Toshkent – 2003

– BOB “Hujjatlashtirish va inventarizatsiya”

Yuqorida ta’kidlanganidek, buxgalteriya hisobining xususiyatlaridan biri xo’jalik muomalalarini yoppasiga va uzluksiz aks ettirilishi hisoblanadi. Bu dastlabki hisob axborotning manbai hisoblangan hujjatlashtirish yordamida amalga oshiriladi. Barcha xo’jalik muomalalariga tuziladigan hujjatlar majmuasi hujjatlashtirish deb ataladi. Ulardagi ma’lumotlar keyinchalik joriy buxgalteriya hisobida xo’jalik muomalalarini aks ettirish uchun yagona asos bo’lib xizmat qiladi.

Xo’jalik muomalalari ustidan kuzatishni amalga oshirishni ta’minlab va ularni albatta schyotlarda aks ettirilishining sharti bo’lib hisoblangan hujjatlashtirish, buxgalteriya hisobi usulining tarkibiy unsuri bo’lib hisoblanadi.
Birorta bir xo’jalik muomalasi ham, agar unga tegishli tartibda tuzilgan va rasmiylashtirilgan hujjat bo’lmasa, hisobga olinishi mumkin emas. Shuning uchun har bir hujjat ma’lum talablarni hisobga olgan holda tuzilgan bo’lishligi va undagi muomalalarning sodir bo’lishi yoki rasmiylashtirilishida qatnashgan hamda shu bilan tegishli jarayonlar haqiqatda korxonada sodir bo’lganligini tasdiqlovchi shaxslarni imzolari bilan tasdiqlangan bo’lishi kerak.
Buxgalteriya yozuvlariga asos bo’lib hisoblangan hujjatlarda sodir bo’gan xo’jalik jarayonlar to’g’risidagi ma’lumotlar mavjud bo’ladi. Ulardan ko’pchiligi shuningdek tegishli xodimlarga u yoki bu muomalalarni bajarishga ruxsat etuvchi ma’lumotlarga ega bo’ladi.
Demak, buxgalteriya hujjati muomalasining haqiqatda sodir bo’lganligi haqida hamda uni amalga oshirishga bo’lgan huquqning yozma guvohnomasidir.
Hujjat lotincha «documentum» so’zdan olingan bo’lib, isbotnoma, guvohnomani anglatadi.
Hujjatlashtirish hujjatlar majmuasini anglatadi, hujjatlash deganda esa xo’jalik muomalalarini hujjatlarning tegishli bosma ish qog’ozlari (blank)da rasmiylashtirish tushuniladi.
Hujjatlashtirishning korxona ishidagi ahamiyati hisob yozuvlarini asoslovchi vosita sifatida xizmat qilish bilan cheklanmaydi. Bundan tashqari, u katta tahliliy ahamiyatga egadir.
Buxgalteriya hujjatlaridan buyruqlarni buyruq beruvchilardan uni bajaruvchilarga topshirish uchun foydalaniladi, ya’ni xo’jalik faoliyati ustidan boshqarish uchun qo’llaniladi.
Hujjatlashtirish vositasida amalga oshirilgan muomalalarning to’g’riligi nazorat qilinadi, bajarayotgan ishlarning joriy tahlili olib boriladi, yoki u boshqa xo’jalik yuritish qoidalarini buzulishini aniqlaydi. Demak, hujjatlashtirish nazorat - tahliliiy funktsiyalarni bajaradi.
Mulkni saqlash borasida hujjatlashtirish alohida ahamiyatga egadir. Hujjatlar yordamida moddiy - javobgar shaxslar harakatining to’g’riligi kuzatiladi (ular tomonidan boyliklarni olish va berish, xo’jalik muomalalarini amalga oshirish qonuniga rioya qilinishi tekshiriladi).
Hujjatlashtirish o’g’rilik qilish hodisalari, turli suiste’mol qilishlarning ochib beradi, ayrim hollarda esa ularning oldini olish imkonini ham beradi.
Hujjatlashtirishning huququiy (yuridik) ahamiyati juda kattadir. Hisobda qayd etilgan hodisalarning to’g’riligini tasdiqlash bilan bir vaqtda, hujjatlar ushbu korxona bilan boshqa tashkilotlar va shaxslar o’rtasida yuzaga kelgan kelishmovchiliklarda inkor qilib bo’lmaydigan dalolatnoma bo’lib hisoblanadi. Ulardan sud va prokoratura organlari har xil da’volar to’g’risidagi janjalli masalalarni hal qilishda, shartnomalar va boshqa majburiyatlarni bajarishdagi to’la - to’kislikni tekshirishda foydalanishadi. Lekin hujjatlar faqat ularga qo’yilgan barcha talablarga rioya qilgan holda tuzilgan va rasmiylashtirilgan bo’lsagina yuridik kuchga ega bo’ladilar.
Boshqaruv hisobi tizimida ishlab chiqarishning normal holatida materiallar, mehnat va hokazolarni ishlab chiqarishga sarflashning belgilangan me’yorlaridan (standartlardan) chetga og’ishlarni rasmiylashtirish uchun mo’ljallangan xabar berish (signal) hujjatlari alohida muhim ahamiyatga egadir.

