Sənədlərin hazırlanması və tərtib olunmasında

Kargüzarlığın prinsipləri və sistemi
Kargüzarlığın təşkili prinsipləri belə halda dövlət orqanlannda və xüsusi müəssisələrdə kargüzarlıq aparatınm fəaliyyəti üçün valıid sənədləşmə xidmətinin qumimasım tələb edir ki, bu da hal-hazırda qanunlarla möhkəmləndirihnişdir. Bu prinsiplər iki əsas qmpa bölünür:
1. Kargüzarlığın qurulması istiqamətlərini müəyyən edən ümumi prinsiplər.
2. Kargüzarlığın təşkilinin xüsusi prinsipləri.
Ümumi prinsiplər dedikdə, idarəetmə fəaliyyətinin xüsusiyyətlərindən asılı olmayaraq, bütün dövlət idarəetmə aparatında, idarə, müəssisə və təşkilatlarda kargüzarlıq əməliyyatlannm eyni formada aparılması başa düşülür. Xüsusi prinsiplər isə kargüzarlığın hansı iqtisadi idarəetmə sahəsinə aid olduğu istiqaməti konkretləşdirir və bilavasitə o sahəni əhatə edir.
1918-ci il mayın 28-də Milli Şura İstiqlal Bəyannaməsini əsas sənəd olaraq qəbul etdi və müstəqil Azərbaycan Demokratik Respublikasının yaradıldığını elan edərək rəsmiləşdirdi.
Azərbaycan Demokratik Respublikasının qurulduğu ilk günlərdən bütün dövlət aparatı işçilərindən kargüzarhq işlərinin milli formada qurulması və tətbiq edilməsi tələb edilirdi. Hökumətin işlərində kargüzarlığm sənədləşdinuə hissəsinin daha dəqiq aparılması gənc demokratik dövlətin idarəetmə orqanlarının ümumi vəzifələrindən biri idi.
Yerlərdə kargüzarlığm səmərəli təşkil olunması dövlət idarəetmə sisteminin qurulmasına bilavasitə müsbət təsir göstərirdi. İdarəetmə işlərində vətəndaşlann müraciətlərinə, ərizələrinə, şikayətlərinə, təklif və məktublarına diqqətlə yanaşılaraq onların rəsmiləşdirilməsi aparılmalı, müraciətlərin məzmunu öyrənilməli, analiz olunmalıdır. Bunların əsasında vətəndaşların məktublarma tez və vaxtında cavab verilməlidir.
Kargüzarlığm texniki təşkili və onun mədəni səviyyədə apaniması müəssisənin idarəetmə fəaliyyətinə müsbət təsir göstərir. O, sadə və çevik olmalıdır. İdarəetmə sistemində kargüzarhq əməhyyatlannı icra edərkən səliqəli olmaq tövsiyə edilir.
Sənədlərin qeydə alınması işlərində və onlarm doldumimasmda diqqətli olmaq tələb olunur. Hər dəfə idarəetmə sisteminin təkmilləşdirilməsi kargüzarlığm inkişafına mühüm təsir göstərir və kargüzarhq fəaliyyətinin təkmilləşdirilməsi üzrə əsaslı hüquqi işlərin apaniması vəzifələrini qarşıya qoyur.
İdarə aparatının fəali}iyətinin səmərəliliyi sənədlərlə işin düzgün təşkili ilə qırılmaz surətdə bağlıdır. Faktiki olaraq məlumat mənbələri əsasında qərarlann hazırlanması və qəbulu ilə əlaqədar olan bütün idarəetmə məsələləri sənədləşdirmədən, sənədlərin yaradılması, icrası və rəsmiləşdirilməsindən kənarda qala bilməz.
İdarə aparatının bütün işçilərinin, texniki icraçılardan tutmuş struktur bölmələrinin rəhbərlərinədək fəaliyyəti sənədlərlə əlaqəlidir. Bir hissə sənədləri yaradır, digərləri sənədlərin rəsmiləşdirilməsini və verilməsini təmin edir.
Onlara əsasən qərarlar qəbul edilir və sonra isə icraya yönəldilir. Müasir dövrdə iqtisadiyyatın idarə edilməsi və kargüzarlığm apaniması normativ hüquqi sənədlərə əsaslanaraq qurulmalıdır.
İdarələrdə,müəssisələrdə və təşkilatlarda iş proseslərinin gedişatı kargüzarlıq əməliyyatlarında əks olunur. İş prosesinin səmərəli təşkili üçün kargüzarlıq əməliyyatlarının düzgün qurulmasının böyük əhəmiyyəti vardır.
Kargüzarlıq idarələrdə,müəssisələrdə,təşkilatlarda sənədlərlə işləmə prosesi, sənədlərin qəbulu, qeydi, icrası, icrasına nəzarətin aparılması və sənədlərin saxlanması kimi başa düşülür. Kargüzarlıq işləri kortəbii şəkildə deyil, normativ sənədlər, yəni qanunlar çərçivəsində aparılır.
Qısaca desək, kargüzarlıq idarəetmə prosesində idarəetmə funksiyasını yerinə yetirən sənədləşdirmə və sənədlərlə işin təşkilidir.
Kargüzarlıq prosesinin hüquqi reqlamentləşməsi sənədlərin tərtibi və rəsmiləşdirilməsindən ibarətdir. Bunun üçün də idarəetmə sahəsində sənədlərin rəsmiləşdirilməsi, hazırlanması qaydası, sənədlərlə işləmə, ümumilikdə kargüzarlıq prosesi hüquqi cəhətdən tənzimlənməlidir.
Buna görə də idarələrdə, müəssisələrdə və təşkilatlarda kargüzarhğın apaniması qaydaları qanunlara, qərarlara, dövlət standartlanna, kargüzarhğa dair təlimatlara və digər normativ hüquqi aktlara cavab verməlidir.“Normativ hüquqi aktlar haqqında” AR Qanununun tələblərinə uyğun olaraq sənədləşmə prosesi apanhr.
Bu Qanun Azərbaycan Respublikasının qanunlarının və başqa nonnativ hüquqi aktlanmn hazırlanması, qüvvəyə minməsi, şərhi və bunlarla əlaqədar müvafiq dövlət orqanlannın qarşılıqlı fəaliyyət qaydalarını müəyyən edir.
Normativ hüquqi aktlar səlahiyyətli dövlət orqanı tərəfindən qəbul edilmiş, göstərişləri ümumi məcburi xarakter daşıyan, hüquq normalarını müəyyən edən, dəyişdirən və ya ləğv edən, dəfələrlə tətbiq olunmaq üçün nəzərdə tutulmuş rəsmi yazılı sənəddir.
Vahid dövlət kargüzarlıq sisteminin yaradılması indi və gələcəkdə idarəetmə işlərinin və onlann təşkilatı fəaliyyətinin sənədləşdirilməsinin təkmilləşdirilməsidir.
Müasir şəraitdə kargüzarlıq prosesinin qanunauyğunluqla gedişi sənədləşdirmənin bilavasitə optimallaşdınlmasıdır. Karğüzarlıq sisteminin əsas qaydalannm aparılması üzrə normativlər kargüzarlığın kompleks qaydalan və idarəetmə sənədlərinin hazırlanması, onlann arxivlərə verilməsi prosesini müəyyən edir.