Руководство pmbok ® Шестое издание

Часть 1 - Руководство

u

u

На основе качества / наивысшей оценки технического предложения. Выбранной фирме предлагается 

подать предложение с подробным указанием технических и стоимостных показателей, после чего, если 

техническое предложение признано приемлемым, фирму приглашают провести переговоры об условиях договора. 

При использовании этого метода технические предложения сначала оценивают на основе оценки качества 

предложенного технического решения. Выбор в пользу продавца, который подал получившее высшую оценку 

техническое предложение, будет сделан при условии, что его финансовое предложение по результатам переговоров 

окажется приемлемым.

u

u

На основе качества и стоимости. Метод оценки на основе качества и стоимости позволяет включить стоимость  

в качестве фактора в процесс выбора продавца. Как правило, когда риск и/или неопределенность для данного 

проекта выше, качество должно быть ключевым элементом по сравнению со стоимостью.

u

u

Единственный источник. Покупатель предлагает конкретному продавцу подготовить техническое и финансовое 

предложения, по которым затем проводятся переговоры. Поскольку конкуренция отсутствует, этот метод является 

приемлемым только когда он надлежаще обоснован и этот метод следует считать исключением из общего правила.

u

u

Фиксированный бюджет. Метод фиксированного бюджета предполагает раскрытие выделенного бюджета 

приглашенным для участия в конкурсе продавцам в запросе предложений (RFP) и выбор делается в пользу 

получившего наивысшую оценку предложения в рамках бюджета. Поскольку продавцы связаны ограничениями 

стоимости, они приведут содержание и качество своего предложения в соответствие с выделенным бюджетом. 

Поэтому покупатель должен обеспечить, чтобы бюджет был сопоставим с SOW, а продавец был в состоянии 

выполнить свои задачи в рамках выделенного бюджета. Этот метод является целесообразным только в тех случаях, 

когда SOW определено точно, не предполагается никаких изменений, и бюджет является фиксированным и не может 

быть превышен.

12.1.2.5 СОВЕЩАНИЯ

Только исследования не могут предоставить конкретную информацию для разработки стратегии закупок без проведения 

дополнительных встреч по обмену информацией с потенциальными участниками торгов. Сотрудничая с потенциальными 

участниками торгов, организация, покупающая материал или услугу, может извлечь выгоду, в то время как продавец может 

влиять на взаимовыгодный подход или продукт. Совещания могут проводится с целью определения стратегии управления 

и мониторинга закупок.

475

12.1.3 ПЛАНИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНИЯ ЗАКУПКАМИ: ВЫХОДЫ

12.1.3.1 ПЛАН УПРАВЛЕНИЯ ЗАКУПКАМИ

План управления закупками предусматривает операции, которые должны выполняться в процессе проведения закупок. 

Необходимо  документировать, нужно ли проводить конкурсные торги на международном, национальном, местном или 

ином уровне.  Если финансирование проекта осуществляется из внешних источников, то эти источники и доступность 

финансирования должны быть согласованы с планом управления закупками и расписанием проекта.

План управления закупками может включать в себя руководство по следующим вопросам:

u

u

порядок координации закупок с другими вопросами организации проекта, такими как процессы разработки 

расписания проекта и контроля;

u

u

график проведения ключевых закупочных операций;

u

u

определение метрик закупок, которые будут использоваться для управления договорами;

u

u

роли и сферы ответственности заинтересованных сторон, связанные с закупками, включая полномочия и ограничения 

команды проекта в случае, когда исполняющая организация имеет подразделение по закупочной деятельности;

u

u

ограничения и допущения, которые могут оказать влияние на предусмотренные планом закупки;

u

u

правовая юрисдикция и валюта, в которой производятся платежи;

u

u

определение, следует ли использовать независимые оценки и необходимы ли они в качестве критериев оценки;

u

u

вопросы управления рисками, включая определение потребности в гарантиях исполнения обязательств или 

заключения договоров страхования для снижения уровня некоторых видов рисков проекта;

u

u

продавцы, прошедшие предварительный квалификационный отбор (если таковые имеются), для 

дальнейшей работы.

В зависимости от потребностей каждого проекта план управления закупками может быть формальным и неформальным, 

подробным или обобщенным.

