Часть 1 - Руководство
4.6
Интегрированный
контроль
изменений
• Факторы среды предприятия
• Активы процессов организации
• Запросы на изменения
План
управления
проектом
Документы
проекта
Документы
проекта
13.3
Управление
вовлечением
заинтересованных
сторон
Обновления документов
проекта
• Журнал изменений
• Журнал проблем
• Реестр извлеченных уроков
• Реестр заинтересованных
сторон
План
управления
проектом
План управления проектом
• План управления коммуникациями
• План управления рисками
• План вовлечения
заинтересованных сторон
• План управления изменениями
Документы проекта
• Журнал изменений
• Журнал проблем
• Реестр извлеченных уроков
• Реестр заинтересованных сторон
Обновления плана управления проектом
• План управления коммуникациями
• План вовлечения
заинтересованных сторон
Предприятие/
организация
Рис. 13-8. Управление вовлечением заинтересованных сторон: диаграмма потоков данных
Управление вовлечением заинтересованных сторон состоит в осуществлении следующих действий:
u
u
вовлечение заинтересованных сторон на определенных стадиях проекта с целью добиться постоянной поддержки
с их стороны успешного завершения проекта, а также подтвердить и сохранить ее;
u
u
управление ожиданиями заинтересованных сторон с помощью переговоров и коммуникаций;
u
u
принятие мер против рисков или потенциальных проблем, связанных с управлением заинтересованными сторонами
и упреждающее выявление будущих проблем, которые могут создать заинтересованные стороны;
u
u
прояснение и разрешение выявленных проблем.
Управление вовлечением заинтересованных сторон помогает обеспечить отчетливое понимание заинтересованными
сторонами целей проекта, его задач, выгод и рисков, а также того, как их вклад способствует успеху проекта.
525
13.3.1 УПРАВЛЕНИЕ ВОВЛЕЧЕНИЕМ ЗАИНТЕРЕСОВАННЫХ СТОРОН: ВХОДЫ
13.3.1.1 ПЛАН УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТОМ
Описан в разделе 4.2.3.1. Компоненты плана управления проектом включают в себя, среди прочего:
u
u
План управления коммуникациями. Описан в разделе 10.1.3.1. План управления коммуникациями описывает
методы, форматы и технологии, используемые для коммуникаций с заинтересованными сторонами.
u
u
План управления рисками. Описан в разделе 11.1.3.1. План управления рисками описывает категории
рисков, склонность к риску и форматы отчетности, которые могут использоваться для управления вовлечением
заинтересованных сторон.
u
u
План вовлечения заинтересованных сторон. Описан в разделе 13.2.3.1. План вовлечения заинтересованных
сторон предусматривает указания и информацию по управлению ожиданиями заинтересованных сторон.
u
u
План управления изменениями. Описан в разделе 4.2.3.1. План управления изменениями описывает процесс
подачи запросов на изменения по проекту, их оценки и реализации.
13.3.1.2 ДОКУМЕНТЫ ПРОЕКТА
Документы проекта, которые можно считать входами данного процесса, включают в себя, среди прочего:
u
u
Журнал изменений. Описан в разделе 4.6.3.3. Запросы на изменения и их статус документируются в журнале
изменений и доводятся до сведения соответствующих заинтересованных сторон.
u
u
Журнал проблем. Описан в разделе 4.3.3.3. Все требующие решения вопросы проекта и заинтересованных сторон,
а также любые назначенные действия, связанные с управлением проблемами, документируются в журнале проблем.
u
u
Реестр извлеченных уроков. Описан в разделе 4.4.3.1. Уроки, извлеченные на более ранних стадиях проекта
в сфере управления вовлечением заинтересованных сторон, могут применяться на его более поздних стадиях
с целью улучшения результативности и эффективности данного процесса.
u
u
Реестр заинтересованных сторон. Описан в разделе 13.1.3.1. Реестр заинтересованных сторон содержит
список заинтересованных сторон проекта и всю информацию, необходимую для исполнения плана вовлечения
заинтересованных сторон.
