Sənədlərin hazırlanması və tərtib olunmasında

Sənədləşdirmə və sənədləşdirmənin təşkili
“Kargüzarlıq” sözü fars sözü olub, kar və güzar sözlərinin birlışməsindən ibarətdir. Fars sözü olan “kar” – iş, “güzar”- görmək sözlərindən ibarətdir. Kargüzar- idarə və müəssisələrdə dəftərxana işlərini aparan mütəxəssis kimi başa düşülür. Kargüzarlıq idarəetmənin əsasını təşkil edir.
İdarələrdə,müəssisələrdə və təşkilatlarda iş proseslərinin gedişatı kargüzarlıq əməliyyatlarında əks olunur. İş prosesinin səmərəli təşkili üçün kargüzarlıq əməliyyatlarının düzgün qurulmasının böyük əhəmiyyəti vardır.
Kargüzarlıq idarələrdə,müəssisələrdə,təşkilatlarda sənədlərlə işləmə prosesi, sənədlərin qəbulu, qeydi, icrası, icrasına nəzarətin aparılması və sənədlərin saxlanması kimi başa düşülür. Kargüzarlıq işləri kortəbii şəkildə deyil, normativ sənədlər, yəni qanunlar çərçivəsində aparılır.
Qısaca desək, kargüzarlıq idarəetmə prosesində idarəetmə funksiyasını yerinə yetirən sənədləşdirmə və sənədlərlə işin təşkilidir.
Kargüzarlığın sənədləşmə hissəsi iki hissəyə bölünür.
1. Sənədləşdirmə işi icra etmək üçün alınmış məlumatların hər hansı bir materialın üzərində göstərilməsidir
2. Sənədlərlə işin təşkili sənədləşmə prosesindən sonra iş prosesini həyata keçirmək üçün sənədlərin hərəkəti, icrası, qeydiyyatı və axtarışının təmin olunmasıdır.
İdarəetmə fəaliyyətinin əsasını və onun çevikliyinin təmin olunmasında mühüm yerlərdən birini sənədləşdirmə və sənədlərlə işin təşkili tutur. Kargüzarlıq işinin təşkili dövlət aparatında və xüsusi müəssisələrin fəaliyyətində sənədlərin yaranmasını, onların üzərində işləmə qaydalarını, idarəetmə fəaliyyəti prosesində sənədlərin qəbulunun təşkilini, icrasını və məlumatların uçotunun gedişini aydınlaşdırır. Hər fənnin predmeti, prinsipi və məqsədləri vardır.
“Kargüzarlıq işinin təşkili” prinsipi müəssisələr, təşkilatlar, idarələr və vətəndaşlar arasında sənədlərlə işin aparılması, sənədlərdən istifadə olunma və saxlanma qaydalarını təşkil edir. Sənədlərlə iş prosesi kortəbii şəkildə deyil, normativ qanunlar çərçivəsində həyata keçirilir. Sənədlərlə iş hüquqi əsaslara cavab verməlidir.
Kargüzarlıqla məşğul olan işçilər çıxarılmış qərarların rəsmiləşdirilməsini yerinə yetirirlər. Kargüzarlıq əməliyyatları sənədin tərtibinin başlanğıcından son nəticəyə qədər olan bütün əməliyyatları əhatə edir. Kargüzarlıq xidməti üç istiqamətdə həyata keçirilir:
1. Mərkəzləşdirilmiş;
2. Mərkəzləşdirilməmiş;
3. Qarışıq;
Kargüzarlıq xidməti sənəd dövriyyəsinə görə təşkil olunur.
Quruluş bölmələrinin sayı az və sənəd dövriyyəsi ildə 500-600-dək sənəd olduqda köməkçi və texniki əməliyyatlar mərkəzləşdirilmiş formada aparılır. Mərkəzləşdirilmiş kargüzarlıqda bütün əməliyyatlar ümumi şöbədə aparılır. Mərkəzləşdirilməmiş kargüzarlıqda isə bütün əməliyyatlar şöbələr üzrə icra edilir. İdarələrdə kargüzarlıq əməliyyatlarının aparılması xüsusiyyətləri iki qrupa bölünür:
1. İnzibati kargüzarlıq
2.Xüsusi kargüzarlıq;
İnzibati kargüzarlıq bütün idarələrdə idarənin fəaliyyətindən asılı olmaraq eyni formada təşkil olunur.
Eyni formada dedikdə vahid qəbul edilmiş normativ qanunlar çərçivəsindən kənara çıxmamaq nəzərdə tutulur. Xüsusi kargüzarlıqda idarənin öz sahəsinə və iş xüsusiyyətinə uyğun olaraq sənədləşmə aparılır. Bura mühasibat, notariat, maliyyə, məhkəmə.
Kargüzarlıq prosesinin hüquqi reqlamentləşməsi sənədlərin tərtibi və rəsmiləşdirilməsindən ibarətdir. Bunun üçün də idarəetmə sahəsində sənədlərin rəsmiləşdirilməsi, hazırlanması qaydası, sənədlərlə işləmə, ümumilikdə kargüzarlıq prosesi hüquqi cəhətdən tənzimlənməlidir.
Buna görə də idarələrdə, müəssisələrdə və təşkilatlarda kargüzarhğın apaniması qaydaları qanunlara, qərarlara, dövlət standartlanna, kargüzarlığa dair təlimatlara və digər normativ hüquqi aktlara cavab verməlidir.
“Normativ hüquqi aktlar haqqında” AR Qanununun tələblərinə uyğun olaraq sənədləşmə prosesi aparır.
Bu Qanun Azərbaycan Respublikasının qanunlarının və başqa nonnativ hüquqi aktlanmn hazırlanması, qüvvəyə minməsi, şərhi və bunlarla əlaqədar müvafiq dövlət orqanlannın qarşılıqlı fəaliyyət qaydalarını müəyyən edir.
Normativ hüquqi aktlar səlahiyyətli dövlət orqanı tərəfindən qəbul edilmiş, göstərişləri ümumi məcburi xarakter daşıyan, hüquq normalarını müəyyən edən, dəyişdirən və ya ləğv edən, dəfələrlə tətbiq olunmaq üçün nəzərdə tutulmuş rəsmi yazılı sənəddir.
Vahid dövlət kargüzarlıq sisteminin yaradılması indi və gələcəkdə idarəetmə işlərinin və onlann təşkilatı fəaliyyətinin sənədləşdirilməsinin təkmilləşdirilməsidir.
Müasir şəraitdə kargüzarlıq prosesinin qanunauyğunluqla gedişi sənədləşdirmənin bilavasitə optimallaşdınlmasıdır. Karğüzarlıq sisteminin əsas qaydalannm aparılması üzrə normativlər kargüzarlığın kompleks qaydalan və idarəetmə sənədlərinin hazırlanması, onlann arxivlərə verilməsi prosesini müəyyən edir.
Vahid dövlət kargüzarlıq sisteminə dair qanunlann və təlimatlann məqsədi xidməti məlumatlann hazırlanma forma və metodlanm təcrübədə özünü doğmltmuş ümumi normalara çatdırmaqdan ibarətdir.