476 

Часть 1 - Руководство

12.1.3.2 СТРАТЕГИЯ ЗАКУПОК

После завершения анализа «производить или покупать» и принятия решения о приобретениях из внешних по отношению 

к проекту источников должна быть определена стратегия закупок. Целью стратегии закупок является определить метод 

поставки по проекту, тип имеющих обязательную юридическую силу соглашений, а также способ проведения закупок в ходе 

реализации разных фаз закупок.

u

u

Методы поставок. В проектах оказания профессиональных услуг и строительных проектов применяются разные 

методы поставок.

u

n

В проектах оказания профессиональных услуг методы поставок включают в себя: покупатель / поставщик услуг 

без субподряда, покупатель / поставщик услуг с разрешением субподряда, совместное предприятие между 

покупателем и поставщиком услуг и покупатель / поставщик услуг действует в качестве представителя.

u

n

В области промышленного или коммерческого строительства методы поставок по проекту включают  

в себя, среди прочего: поставку под ключ, проектирование-строительство (design build, DB), проектирование-

конкурс-строительство (design bid build, DBB), проектирование-строительство-эксплуатация (design build 

operate, DBO), строительство-владение-эксплуатация-передача (build own operate transfer, BOOT) и другие.

u

u

Типы оплат по договорам. Типы оплат по договорам определяются отдельно от методов поставки по проекту 

и согласуются с внутренними финансовыми системами организации-покупателя. Они включают в себя, помимо 

указанных типов договоров с вариантами, следующие: единовременный платеж; твердая фиксированная 

сумма; стоимость плюс премиальное вознаграждение; стоимость плюс поощрительное вознаграждение; время  

и материалы; целевые затраты и другие.

u

n

Договоры с фиксированной ценой можно использовать в случаях, когда можно прогнозировать тип работ,  

а требования хорошо определены и их изменение маловероятно.

u

n

Договоры с возмещением затрат можно использовать в случаях, когда работы находятся в процессе развития  

и существует вероятность их изменения, или когда они не достаточно определены.

u

n

Поощрения и премии можно использовать для согласования целей покупателя и продавца.

u

u

Фазы процесса закупки. Стратегия закупок может также включать информацию о фазах процесса закупки. Данная 

информация может включать в себя:

u

n

последовательность фаз процесса закупки, описание и конкретную цель каждой фазы;

u

n

показатели исполнения закупки и контрольные события для использования при мониторинге;

u

n

критерии перехода от одной фазы к другой;

u

n

план мониторинга и оценки для отслеживания хода работ;

u

n

процесс передачи знаний для использования в последующих фазах.

477

12.1.3.3 КОНКУРСНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ

Конкурсная документация используется для получения предложений от потенциальных продавцов. Такие термины, как 

«заявка», «конкурс (тендер)» или «расценки» используются в тех случаях, когда решение о выборе продавца зависит от 

цены (например, при покупке коммерчески доступного или стандартного продукта). А в случаях, когда приоритетными 

являются другие факторы (например, технические возможности или технический подход), обычно используется термин 

«предложение». Использование специальной закупочной терминологии может различаться в зависимости от отрасли  

и места проведения закупок.

В зависимости от требуемых товаров или услуг, конкурсная документация может включать запрос информации (RFI), 

запрос расценок (RFQ), запрос предложений (RFP) или другую соответствующую случаю закупочную документацию. Условия, 

определяющие их использование, представлены ниже:

u

u

Запрос информации (RFI). RFI используется в случаях, когда от продавца необходимо получить дополнительную 

информацию о товарах или услугах, которые предполагается приобрести. Затем обычно направляется RFQ или RFP.

u

u

Запрос расценок (RFQ). RFQ обычно используется в случаях, когда требуется дополнительная информация о том, 

как поставщики-производители намерены удовлетворить требования и/или сколько это будет стоить.

u

u

Запрос предложений (RFP). RFP используется в случаях, когда в проекте имеется проблема, решение которой 

трудно найти. Это наиболее формальный из документов типа «запрос ...», который регулируется строгими 

конкурсными правилами в отношении содержания, сроков и ответов продавцов.

Чтобы ясно и в полной мере понимать ответы каждого потенциального продавца и облегчить задачу по их оценке, 

покупатель должен четко структурировать закупочную документацию. Данная документация включает в себя описание 

предпочтительной формы предоставления ответов, соответствующее описание работ (SOW) на закупку, а также все 

необходимые условия договоров.

