Sənədlərin hazırlanması və tərtib olunmasında

Sənədlərin yaranması və istifadə edilməsi qaydası
Kargüzarlıq prosesinin hüquqi reqlamentləşməsi sənədlərin tərtibi və rəsmiləşdirilməsindən ibarətdir. Bunun üçün də idarəetmə sahəsində sənədlərin rəsmiləşdirilməsi, hazırlanması qaydası, sənədlərlə işləmə, ümumilikdə kargüzarlıq prosesi hüquqi cəhətdən tənzimlənməlidir. Buna görə də idarələrdə, müəssisələrdə və təşkilatlarda kargüzarhğın apaniması qaydaları qanunlara, qərarlara, dövlət standartlanna, kargüzarhğa dair təlimatlara və digər normativ hüquqi aktlara cavab verməlidir. “Normativ hüquqi aktlar haqqında” AR Qanununun tələblərinə uyğun olaraq sənədləşmə prosesi apanhr.
Bu Qanun Azərbaycan Respublikasının qanunlarının və başqa normativ hüquqi aktlanmn hazırlanması, qüvvəyə minməsi, şərhi və bunlarla əlaqədar müvafiq dövlət orqanlannın qarşılıqlı fəaliyyət qaydalarını müəyyən edir. Normativ hüquqi aktlar səlahiyyətli dövlət orqanı tərəfindən qəbul edilmiş, göstərişləri ümumi məcburi xarakter daşıyan, hüquq normalarını müəyyən edən, dəyişdirən və ya ləğv edən, dəfələrlə tətbiq olunmaq üçün nəzərdə tutulmuş rəsmi yazılı sənəddir. Azərbaycan Respublikasının normativ xarakterli aktlan aşağıdakılardır:
1. Konstitusiya Məhkəməsinin qərarları;
2. Mərkəzi Seçki Komissiyasının qərarlan, təlimatları və izahlan;
3. Yerli icra hakimiyyəti orqanlannın, yerli özünüidarə orqanlannın qərarlan;
4. Azərbaycan Respublikası Mərkəzi Bankının qərarları;
5. Milli Televiziya və Radio Şurasının qərarlan;
6. Məhkəmə-Hüquq Şurasının qərarları.
Normativ hüquqi aktlar qəbul etmək səlahiyyəti olan orqanlar və bu səlahiyyətlərin hüdudlan AR Konstitusiyası və digər qanunlar ilə müəyyən edilir. Normativ hüquqi aktlar Konstitusiyaya və onlardan daha yüksək hüquqi qüvvəsi olan başqa normativ hüquqi aktlara uyğun olmalıdır. Bu zamanı müxtəlif hüquqi qüvvəyə malik olan normativ hüquqi aktlar arasında ziddiyyət olduqda daha yüksək hüquqi qüvvəyə malik olan akt tətbiq olunur.
Eyni hüquqi qüvvəyə malik olan normativ hüquqi aktlar arasında ziddiyyət olduqda isə daha sonra qüvvəyə minmiş normativ hüquqi akt tətbiq olunur. Qanunvericilik işləri üzrə planlanmn təsdiqi Milli Məclisin Daxili Nizamnaməsi ilə tənzimlənir.
Müvafiq icra hakimiyyəti orqanlan özlərinin hazırlayacaqlan normativ hüquqi aktların layihələrinin hazırlanması haqqında planlan təsdiq edirlər. Normativ hüquqi akt layihələri razılaşdınimaya və ya təsdiq olunmağa göndərildiyi andan onu hazırlayan orqanın internet informasiya ehtiyatında açıqlanır.
Sənədlərin təsnifatı ümumi əlamətlərinə ayn-ayn sənəd qruplannm görə bir yerdə birləşməsidir. Bununla əlaqədar olaraq, idarəetmə sənədlərinin iki əsas əlaməti diqqəti cəlb edir: birincisi, idarəetmə sənədlərində məlumatlann təyinatı üzrə verilməsi, ikincisi, onlann hüquqi xüsusiyyətləri üzrə təsiri.