Hisob axborotini moddiy tashuvchilari bosma ish qog’ozlar (blankalar), vinchestr, fayllar, disketlar, perfokartalar, porfolentalar, magnitlentalari va shu kabilardan iborat. Ulardan korxonalardagi xo’jalik muomalalarining olish va ishlash uchun qo’llanilayotgan texnika vositalariga qarab foydalaniladi. Ulardan ba’zilari muomalalarni bevosita sodir bo’layotgan daqiqada o’z ichiga oladi, boshqalari axborotni dastlabki tashuvchilarning ma’lumotlari asosida avtomatik tarzda PEHMga kiritish imkonini berib, ularni qulayroq yo’l bilan ishlash uchun xizmat qiladi.

Hozirgi vaqtda, ko’pchilik xollarda eng keng tarqalgan moddiy tashuvchilar hisob bosma ish qog’ozlari (blankalari) hisoblanadi. Bu oldindan ustunlar bilan bosilgan qog’oz varag’idir. Hisob bosma ish qog’ozlari ularda aks ettiriladigan muomalalar mazmunining hajmiga qarab, har xil bo’ladi.
Hisob bosma ish qog’ozlari qo’l bilan yoki mexanizatsiyalashtirilgan yo’l bilan (PEHM yordamida) to’ldiriladi. Bosma ish qog’ozida hujjatlar kerakli miqdordagi ko’chirmalarni olish maqsadida odatda bir nechta nusxada tuziladi. Shu davrgacha korxonalarning ko’pchiligida muomalalarni bevosita aks ettirish hisob bosma ish qog’ozlarini to’ldirish yordamida amalga oshirilar edi. Lekin shuni nazarda tutish lozimki hisob bosma ish qog’ozi hisob texnikasining rivojlanishining ma’lum bir bosqichida hisob axborotining boshqa moddiy tashuvchilar bilan almashtiriladi. Uni chetlashtirish jarayoni hisob ishlarining ba’zi joylarda hoziroq boshlangan va rivojlanib bormoqda.
Hisobga maxsus hisob uskunalari va elektron hisoblar mashinalarini joriy etish muomalalarini avtomatik tarzda qayd etish va ularning mazmunini mashinaning doimiy yoki vaqtinchalik eslab qoladigan tizimida aks ettirish imkonini beradi. Mazkur tizim bu ma’lumotlarni keyinchalik hisobda va tezkor ishda foydalanish uchun topshiradi.

Korxonalarda sodir bo’ladigan muomalalar o’zlarining mazmunlariga ko’ra xar xildir. Hujjatlar o’rtasidagi farqlar shuningdek ulardan hisob ishlarida foydalanishning xususiyatlari bilan ham shartlanadi. Shu munosabat bilan hujjatlarni buxgalteriya hisobida to’g’ri ko’llash uchun ularni barcha turlarini yaxshi bilib olish kerak bo’ladi. Buning uchun hujjatlarni ma’lum bir xususiyatiga qarab tasniflash zarur.