Сложность и уровень детализации закупочной документации должны быть адекватны стоимости и рискам, связанным 

с запланированными закупками. Закупочная документация должна быть достаточно детализированной, чтобы ответы 

были адекватными и их можно было сравнивать, но при этом достаточно гибкой, чтобы у продавцов была возможность 

предложить более эффективные способы удовлетворения требований.

12.1.3.4 ОПИСАНИЕ РАБОТ (SOW) НА ЗАКУПКУ

Описание работ (SOW) для каждой закупки разрабатывается на основе базового плана по содержанию проекта  

и определяет только ту часть содержания проекта, которая должна быть включена в соответствующий договор. В задании 

на закупку дается описание предмета приобретения со степенью детализации, достаточной для того, чтобы потенциальные 

продавцы могли определить, имеют ли они возможность предоставить данные продукты, услуги или результаты. Степень 

необходимой детализации может различаться в зависимости от характера предмета поставки, потребностей покупателя или 

предполагаемой формы договора. Информация, содержащаяся в SOW, может включать в себя спецификации, требуемое 

количество, уровни качества, данные исполнения, период исполнения, место проведения работ и другие требования.

478 

Часть 1 - Руководство

SOW на закупку должно быть понятным, полным и кратким. В него включаются описания любых необходимых 

сопутствующих услуг, таких как отчетность об исполнении или поддержка приобретаемого продукта после окончания 

проекта. По мере продвижения процесса закупок SOW при необходимости может пересматриваться и уточняться до тех 

пор, пока оно не будет включено в подписанное соглашение.

При заключении договоров об оказании услуг иногда используется понятие техническое задание (TOR). Как и SOW  

на закупку, TOR обычно включает следующие элементы:

u

u

задания, которые подрядчик должен выполнить, а также особые требования к согласованию;

u

u

применимые к проекту стандарты, которые подрядчик должен выполнить;

u

u

данные, которые необходимо представить на одобрение;

u

u

подробный перечень данных и услуг, которые, если это применимо, будут предоставлены подрядчику покупателем 

для использования в ходе исполнения договора;

u

u

определение расписания для первоначального представления и время, требуемое на рассмотрение / одобрение.

12.1.3.5 КРИТЕРИИ ВЫБОРА ПОСТАВЩИКА

При выборе критериев оценки покупатель стремится обеспечить, чтобы выбранное предложение содержало наилучшие 

условия качества требуемых услуг. Критерии выбора поставщика могут включать в себя, среди прочего:

u

u

возможности и производственные мощности;

u

u

стоимость продукта и стоимость его жизненного цикла;

u

u

сроки поставки;

u

u

технические знания и подход;

u

u

специальный соответствующий случаю опыт;

u

u

соответствие предлагаемого подхода и плана производства работ, представленных в ответ на SOW;

u

u

квалификация, доступность и компетенция ключевого персонала;

u

u

финансовая стабильность фирмы;

u

u

опыт руководства;

u

u

соответствие требованиям программы передачи знаний, включая обучение.

479

В международных проектах критерии оценки могут включать требования к «местному содержанию», например участие 

местных граждан в составе ключевого персонала.

Эти особые критерии могут быть выражены числовым баллом, цветовым кодом или текстовым описанием для 

оценки того, насколько продавец удовлетворяет потребности организации-покупателя. Эти критерии входят в систему 

сравнительной оценки, которая может использоваться при выборе единственного продавца, которому будет предложено 

подписать договор, и при определении очередности проведения переговоров в порядке ранжирования всех предложений 

в соответствии со взвешенными оценками в баллах, присвоенными каждому из них.

12.1.3.6 РЕШЕНИЯ «ПРОИЗВОДИТЬ ИЛИ ПОКУПАТЬ»

Результатом анализа «производить или покупать» является решение, что лучше — произвести определенный продукт 

или услугу силами команды проекта или приобрести их у внешних источников.

12.1.3.7 НЕЗАВИСИМЫЕ ОЦЕНКИ СТОИМОСТЕЙ

В отношении крупных закупок закупающая организация может по своему усмотрению либо подготовить собственную 

независимую оценку, либо обратиться за оценкой стоимости к стороннему профессиональному оценщику; эти оценки 

будут служить ориентиром при оценке поступивших предложений. Значительные различия в оценках стоимостей могут 

указывать на то, что SOW на закупку является неполным или неоднозначным, или что потенциальные продавцы либо не 

понимают, либо не смогли дать полный ответ на SOW на закупку.