526
Часть 1 - Руководство
13.3.1.3 ФАКТОРЫ СРЕДЫ ПРЕДПРИЯТИЯ
Факторы среды предприятия, которые могут оказывать влияние на управление вовлечением заинтересованных сторон,
включают в себя, среди прочего:
u
u
культуру организации, политическую среду и структуру руководства организации;
u
u
политики администрирования персонала;
u
u
пороги рисков заинтересованных сторон;
u
u
установленные каналы коммуникации;
u
u
глобальные, региональные или местные тенденции, практики или обычаи;
u
u
географическое распределение производственных объектов и ресурсов.
13.3.1.4 АКТИВЫ ПРОЦЕССОВ ОРГАНИЗАЦИИ
Активы процессов организации, которые могут оказывать влияние на управление вовлечением заинтересованных
сторон, включают в себя, среди прочего:
u
u
корпоративные политики и процедуры в области социальных сетей, этики и безопасности;
u
u
корпоративные политики и процедуры в области управления проблемами, рисками, изменениями и данными;
u
u
требования организации к коммуникациям;
u
u
стандартные инструкции по разработке, обмену, хранению и поиску / получению информации;
u
u
историческую информацию о предыдущих проектах.
13.3.2 УПРАВЛЕНИЕ ВОВЛЕЧЕНИЕМ ЗАИНТЕРЕСОВАННЫХ СТОРОН: ИНСТРУМЕНТЫ И МЕТОДЫ
13.3.2.1 ЭКСПЕРТНАЯ ОЦЕНКА
Описана в разделе 4.1.2.1. Следует учитывать технические знания лиц или групп, обладающих специальными знаниями
или подготовкой по следующим вопросам:
u
u
политики и распределение власти в организации и вне ее;
u
u
среда и культура в самой организации и за ее пределами;
u
u
методы анализа и оценки, предназначенные для использования в процессах вовлечения заинтересованных сторон;
u
u
методы и стратегии коммуникаций;
u
u
характеристики заинтересованных сторон и их групп, а также организаций, участвующих в текущем проекте, которые
могли участвовать в предшествующих проектах;
u
u
управление требованиями, управление поставщиками-производителями и управление изменениями.
527
13.3.2.2 НАВЫКИ КОММУНИКАЦИИ
При управлении вовлечением заинтересованных сторон применяются методы коммуникации, определенные для
каждой заинтересованной стороны в плане управления коммуникациями. Команда управления проектом использует
обратную связь, которая помогает понять реакцию заинтересованных сторон на различные операции по управлению
проектом и ключевые решения. Обратную связь, можно собирать, среди прочего, следующими способами:
u
u
обсуждения (формальные и неформальные),
u
u
определение и обсуждение проблем,
u
u
совещания,
u
u
отчетность о прогрессе,
u
u
опросы.
13.3.2.3 НАВЫКИ МЕЖЛИЧНОСТНЫХ ОТНОШЕНИЙ И РАБОТЫ С КОМАНДОЙ
Навыки межличностных отношений и работы с командой, которые можно использовать в данном процессе, включают
в себя, среди прочего, :
u
u
Управление конфликтами. Описано в разделе 9.5.2.1. Руководитель проекта должен обеспечить своевременное
урегулирование конфликтов.
u
u
Культурная осведомленность. Описана в разделе 10.1.2.6. Культурная осведомленность используется с целью
помочь руководителю и команде проекта осуществлять коммуникации результативно с учетом культурных различий
и требований заинтересованных сторон.
u
u
Переговоры. Описаны в разделе 12.2.2.5. Переговоры используются для обеспечения поддержки или достижения
соглашения, обеспечивающего поддержку работ проекта или его конечного результата, а также урегулирования
конфликтов между членами команды или с другими заинтересованными сторонами.
u
u
Наблюдение/обсуждение. Описано в разделе 5.2.2.6. Наблюдение и обсуждение используются для того, чтобы
быть в курсе работы и настроений членов команды проекта или других заинтересованных сторон.
u
u
Политическая осведомленность. Описана в разделе 10.1.2.6. Политическая осведомленность достигается
благодаря пониманию взаимоотношений власти внутри и снаружи проекта.
528
Часть 1 - Руководство
13.3.2.4 ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА
Основные правила, определенные в уставе команды, устанавливают ожидаемое поведение для членов команды
проекта, а также для других заинтересованных сторон в сфере вовлечения заинтересованных сторон.
