, спонсор
и управляющий комитет); u n
временных сотрудников); u n наружу (группы заинтересованных сторон и их представители, не входящие в состав команды проекта, такие как поставщики, государственные органы, общественность, конечные пользователи и регулирующие органы); u n
проектов или руководители среднего звена, которые претендуют на ограниченные ресурсы проекта или сотрудничают с руководителем проекта в совместном использовании ресурсов или информации). u u
заинтересованных сторон, когда в составе их сообщества часто происходят изменения, или когда взаимоотношения между заинтересованными сторонами и командой проекта или внутри сообщества заинтересованных сторон имеют сложный характер.
|