12.1.3.8 ЗАПРОСЫ НА ИЗМЕНЕНИЯ

Описаны в разделе 4.3.3.4. Решение, подразумевающее закупку товаров, услуг или ресурсов, может требовать запроса 

на изменение. Другие решения во время планирования закупок также могут вести к возникновению потребности 

в дополнительных запросах на изменения. Результатом изменений, вносимых в план управления проектом, в его 

вспомогательные планы и другие компоненты, могут стать запросы на изменения, влияющие на закупочные операции. 

Запросы на изменения проходят проверку и направление в соответствии с процессом интегрированного контроля изменений 

(см. раздел 4.6).

480 

Часть 1 - Руководство

12.1.3.9 ОБНОВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ПРОЕКТА

Документы проекта, которые могут быть обновлены в результате осуществления данного процесса, включают в себя, 

среди прочего:

u

u

Реестр извлеченных уроков. Описан в разделе 4.4.3.1. Реестр извлеченных уроков обновляется соответствующими 

уроками в отношении нормативного регулирования и проверки соответствия, сбора данных, анализа данных  

и анализа выбора источников.

u

u

Список контрольных событий. Описан в разделе 6.2.3.3. Список контрольных событий показывает сроки, когда 

продавцы должны поставить свои результаты. 

u

u

Документацию по требованиям. Описана в разделе 5.2.3.1. Документация по требованиям может включать 

в себя:

u

n

технические требования, которые продавец должен удовлетворить;

u

n

требования, имеющие договорные и правовые аспекты, которые могут включать в себя здоровье, безопасность 

труда, физическая безопасность, производительность, охрану окружающей среды, страхование, права на 

интеллектуальную собственность, равноправие при трудоустройстве, лицензии, разрешения и другие требования 

не технического характера.

u

u

Матрицу отслеживания требований. Описана в разделе 5.2.3.2. Матрица прослеживаемости требований 

связывает требования к продукту от их происхождения и заканчивая предоставлением соответствующих им 

поставляемых результатов.

u

u

Реестр рисков. Описан в разделе 11.2.3.1. Каждый одобренный продавец имеет свой собственный уникальный 

набор рисков, зависящий от организации продавца, срока действия договора, внешней среды, метода поставки по 

проекту, выбранного типа заключения договора и окончательно согласованной цены.

u

u

Реестр заинтересованных сторон. Описан в разделе 13.1.3.1. Реестр заинтересованных сторон обновляется любой 

дополнительной информацией о заинтересованных сторонах, в особенности о регулирующих органах, персонале, 

ответственном за заключение договоров, и юридическом персонале.

481

12.1.3.10 ОБНОВЛЕНИЯ АКТИВОВ ПРОЦЕССОВ ОРГАНИЗАЦИИ

Активы процессов организации, которые обновляются в результате процесса планирования управления закупками, 

включают в себя, среди прочего, информацию о квалифицированных продавцах.

В проектах с немногочисленными и сравнительно простыми закупками некоторые из этих выходов можно объединить. 

Однако в проектах с большими, комплексными закупками, в которых большая часть работ выполняется подрядчиками, 

имеется несколько разных типов документации. В таблице 12-1 приводится примерный список наиболее распространенных 

типов документов, используемых в процессе закупок, а также некоторые сведения об их содержании. С учетом правового 

характера закупок, этот список не следует считать директивным, скорее его нужно использовать как общее описание 

типов документов и их содержания, необходимых при проведении закупок. Закупочную документацию и информацию, 

необходимую для проекта, определяют организация, среда и правовые ограничения.

Таблица 12-1. Сравнение закупочной документации

План

управления закупками

Стратегия

закупок

Описание

работ

Документация по

предложениям

Порядок координации и 

интеграции с другой работой по 

проекту работы по закупкам, 

особенно в области ресурсов, 

расписания и бюджета.

График основных операций в 

области закупок

Метрики закупочной 

деятельности для управления 

договором

Обязанности всех 

заинтересованных сторон

Допущения и ограничения в 

области закупок

Законная юрисдикция и 

используемая при расчетах 

валюта

Информация о независимых 

оценках

Проблемы управления рисками

Гарантии

Предварительно одобренные 

продавцы, если имеются

Способы доставки при закупках

Тип соглашений

Фазы процесса закупки

Описание элемента закупки

Метрики спецификаций, 

требований к качеству и 

исполнения

Описание необходимых 

сопутствующих услуг

Способы и критерии приемки

Данные исполнения и другая 

требуемая отчетность

Качество

Период и место исполнения

Валюта, график платежей

Запрос информации (Request 

for information, RFI),

запрос расценок ( Request for 

Quote, RFQ),

запрос предложений (Request 

for Proposal, RFP)

482 

Часть 1 - Руководство

12.2 ПРОВЕДЕНИЕ ЗАКУПОК

Проведение закупок — это процесс получения ответов от продавцов, выбора продавца и заключения договора. 