Buxgalteriya hujjatlari quyidagi belgilarga qarab turkumlanadi: qanday maqsadlarga tayinlanganligi, tuzish tartibi va muomalalarni qamrab olishligi.
Hujjatlar qanday maqsadga tayinlanganligiga qarab farmoyish isbotlovchi (tasdiqlovchi) buxgalteriya rasmiylashtiruvchi va aralash (kombinatsiyalashtirilgan) turlarga bo’linadi.
Farmoyish deb, u yoki bu xo’jalik muomalalarini bajarish to’g’risidagi buyruq (farmoyish)ga ega bo’lgan hujjatlarga aytiladi. Ularga buyruqlar, cheklar, ishonchnomalar va boshqalar kiradi. Ularning asosiy vazifasi rahbar xodimlarning topshirig’i bevosita bajaruvchilarga topshirishdan iborat. Ko’pchilik muomalalar faqat farmoyish hujjatlari mavjud bo’lgandagina amalga oshiriladi. Masalan, navbatdagi ta’til uchun ish haqi faqat mazkur xodimni ta’tilga chiqarish haqida buyruq bo’lsagina to’lanadi.
Farmoyish hujjatlari xo’jalik muomalalari sodir bo’lganligini tasdiqlovchi faktorlarga ega emas, shuning uchun ular o’zlaricha muomalalarni hisobda aks ettirish uchun asos bo’la olmaydi. Shuni ta’kidlash lozimki, faqatgina muomalalarni bajarish to’g’risidagi farmoyishlar unsuriga ega bo’lgan hujjatlar uncha ko’p emas. Ko’pincha farmoyish ma’lum hujjatda berilib, shu hujjatning o’zida keyinchalik shubu muomala rasmiylashtiriladi. Bir nechta funktsiyaning bitta hujjatda bunday birlashtirish aralash (kobinatsiyalashtirilgan) hujjatlarni vjudga keltiradi.
Isbotlovchi (yoki bajaruvchi) hujjalar deb amalga oshirilgan muomalalarni rasmiylashtiruvchi hujjatlarga aytiladi. Ular muomalalar sodir bo’lish daqiqasida tuziladi va ushbu muomalalarni hisobda qayd qilishning birinchi bosqichini anglatadi.
Isbotlovchi hujjatlarga misol bo’lib kirim orderlari hisoblanadi.
Kirim orderlari korxona omboriga kelib tushayotgan moddiy boyliklarni rasmilashtirish uchun ishlatiladi. Uning shakli kelib tushgan boyliklar to’g’risidagi ma’lumotlar buxgalteriyada keyinchalik qanday ishlashi (qo’l bilanmi yoki hisoblash mashinalaridami)ga bog’liq.
Isbotlolvchi hujjatlarning turlari juda ko’p. Ularga shuningdek mulklarni qabul qilish - topshirish dalolatnomalari, ularni harakatini rasmiylashtiruvchi nakladnayalar, bajarilgan ishlar haqidagi raportlar va boshqalar kiradi.
Shuni nazarda tutish kerakki, hozirgi paytda hujjatlarning isbotlovchi funktsiyalarini faqat muomalalarni bajarish haqidagi farmoyishlar unsurlari bilangina emas, balki ularning buxgalteriya rasmiylashtiruv unsurlari bilan ham birlashib yuritishga harakat qilmoqdalar. Shuning uchun ko’pchilik xo’jalik muomalalari alohida isbotlovchi hujjat bilan rasmiylashtirilmoqda.
Buxgateriya rasmiylashtiruvchi hujjatlari, deb buxgalteriya xodimlari tomonidan hisob yozuvlarini tayyorlash hamda ularni engillashtirish, qisqartirish va soddalashtirish uchun yaratilgan hujjatlarga aytiladi. Bularga taqsimlovchi, hisob - kitoblar (masalan, kalkulyatsiya), turli tuman buxgalteriya ma’lumotlari va shu kabilar kiradi.
Buxgalteriya rasmiylashtiruv hujjatlariga misol sifatida asbob - uskunalarni saqlash va ishlatish xarajatlari, umumishlab chiqarish xarajatlarini taqsimlash vedomostini keltirish mumkin. Bu vedomostlarni tuzish uchun kerak bo’lgan ma’lumotlar tegishli hujjatlar bilan tasdiqlangan xarajatlarni aks ettiruvchi «Umumishlab chiqarish xarajatlari» schyotidan olinadi.
Buxgalteriya ma’lumotnomalari ma’lum summani bir schyotdan boshqa schyotga o’tkazish kerak bo’lganda schyotni yopishni rasmiylashtirish, hisob yozuvlarida, yo’l qo’yilgan xatoni to’g’irlash xollarida va hokazolarda tuziladi. Bunga bo’lgan ehtiyoj juda ko’p uchraydi, shuning uchun shunga o’xshash ma’lumotlarni tuzish buxgalteriya amaliyotida juda keng tarqalgan.
Buxgalteriya rasmiylashtiruvchi hujjatlarining turlaridan biri amalga oshirilgan muomalalar bo’yicha schetlar korrespondentsiyasi mazkur muomalani rasmiylashtirilgan asosiy hujjatning bosma ish qog’ozi (blanki)ning shu maqsad uchun maxsus ajratilgan joyida yoki boshqa usul bilan ko’rsatiladi.
Buxgalteriya rasmiylashtiruv hujjatlari mustaqil ahamiyatga ega bo’lmaydi. Ulardan faqat tegishli boshqa isbotlovchi hujjatlar bilan birgalikdagina foydalanish mumkin. Ular hisobda hisob yozuvlarini osonlashtiruvchi va tayyorlovchi texnikaviy vosita hisoblanib, ko’makchi ahamiyatga egadir.
Aralash (kombinatsiyalashtirilgan) hujjatlar deb, bir nechta hujjatlar turining, ya’ni farmoyish va isbotlovchi, isbotlovchi va buxgalteriya rasmiylashtiruv hujjatlarining belgilarini birga qo’shib olib boradigan hujjatlarga aytiladi.
Ular bir vaqtning o’zida ham mazkur muomalani bajarish to’g’risida farmoyish, ham uning bajarilganligi haqida dalolat beruvchi (isbotlovchi) hujjat sifatida xizmat qilib, ushbu muomalaning bajarilganligini qayd qiladi va shu bilan birga ularni schyotilarda aks ettirish tartibi haqida ko’rsatmalar beradi.