13.3.2.5 СОВЕЩАНИЯ
Описаны в разделе 10.1.2.8. Совещания используются для обсуждения и принятия мер для разрешения проблемы или
требующего особого внимания вопроса в сфере вовлечения заинтересованных сторон. Виды совещаний, полезные в рамках
данного процесса, включают в себя, среди прочего:
u
u
принятие решений,
u
u
разрешение проблем,
u
u
извлеченные уроки и ретроспективный анализ,
u
u
стартовое совещание проекта,
u
u
планирование спринта,
u
u
обновления статуса.
13.3.3 УПРАВЛЕНИЕ ВОВЛЕЧЕНИЕМ ЗАИНТЕРЕСОВАННЫХ СТОРОН: ВЫХОДЫ
13.3.3.1 ЗАПРОСЫ НА ИЗМЕНЕНИЯ
Описаны в разделе 4.3.3.4. В результате управления вовлечением заинтересованных сторон могут появляться изменения
в содержании проекта и содержании продукта. Все запросы на изменения проходят проверку и направляются в соответствии
с процессом интегрированного контроля изменений (см. раздел 4.6).
529
13.3.3.2 ОБНОВЛЕНИЯ ПЛАНА УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТОМ
Любое изменение плана управления проектом проходит через принятый в организации процесс по контролю изменений
на основании запроса на изменение. Компоненты плана управления проектом, которые могут требовать запроса на
изменение для плана управления проектом, включают в себя, среди прочего, следующие:
u
u
План управления коммуникациями. Описан в разделе 10.1.3.1. План управления коммуникациями обновляется
для отражения новых или измененных требований заинтересованных сторон.
u
u
План вовлечения заинтересованных сторон. Описан в разделе 13.2.3.1. План вовлечения заинтересованных
сторон обновляется для отражения новых или измененных стратегий управления, необходимых для результативного
вовлечения заинтересованных сторон.
13.3.3.3 ОБНОВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ПРОЕКТА
Документы проекта, которые могут быть обновлены в результате осуществления данного процесса, включают в себя,
среди прочего:
u
u
Журнал изменений. Описан в разделе 4.6.3.3. Журнал изменений может обновляться с учетом любых запросов
на изменения.
u
u
Журнал проблем. Описан в разделе 4.3.3.3. Обновление журнала проблем может состоять в обновлении или
изменении записи в журнале проблем.
u
u
Реестр извлеченных уроков. Описан в разделе 4.4.3.1. Реестр извлеченных уроков обновляется за счет указания
результативных или нерезультативных подходов к управлению вовлечением заинтересованных сторон для того,
чтобы эту информацию можно было использовать в текущем проекте или в будущих проектах.
u
u
Реестр заинтересованных сторон. Описан в разделе 13.1.3.1. Реестр заинтересованных сторон может обновляться
за счет внесения новой предоставленной заинтересованным сторонам информации об урегулированных проблемах,
одобренных изменениях и общем статусе проекта.
530
Часть 1 - Руководство
13.4 МОНИТОРИНГ ВОВЛЕЧЕНИЯ ЗАИНТЕРЕСОВАННЫХ СТОРОН
Мониторинг вовлечения заинтересованных сторон — это процесс мониторинга взаимоотношений заинтересованных сторон
проекта и адаптации стратегий для вовлечения заинтересованных сторон путем модификации стратегий и планов вовлечения.
Ключевая выгода данного процесса состоит в сохранении или повышении эффективности и результативности действий по
вовлечению заинтересованных сторон по мере развития проекта и изменения среды проекта. Этот процесс осуществляется
на протяжении всего проекта. Входы, инструменты и методы, а также выходы данного процесса показаны на рис. 13-9. На рис.
13-10 показана диаграмма потоков данных процесса.