Birinci əsaslarla sənədlərin təsnifatı bunlarda olan məlumatın məzmununa görə müəyyənləşdirilir.
İkinci əsaslarla bütün idarəetmə sənədləri iki qrupa bölünür: hüquqi və fərdi idarəetmə sənədləri. Sənədlərin təsnifləşməsi sənədlərlə uçotun apaniması işinin düzgün təşkilinə, həmçinin dövlət və xüsusi mülkiyyətin mühafizəsinə kömək edir.
Yazılma xüsusiyyətlərini nəzərə alaraq idarə və təşkilatlardakı sənədləri aşağıdakı qruplara bölmək olar: - yazılı - əl və texniki vasitələrlə yazılan, surətçıxaran maşınlar və mətbəə yolu ilə hazırlanan sənədlər buna aiddir. Bu növ sənədlər ümumi sənəd dövriyyəsinin həcminin 95 %-ni təşkil edir; - qrafiki - bu sənədlərə layihələr, cizgilər, sxemlər, planlar, xəritələr, qrafiklər, rəsmlər və s. daxildir.
Bu sənədlərin üstünlükləri ondan ibarətdir ki. bunlann oxunması bütün mütəxəssislər üçün əlverişlidir, çünki bunlardan istifadə zamanı heç bir xarici dili bilmək tələb olunmur. Ona görə də bu sənədlərdən idarəetmənin bütün sahələrində geniş istifadə olunur; - kinofotofonosənədləri - bunlar sənədin elə müxtəlif növlərindəndirlər ki, bu və ya digər obyekti və prosesləri başqa üsulla çatdırmaq mümkün olmadıqda tətbiq edilir.
Fotosənədlər obyekti və prosesləri hərəkətsiz vəziyyətdə, kinosənədlər isə obyekti və prosesləri hərəkətdə göstərir, onlar haqqında məlumat verir. Fonosənədlər fonoqramma, yəni səs yazı sənədləridir və həmişə inkişafda olan təsbitetmə vasitəsidir. Qeyd olunma vasitələrindən asılı olmayaraq bütün sənəd növləri aşağıdakı beş böyük qmpa bölünür;
1. Təşkilati - sərəncamverici sənədlər;
2. Maliyyə - hesabat əməliyyatlan üzrə sənədlər;
3. Kommersiya sənədləri;
4. Kadr sənədləri;
5. Vətəndaşlann ərizə, şikayət və təklifləri üzrə sənədlər.
Təşkilati - sərəncamverici sənədlər xüsusi əhəmiyyətə malikdir. Bunlarda ümumi rəhbərliyə dair məsələlər əks olunur. Bu sənədlər idarə və təşkilatın bütün şöbələri tərəfindən tərtib edilir. Maliyyə - hesabat əməliyyatları üzrə sənədləri əsasən maliyyə və mühasibat işləri ilə məşğul olan işçilər tərtib edir və hazırlayırlar.
Düzgün tərtib olunmuş maliyyə-hesabat sənədləri pul kütləsinin xərclənməsinə nəzarət etməni rəsmiləşdirir. Bunun üçün Maliyyə və Vergilər nazirlikləri tərəfindən müxtəlif növlü birtipli sənəd formalan hazırlanaraq təsdiq edilmişdir.
Kommersiya sənədləri, - kommersiya sahəsində istifadə olunan bütün sənədlərdir ki, onlar sırf kommersiya xarakteri daşıyır. Kadr sənədləri müəssisədə çalışan işçilər üçün hazırlanılan sənədlərdir ki, bunlara şəxsi işə daxil olan sənədlər, şəxsi vərəqələr daxildir. Vətəndaşların ərizə, şikayət və təklifləri üzrə sənədlərə isə vətəndaşlann dövlət orqanlarına, müəssisələrə yazılı formada etdiyi müraciətlər aiddir.