Aralash hujjatlarga misol sifatida bo’nak (avans) hisobotini keltirish mumkin. U hisobdor shaxs tomonidan olingan bo’nakdan qilingan xarajatlarni ko’rsatish uchun tuziladi. Bu xarajatlarning ro’yxati ularni tasdiqlovchi hujjatlar ko’rsatilgan xolda hisobdor shaxs tomonidan
bo’nak hisobotining orqa tomonida keltiriladi. Hisobotning yuz tomonida har xil ma’lumotlar - hisobdor shaxsning ismi, sharifi, unga berilgan summa va hokazo keltiriladi. Zarur bo’lgan hollarda shu betning o’zida buxgalteriya xodimi tomonidan alohida ajratilgan joyda xarajatlar qanday schyotlarda aks ettirilishi kerakligi ham ko’srsatiladi.
Bo’nak hisobotida muomalaning mazmuni va buxgalteriya yozuvi haqidagi ma’lumotlarning mavjudligi uni aralash hujjati sifatida tafsiyalaydi. Chunki unda isbotlovchi hujjat va buxgalteriya rasmiylashtiruv hujjatlarining belgilari birlashtirilgandir.
Aralash hujjatlar tarkibiga shuningdek materiallarni chetga yoki qayta ishlovga berib yuborish haqidagi nakladnayalar, materiallarni ombordan berish uchun talabnomalar, kassa kirim va chiqim orderlari va boshqalar ham kiritiladi.
Bir hujjat bir nechta hujjatlar turining belgilarini birga olib borish katta ahamiyatga egadir. U hisobdagi hujjatlashtirishni yaqqollashtiradi, hujjatlarni ishlashda ulardan foydalanish soddalashtiradi va engillashtiradi va provardida hisob bosma ish qog’ozlariga sarflarni qisqartiradi. Zamonaviy buxgalteriya amaliyotida aralash hujjatlardan foydalanish ayniqsa keng tarqalgan.
Tuzilish navbatiga qarab hujjatlar dastlabki (birlamchi) va yig’ma hujjatlarga bo’linadi.
Dastlabki hujjat deb sodir bo’lib o’tgan muomalalarni dastlab aks ettiradigan hujjatlarga aytiladi. Ular mazkur muomalalar haqiqatda bajarilganligining isboti bo’lib hisoblanadi.
Dastlabki hujjatga misol sifatida materiallar talabnomalarini keltirish xizmat qilishi mumkin. Ular materiallarni ombordan berilishida tuziladi va omborchi tomonidan unga materiallarni berish to’g’risidagi farmoyishni bajarilganligi haqida guvohlik beradi. Dastlabki hujjatlar tarkibiga shuningdek qabul qilish - topshirish dalolatnomalari, nakladnayalar, tilxat, kvitantsiyalar va boshqalarni kritish mumkin.
Yig’ma hujjat deb dastlabki hujjatlar asosida tuziladigan hujjatlarga aytiladi. Ularda tegishli dastlabki hujjatlar asosida rasmiylashtirilgan muomalalar aks ettiriladi. Yig’ma hujjatlarga yuqorida ko’rib chiqilgan bo’nak hisoboti, umumishlab chiqarish xarajatlarini taqsimlash vedomostlari, kalkulyatsiyalar va boshqalar kiradi.
Bu hujjatlarning barchasida, dastlabki hujjatlardan olinganlardan tashqari yangi ma’lumotlar (hissador shaxs tomonidan amalga oshirilgan barcha xarajatlarning umumiy summasi, taqsimlash ob’ektlariga olib boriladigan taqsimlanadigan xarajatlar summasining qismlari, xarajatlar moddalari va boshqalar) ham mavjuddir.
Demak, yig’ma hujjatlar, birinchidan, dastlabki hujjatlarning ma’lumotlarini umumlashtirish va yig’ma ko’rsatkichlarni olish uchun, ikkinchidan hisobga olinayotgan muomalalar to’g’risida qo’shimcha ma’lumotlar olish maqsadida dastlabki hujjatlar
ma’lumotlarini umumlashtirish va bu muomalalarni yangi bo’limlarga ajratilgan xolda aks ettirish uchun xizmat qiladi.
Shundan kelib chiqqan xolda, yig’ma hujjatlardan muomalalar haqidagi dastlabki ma’lumotlarni ishlash vositasi sifatida foydalaniladi, desak bo’ladi.
Muomalalarni qamrab olish usuliga qarab, hujjatlar birgalik va jamg’aruvchilarga bo’linadi.
Birgalik hujjatlar bitta bitta yoki bir vaqtning o’zida bir nechta muomalalarni aks ettiradi. Bu xarajatlarning farq qilib turadigan xususiyatlari shundan iboratki, ular tuzilib bo’lganlaridan keyinroq buxgalteriya topshirilishi va buxgalteriya yozuvlari uchun ishlatilishi mukin.
Birgalik hujjatlarga kirim orderlari, qabul qilish - topshirish dalolatnomalari, to’lov talabnomalari, kassa orderlari va hakozolar kiritilishi mumkin.
Jamg’aruvchi hujjatlar korxonada har xil vaqtlarda (bir hafta, dekadada, yarim oyda) amalga oshirilayotgan bir turdagi muomalalarni rasmiylashtirish uchun xizmat qiladi. Ular korxonada qisqa vaqt ichida ko’plab sodir bo’ladigan muomalalar bo’yicha yozib boriladigan hujjatlar sonini qisqartirish maqsadida tuziladi.
Yuqorida ko’rib chiqilgan hujjatlardan bo’nak hisoboti jamg’aruvchi hisobotdir.
Undan hisobdor shaxs tomonidan bo’nak olingan daqiqidan boshlab o’tgan davr ichida qilingan xarajatlar aks ettiriladi.
Boshqa jamg’aruvchi hujjatlar ham uchrab turadi. Ularga masalan, limit - zabor kartasi, ish vaqtini hisobga oladigan tabel, bajarilgan ishlar vedomosti va hokazodan iborat.
Jamg’aruvchi hujjatlardan foydalanish sintetik schyotlar bo’yicha yozuvlar bir oyda bir marta barcha bir turdagi hujjatlarning umumiy yakuni bilan aks ettiriladigan xollarda borgan sari keng tarqalib bormoqda.
Ba’zi mualliflar hujjatlarni shuningdek boshqa belgilari, masalan, boshqaruv funktsiyalari, qatorlar soni, tuziladigan joyi va shu kabilar bo’yicha ham guruhlaydilar.