Рис. 13-9. Мониторинг вовлечения заинтересованных сторон: входы, инструменты и методы, выходы
Инструменты и методы
Входы
Выходы
.1 Анализ данных
• Анализ альтернатив
• Анализ первопричины
• Анализ заинтересованных
сторон
.2 Принятие решений
• Анализ решений на основе
множества критериев
• Голосование
.3 Отображение данных
• Матрица оценки уровня
вовлечения
заинтересованных сторон
.4 Навыки коммуникации
• Обратная связь
• Презентации
.5 Навыки межличностных
отношений и работы с командой
• Активное слушание
• Культурная осведомленность
• Лидерство
• Налаживание связей
• Политическая
осведомленность
.6 Совещания
.1 План управления проектом
• План управления ресурсами
• План управления
коммуникациями
• План вовлечения
заинтересованных сторон
.2 Документы проекта
• Журнал проблем
• Реестр извлеченных уроков
• Коммуникации проекта
• Реестр рисков
• Реестр заинтересованных
сторон
.3 Данные об исполнении работ
.4 Факторы среды предприятия
.5 Активы процессов организации
.1 Информация об исполнении
работ
.2 Запросы на изменения
.3 Обновления плана управления
проектом
• План управления ресурсами
• План управления
коммуникациями
• План вовлечения
заинтересованных сторон
.4 Обновления документов проекта
• Журнал проблем
• Реестр извлеченных уроков
• Реестр рисков
• Реестр заинтересованных
сторон
Мониторинг вовлечения заинтересованных сторон
531
4.3
Руководство и
управление
работами проекта
• Данные об исполнении работ
• Факторы среды предприятия
• Активы процессов организации
• Запросы на изменения
• Информация об исполнении работ
План
управления
проектом
Документы
проекта
Документы
проекта
4.5
Мониторинг и
контроль
работ проекта
4.6
Интегрированный
контроль
изменений
13.4
Мониторинг
вовлечения
заинтересованных
сторон
Обновления документов проекта
• Журнал проблем
• Реестр извлеченных уроков
• Реестр рисков
• Реестр заинтересованных сторон
План
управления
проектом
План управления проектом
• План управления ресурсами
• План управления коммуникациями
• План вовлечения
заинтересованных сторон
Документы проекта
• Журнал проблем
• Реестр извлеченных уроков
• Коммуникации проекта
• Реестр рисков
• Реестр заинтересованных сторон
Обновления плана
управления проектом
• План управления
ресурсами
• План управления коммуникациями
• План вовлечения
заинтересованных сторон
Предприятие/
организация
Рис. 13-10. Мониторинг вовлечения заинтересованных сторон: диаграмма потоков данных
532
Часть 1 - Руководство
13.4.1 МОНИТОРИНГ ВОВЛЕЧЕНИЯ ЗАИНТЕРЕСОВАННЫХ СТОРОН: ВХОДЫ
13.4.1.1 ПЛАН УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТОМ
Описан в разделе 4.2.3.1. Компоненты плана управления проектом включают в себя, среди прочего:
u
u
План управления ресурсами. Описан в разделе 9.1.3.1. План управления ресурсами определяет методы для
управления членами команды проекта.
u
u
План управления коммуникациями. Описан в разделе 10.1.3.1. План управления коммуникациями описывает
планы и стратегии для коммуникации с заинтересованными сторонами проекта.
u
u
План вовлечения заинтересованных сторон. Описан в разделе 13.2.3.1. Определяет план для управления
потребностями и ожиданиями заинтересованных сторон.
13.4.1.2 ДОКУМЕНТЫ ПРОЕКТА
Документы проекта, которые можно считать входами в данный процесс, включают в себя, среди прочего:
u
u
Журнал проблем. Описан в разделе 4.3.3.3. В журнале проблем документируются все известные проблемы,
связанные с проектом и заинтересованными сторонами.
u
u
Реестр извлеченных уроков. Описан в разделе 4.4.3.1. Уроки, извлеченные на более ранних стадиях проекта,
могут применяться на его более поздних стадиях с целью улучшения результативности и эффективности вовлечения
заинтересованных сторон.
u
u
Коммуникации проекта. Описаны в разделе 10.2.3.1. К ним относятся сообщения по проекту, которые были
распространены среди заинтересованных сторон в порядке, предусмотренном в плане управления коммуникациями
и плане вовлечения заинтересованных сторон.
u
u
Реестр рисков. Описан в разделе 11.2.3.1. Реестр рисков содержит идентифицированные риски по проекту, включая
связанные с вовлечением заинтересованных сторон и взаимодействием с ними, их категоризацией и перечнем
потенциальных ответных мер.
u
u
Реестр заинтересованных сторон. Описан в разделе 13.1.3.1. Реестр заинтересованных сторон содержит
информацию о заинтересованных сторонах, которая включает в себя, среди прочего, сведения об идентификации,
оценке и классификации заинтересованных сторон.