Ключевая выгода данного процесса состоит в выборе квалифицированного продавца и заключении имеющего юридическую 

силу соглашения о поставке. Конечным результатом этого процесса являются заключенные соглашения, в том числе 

формальные договоры. Этот процесс по мере необходимости осуществляется периодически на протяжении всего проекта. 

Входы, инструменты и методы, а также выходы процесса проведения закупок показаны на рис. 12-4. На рис. 12-5 показана 

диаграмма потоков данных процесса.

Инструменты и методы

Входы

Выходы

.1  Экспертная оценка

.2  Реклама

.3  Конференции участников 

  тендера

.4  Анализ данных

  • Оценка предложения

.5  Навыки межличностных 

  отношений и работы с командой

  • Переговоры

.1  План управления проектом

  • План управления 

содержанием

  • План управления 

требованиями

  • План управления 

коммуникациями

  • План управления рисками

  • План управления закупками

  • План управления 

конфигурацией

  • Базовый план по стоимости

.2  Документы проекта

  • Реестр извлеченных уроков

  • Расписание проекта

  • Документация по требованиям

  • Реестр рисков

  • Реестр заинтересованных

сторон

.3  Закупочная документация

.4  Предложения продавцов

.5  Факторы среды предприятия

.6  Активы процессов организации

.1  Выбранные продавцы

.2  Соглашения

.3  Запросы на изменения

.4  Обновления плана управления 

проектом

  • План управления 

требованиями

  • План управления качеством

  • План управления 

коммуникациями

  • План управления рисками

  • План управления закупками

  • Базовый план по содержанию

  • Базовое расписание

  • Базовый план по стоимости

.5  Обновления документов проекта

  • Реестр извлеченных уроков

  • Документация по требованиям

  • Матрица отслеживания 

требований

  • Календари ресурсов

  • Реестр рисков

  • Реестр заинтересованных

сторон

.6  Обновления активов 

процессов организации

Проведение закупок

Рис. 12-4. Проведение закупок: входы, инструменты и методы, выходы

483

Рис. 12-5. Проведение закупок: диаграмма потоков данных

12.3 

Контроль

закупок

4.6

Интегрированный

контроль

изменений

• Предложения продавцов

• Факторы среды предприятия

• Активы процессов организации

• Обновления 

активов 

процессов организации

• Соглашения

План

управления

проектом

Документы

проекта

Документы

проекта

Закупочная

документация

12.2

Проведение

закупок

• Запросы на 

изменения

• Выбранные 

продавцы

План

управления

проектом

Обновления 

документов проекта

•  Реестр извлеченных 

  уроков

•  Документация по 

требованиям

•  Матрица отслеживания 

требований

Обновления плана 

управления проектом

• План управления 

требованиями

• План управления качеством

• План управления коммуникациями

• План управления рисками

• План управления закупками

• Базовый план по содержанию

• Базовое расписание

• Базовый план по 

  стоимости

План управления проектом

• План управления содержанием

• План управления требованиями

• План управления коммуникациями

• План управления рисками

• План управления закупками

• План управления конфигурацией

• Базовый план по стоимости

Документы проекта

• Реестр извлеченных уроков

• Расписание проекта

• Документация по требованиям

• Реестр рисков

• Реестр заинтересованных сторон

4.1 

Разработка

устава проекта

4.5 

Мониторинг и

контроль

работ проекта

4.7

Закрытие проекта

или фазы

6.5

Разработка

расписания

7.3 

Определение

бюджета

9.6

Контроль

ресурсов

12.3 

Контроль

закупок

13.1

Идентификация

заинтересованных

сторон

13.2 

Планирование 

вовлечения 

заинтересован-

ных сторон

•  Календари ресурсов

•  Реестр рисков

•  Реестр заинтересованных 

  сторон

Продавцы

Предприятие/ 

организация

Предприятие/ 

организация

484