Har bir hujjat shunday rasmiylashtirilgan bo’lishi kerakki, unda amalga oshirilgan muomalalar haqida to’la - to’kis fikrga ega bo’lish va uning isbotlovchi kuchini ta’minlash uchun zarur bo’lgan barcha ma’lumotlar mavjud bo’lsin. Hujjatlarning tarkibiy unsurlari hisoblangan bu ma’lumotlar uning rekvizitlari deb nomlanadi. Rekvizit (lotincha reqnisitum) - bu kerakli, talab qilinadigan degan ma’noni anglatadi.

O’z xususiyatiga ko’ra rekvizitlar har xil bo’ladi. Ular o’zlarida aks ettirilgan hujjatlarning vazifalari va muomalalarning mazmuniga bog’liq. Mutlaqo aniqki, masalan, ishchiga ish haqi hisoblashni rasmiylashtiradigan hujjat (ishbay ishiga naryad)ning rikvizitlari, to’lov talabnomasi (tovarlarning sotilishini qayd etilgan hujjat)ning rekvizitlaridan, albatta farqlanadi.
Lekin har xil hujjatlarning mazmunidagi katta farqlarga qaramasdan, har qanday muomalani buxgalteriya hisobida aks ettirish uchun zarur bo’lgan rekvizitlar mavjud bo’lishi kerak.
«Buxgalteriya hisobi to’g’risidagi Qonun»ning 9-moddasiga binoan dastlabki hujjatlarni zaruriy rekvizitlari bo’lib quyidagilar hisoblanadi:

• 
  korxonaning nomi;
  
• 
  hujjatning nomi va nomeri, uning tuzilishi sanasi, va joyi;
  
• 
  xo’jalik muomalalarini nomi, mazmuni va miqdoriy o’lchovi (natura va pul ko’rinishida);
  
• 
  ma’suliyatli shaxslarning shaxsiy imzolari.
  