13.4.1.3 ДАННЫЕ ОБ ИСПОЛНЕНИИ РАБОТ
Описаны в разделе 4.3.3.2. Данные об исполнении работ содержат данные о статусе проекта, например о том, какие
заинтересованные стороны поддерживают проект, а также об уровне и типе их вовлеченности.
533
13.4.1.4 ФАКТОРЫ СРЕДЫ ПРЕДПРИЯТИЯ
Факторы среды предприятия, которые могут оказывать влияние на процесс мониторинга вовлечения заинтересованных
сторон, включают в себя, среди прочего:
u
u
культуру, политическую среду и модель руководства;
u
u
политики администрирования персонала;
u
u
пороги рисков заинтересованных сторон;
u
u
установленные каналы коммуникации;
u
u
глобальные, региональные или местные тенденции, практики или обычаи;
u
u
географическое распределение производственных объектов и ресурсов.
13.4.1.5 АКТИВЫ ПРОЦЕССОВ ОРГАНИЗАЦИИ
Активы процессов организации, которые могут оказывать влияние на процесс мониторинга вовлечения заинтересованных
сторон, включают в себя, среди прочего:
u
u
корпоративные политики и процедуры в области социальных сетей, этики и безопасности;
u
u
корпоративные политики и процедуры в области управления проблемами, рисками, изменениями и данными;
u
u
требования организации к коммуникациям;
u
u
стандартные инструкции по разработке, обмену, хранению и поиску / получению информации;
u
u
историческую информацию из предыдущих проектов.
13.4.2 МОНИТОРИНГ ВОВЛЕЧЕНИЯ ЗАИНТЕРЕСОВАННЫХ СТОРОН: ИНСТРУМЕНТЫ И МЕТОДЫ
13.4.2.1 АНАЛИЗ ДАННЫХ
Методы анализа данных, которые можно использовать в данном процессе, включают в себя, среди прочего:
u
u
Анализ альтернатив. Описан в разделе 9.2.2.5. Анализ альтернатив может использоваться для оценки вариантов
ответных мер на отклонения в желаемых результатах вовлечения заинтересованных сторон.
u
u
Анализ первопричины. Описан в разделе 8.2.2.2. Анализ первопричины может использоваться для
определения основной причины, по которой работа по вовлечению заинтересованных сторон не дает
предусмотренных планом результатов.
u
u
Анализ заинтересованных сторон. Описан в разделе 13.1.2.3. Анализ заинтересованных сторон помогает
определить позицию групп заинтересованных сторон и отдельных лиц в каждый данный момент времени.
534
Часть 1 - Руководство
13.4.2.2 ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЙ
Методы принятия решений, которые могут использоваться в данном процессе, включают в себя, среди прочего:
u
u
Анализ решений на основе множества критериев. Описан в разделе 8.1.2.4. Производится приоритизация
и определение относительной значимости критериев успешного вовлечения заинтересованных сторон с целью
определить их наиболее целесообразное сочетание.
u
u
Голосование. Описано в разделе 5.2.2.4. Голосование может проводиться для выбора наилучших ответных мер
в связи с отклонениями в состоянии вовлечения заинтересованных сторон.
13.4.2.3 ОТОБРАЖЕНИЕ ДАННЫХ
Метод отображения данных, используемых в данном процессе, представлен, в частности, матрицей оценки уровня
вовлечения заинтересованных сторон. Описана в разделе 13.2.2.3. Матрица оценки уровня вовлечения заинтересованных
сторон позволяет вести мониторинг состояния дел в области вовлечения заинтересованных сторон благодаря возможности
отслеживания изменений в уровне вовлеченности каждой заинтересованной стороны.