Ushbu qonunda shu narsa alohida ta’kidlanadiki, dastlabki hisob hujjatlarituzgan va imzolagan shaxs ularni o’z vaqtida tuzilganligi, to’g’riligi, ishonchliligi, shuningdek ularni buxgalteriya hisobida aks ettirish uchun belgilangan muddatlarda topshirish bo’yicha javobgardir.
Buxgalteriya hujjatlarini tuzishga ham ma’lum talablar qo’yiladi. Barcha hujjatlar o’z vaqtida, qoidaga ko’ra, muomala sodir bo’layotgan daqiqada, sifatli tuzilishi, ularda ishonchli ma’lumotlar bo’lishi hamda barcha majburiy rikvizitlarga ega bo’lishi kerak.
Hozirgi paytda buxgalteriya hisobida avtomatlashtirish vositalari borgan sari ko’proq qo’llanilayotganligi tufayli, hujjatlar shuningdek hujjatlashtirish talablariga javob beradigan tartibda joylashtirilgan (joylanishining ketma - ketligi, zaruriy ma’lumotlarning maxsus ajratib
ko’rsatilganligi va hokazo) rekvizitlarga ega bo’lishi kerak. Ayrim rekvizitlarning shifrlari (raqamli belgilari) hujjatda ular tegishli matn mazmuni bilan birgalikda ko’rsatilishi kerak.
Agar yig’ma hujjat mashina yordamida tuzilsa, unda bu hujjatda uning mazmunini tavsiflovchi sarlovha, undagi ma’lumotlarning isbotlovchi hujjatlarga muvofiqligini tasdiqlovchi shaxslarning imzolari keltiriladi. Isbotlovchi hujjatlarning vazifasi axborotni mashinali tashuvchi bajarganda, u qo’l bilan tayyorlanganga o’xshash isbotlovchi hujjatning barcha rekvizitlariga ega bo’lishi kerak. Hisob axborotini u yoki bu mashinali tashuvchisida avtomatik tarzda qayd etilgan muomalalar majmuasi to’g’risidagi yakuniy ma’lumotlar keyinchalik barcha majburiy rekvizitlarga ega bo’lgan tegishli hujjatni tuzish bilan tasdiqlanishi kerak.
Hujjatlarni siyoh, kimyoviy qalam bilan, yozuv mashinalari yoki boshqa mixanizmlar yordamida yozib berish ruxsat etiladi. Ayniqsa pul hujjatlari - kirim va chiqim kassa orderlari, cheklari, to’lov topshiriqlari va boshqa bank hujjatlarini rasmiylashtirishda qat’iy tartib o’rnatigan. Ularni yozib berish bank tomonidan o’rnatilgan qoidalarga binoan amalga oshiriladi. Masalan, pullarni qabul qilish va berish hujjatlarida summa faqat raqamlarda emas, undan tashqari, yozuv bilan ham ko’rsatiladi. Bunday tartib qator moddiy boyliklarni sarflashga doir hujjatlarga ham tegishlidir.
Hujjatlar batartiblik bilan tuzilishi, matn va raqamlar shunday aniq va ravshan yozilishi kerakki, undan rasmiylashtirilgan muomalaning mazmuni va hajmini osonlik bilan tushunib olish mumkin bo’lsin. Hujjatdagi imzolar ravshan bo’lishi kerak. Hujjatdagi matnda ham, raqamli ma’lumotlarda ham hech qanday tozalashlar, dog’ va izohlanmagan to’g’irlashlarga ruxsat etilmaydi. Kirim va chiqim kassa orderlarida umuman hech qanday to’g’rilashlarga yo’l qo’yilmaydi. Hujjatlardagi ma’lumotlarning ishonchliligi va ularning yuqori sifatli tuzilganligi uchun ularga imzo chekkan xodimlar (tsex boshliqlari, omborchilar, kassirlar va boshqalar) javob beradi.
Hujjatlardan ikki marta (qayta) foydalanishga yo’l qo’ymaslik maqsadida ulardan ba’zilari o’chiriladi. Bu kirim va chiqim orderlarga biriktiriladigan barcha hujjatlar (arizalar, ishonchnomalar va shu kabilar)ga tegishlidir. O’chirish maxsus to’rtburchak muhr (shtamp) bilan yoki «Oldinda» yoki «To’lanadi» degan imzo bilan, sanasi ko’rsatilgan holda amalga oshiriladi.
«O’chirildi» degan muhr bilan barcha bank hujjatlari hamda ish haqini hisoblash yoki boshqa to’lovlar qilishga asos bo’lgan hujjatlarning amal qilishi to’xtatiladi.

Xo’jalik muomalalarini hujjatlashtirish ikki bosqichdan: aks ettiriladigan muomalalar to’g’risidagi ma’lumotlarni idrok etish (hisoblab chiqish, o’lchash, chamalab ko’rmoq) va olingan ma’lumotlarni hujjatlarga yozib qo’yish (uning rekvizitlarini yozib qo’yish)dan iborat. Ma’lumotlarni idrok etish va ularni hujjatlarga yozib qo’yish dastlabki hisob deb ataladi.

Dastlabki hisob - kitob ishlarining ko’pchilik qismini hosil qiladi. Shuning uchun uni soddalashtirish katta ahamiyatga ega bo’lgan juda muhim muommodir. Dastlabki hisobning yuritishga sarflanadigan vaqtni qisqartirish, hisob va rejalashtiirish bilan bog’liq bo’lgan barcha boshqa ishlarga qilinadigan sarflarni kamaytirish singari, hisobchilik xodimlarini qisqartirish va shu bilan davr xarajatlarini kamaytirishga olib boradi.
Dastlab hisob ikki usul - qo’l bilan va mashinalar bilan amalga oshirilishi mumkin.
Hujjatlarni qo’l bilan tuzish ko’p vaqtni egallaydi va ularda aks ettirilgan muomalalarni ba’zida ularni hujjatlarga noto’g’ri kiritilishi natijasida buzib ko’rsatishga olib kelishi mumkin. Undan tashqari, u qo’l bilan yozuvning mehnat talabchanligi, bosma ish qog’ozlarini tayyorlash va nusxasini ko’paytirish bilan bog’liq bo’lgan ish vaqtining ko’p va unimsiz xarajatlarini talab qiladi.
Yirik korxonalarda faqat ish haqini rasmiylashtirish uchun har oyda un, ba’zida esa yuz minglab hujjatlarni yozib berishga to’g’ri keladi. Har xil ishlab chiqarish muomalalarini hisoblab chiqish va o’lchashning tezligi va to’g’riligini ta’minlash, qo’l mehnatini qisqartirish va uni mexanizatsiyalash maqsadida korxonalarda maxsus uskuna va asboblar (o’lchov idishlari, hisob tarozilari, hisoblagichlar, va boshqalar)dan foydalaniladi. Lekin bu uskuna va asboblar dastlabki hujjatlarni tuzishdagi qo’l mehnatini to’liq qila olmaydi, chunki ular hujjatlarga ma’lumotlarni yozishlarni mexanizatsiyalashtirmaydi. Bu ishlarni avtomatik uskunalar osonlashtiradi.
Hozirgi vaqtda yozib boradigan uskunalar bilan jihozlangan har xil hisoblagichlar va hisob tarozilari yaratilgan bo’lib, ma’lumotlarni hisoblab va o’lchab berish bilan bir vaqtda hisob hujjatlariga ularni yozib ham boradi. Bunday asboblar dastlabki axborotni avtomatik tarzda olish imkonini beradi va uni PEHMga kiritib, ma’lumotlarni qisqa muddatda ishlab chiqarishga yordam beradi.
Dastlabki hisobni avtomatlashtirish moliyaviy va boshqaruv hisobini tashkil qilishda bosh muammo bo’lib hisoblanadi. Bu muammoni echish hujjatlarni yozib berish bilan shug’illanadigan xodimlar sonini qisqartirish, hisobchilik xodimlarini saqlash xarajatlarini kamaytirish va mehnat unumdorligini oshirish imkonini beradi. Undan tashqari, hujjatlashtirish bilan shug’ullanadigan xodimlar o’zlariga xos bo’lmagan ishlardan ozod bo’ladilar.