13.4.2.4 НАВЫКИ КОММУНИКАЦИИ
Способы коммуникаций, которые можно использовать в данном процессе, включают в себя, среди прочего:
u
u
Обратная связь. Описана в разделе 10.2.2.3. Функция обратной связи состоит в том, чтобы гарантировать получение
и понимание заинтересованными сторонами предназначенной им информации.
u
u
Презентации. Описаны в разделе 10.2.2.3. Презентации предоставляют заинтересованным сторонам информацию
в простом для понимания представлении.
13.4.2.5 НАВЫКИ МЕЖЛИЧНОСТНЫХ ОТНОШЕНИЙ И РАБОТЫ С КОМАНДОЙ
Навыки межличностных отношений, которые можно использовать в данном процессе, включают в себя, среди прочего:
u
u
Активное слушание. Описано в разделе 10.2.2.6. Активное слушание используется для сокращения числа случаев
недоразумений и других нарушений коммуникации.
u
u
Культурная осведомленность. Описана в разделе 10.1.2.6. Культурная осведомленность и понимание
особенностей других культур помогают руководителю проекта в планировании коммуникаций с учетом
культурных различий и требований заинтересованных сторон и членов команды.
u
u
Лидерство. Описано в разделе 3.4.4. Успешное вовлечение заинтересованных сторон требует сильных лидерских
навыков для передачи заинтересованным сторонам общего видения и побуждения их к поддержке работ
и конечного результата проекта.
u
u
Налаживание связей. Описано в разделе 10.2.2.6. Налаживание связей обеспечивает доступ к информации
об уровнях вовлечения заинтересованных сторон.
u
u
Политическая осведомленность. Описана в разделе 10.1.2.6. Политическая осведомленность служит для
понимания стратегических задач организации и понимания того, кто обладает властными полномочиями и влиянием
в данной области, а также для развития возможностей коммуникации с этими заинтересованными сторонами.
535
13.4.2.6 СОВЕЩАНИЯ
Типы совещаний включают совещания о статусе работы, ежедневные летучки, ретроспективный анализ и другие
совещания, предусмотренные планом вовлечения заинтересованных сторон для целей мониторинга и оценки уровней их
вовлечения. Совещания больше не ограничены мероприятиями с личным присутствием или с использованием средств
голосовой связи. Несмотря на то, что очные мероприятия являются наиболее предпочтительными, они могут быть
дорогостоящими. Телеконференции и технические средства ликвидируют разрыв и обеспечивают разнообразные способы
связи и проведения совещаний.
13.4.3 МОНИТОРИНГ ВОВЛЕЧЕНИЯ ЗАИНТЕРЕСОВАННЫХ СТОРОН: ВЫХОДЫ
13.4.3.1 ИНФОРМАЦИЯ ОБ ИСПОЛНЕНИИ РАБОТ
Описана в разделе 4.5.1.3. Информация об исполнении работ включает в себя информацию о статусе вовлечения
заинтересованных сторон, например об уровне поддержки проекта в данное время, а также сравнение с желаемыми
уровнями вовлечения, определенными с помощью матрицы оценки уровня вовлечения заинтересованных сторон, куба
заинтересованных сторон или иного инструмента.
13.4.3.2 ЗАПРОСЫ НА ИЗМЕНЕНИЯ
Описаны в разделе 4.3.3.4. Запросы на изменения могут включать в себя сведения о корректирующих и предупреждающих
действиях в целях повышения уровня вовлечения заинтересованных сторон. Запросы на изменения проходят проверку
и направление в соответствии с процессом интегрированного контроля изменений (см. раздел 4.6).
13.4.3.3 ОБНОВЛЕНИЯ ПЛАНА УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТОМ
Любое изменение плана управления проектом проходит через принятый в организации процесс по контролю изменений
на основании запроса на изменение. Компоненты плана управления проектом, которые могут требовать запроса
на изменение, включают в себя, среди прочего:
u
u
План управления ресурсами. Описан в разделе 9.1.3.1. Может потребоваться обновить сферы ответственности
команды за операции по вовлечению заинтересованных сторон.
u
u
План управления коммуникациями. Описан в разделе 10.1.3.1. Может потребоваться обновить стратегии
коммуникаций проекта.
u
u
План вовлечения заинтересованных сторон. Описан в разделе 13.2.3.1. Может потребоваться обновить
информацию о сообществе заинтересованных сторон.
|