Hujjatlar yozib berilishi daqiqasidan tortib to arxivga topshirilgunga qadar ancha uzun bo’lgan yo’lni o’tib boradilar. Ular muomalalar amalga oshirilayotgan paytda tezkor xodimlar tomonidan tuzilib, moddiy javobgar shaxslarning hatti - harakatlarini oqlovchisi sifatida xizmat qiladilar va shu muomalalarning to’g’ri ekanligini tasdiqlaydilar. Dastlabki va ayniqsa, yig’ma hujjatlar turli - tuman hisobotlar asosida - muomalalarni bajaruvchilar ishi hamda ishlab chiqarish topshiriqlarining bajarishni boshqarish ustidan nazorot olib boriladi. Hujjatlar amalga oshirilayotgan muomalalarni bajaruvchi boshqarish ustidan nazorot olib boriladi. Hujjatlar amalga oshirayotgan muomalalarning maqsadga muvofiqligi ustidan dastlabki va navbatdagi nazorotni amalga oshirish imkonini beradi. Ko’pincha tezkor xodimlarning amaliy ishlari faqat muomalalarning bajarilishi tugagandan keyin hujjatlarning rasmiylashtirilishini tekshirish (navbatdagi, keyingi nazorat) yo’li bilangina emas, balki bajarilishiga qadar muomalalarni bajarish uchun oldindan tayorlab qo’yilgan hujjatlarni ko’rib chiqish va tekshirib belgilash (dastlabki (oldingi) nazorot) usuli bilan ham nazorot qilinadi.

Tezkor boshqaruvdan foydalanib bo’lgandan keyin, hujjatlar ular bilan rasmiylashtirilgan muomalalarni moliyaviy va boshqaruv hisobi tizimida yig’ma ma’lumolarni olish maqsadida aks ettirish uchun buxgalteriyaga topshiriladi. Bu erda buxgalteriya xodimlari ularga qarab amalga oshirilgan muomalalarni maqsadga muvofiqligi va qonuniyligini tekshirayotgan paytda, ulardan nazorat maqsadlarida ham foydalaniladi. Hujjatlar ishlanib bo’lganidan keyin arxivga saqlash uchun topshiriladi. Hujjatlar o’tgan yo’l hujjatlar aylanishi deb nomlanadi. Shunday qilib, hujjatlar aylanishi deganda, hujjatlarning tuzilsa daqiqasidan boshlab, to arxivga saqlash uchun topshirishgacha qilingan harakati tushuniladi.
Enidi buxgalteriya aparatidagi hujjatlar aylanishining mazmunini chuqurroq o’rganib chiqamiz.
Buxgalteriya xodimlariga kelib tushgan hujjatlar birinchi navbatda muomalalarning qonuniyligi, ularning rasmiylashtirishga doir talablarning bajarilishi, arifmetik amallar va hisoblarning to’g’riligi nuqtai nazaridan tekshiriladi.
Hujjatlar bilan rasmiylashtirilgan muomalalarning qonuniyligini tekshirish (hujjatlarni mohiyatiga qarab deb nomlangan tekshirish) xo’jalik muomalalarini bajarishning amaldagi qoidalariga rioya qilinishni aniqlash, ularni belgilab qo’yilgan topshiriqlariga, me’yorlar yoki smetalarga to’g’ri kelishi nuqtai nazaridan tekshirishdan iborat.
Hujjatlarni shakliga qarab tekshirish (rasmiy deb nomlangan tekshirish) hujjatlar rekvizitlarini to’ldirishning to’la ekanligini aniqlash, ularda tegishli imzolarni mavjudligi va shu
kabilarni aniqlashdan maqsadidan iborat. Bunda bir vaqtning o’zida muomalalarni aks ettirishning ravshanligi, unga o’lchagichlarning (natural, mehnat va pulda ifodalangan) aniq keltirilganligi, hujjatni tuzish sanasining to’g’ri ko’rsatilganligi ham tekshiriladi.
Arifmetik amallar va hisoblashni tekshirish (arifmetik tekshirish) hujjatlarini to’ldirish paytida arifmetik amallarning to’g’ri bajarilganligini: miqdorini narxga ko’paytirish, yakuniy summalarni topishda qo’shish amalini tekshirishdan iborat.
Hujjatlardagi qandaydir xatoliklarni topilgan hisob xodimi uni to’g’irlash uchun qaytarishi yoki ushlab qolishi kerak. Tegishli tartibdagi ruxsatsiz (muomalalarni amalga oshirish uchun rasmiylashtirilgan), to’ldirilmagan rekvizitlar bilan, arifmetik holatlarga va shu kabi (kamchiliklarga ega bo’lgan) hujjatlar qaytariladi. Bunday hujjatlar buxgalteriya tomonidan faqat xatolari bartaraf qilingandan keyingina qabul qilinadi.
Qonunga xilof bo’lgan muomalalarning amalga oshirilishi haqida guvohlik beruvchi yoki qalbaki imzolar, raqamlarning o’chirilishi va shu kabilarga ega bo’lgan hujjatlar hisob uchun asos bo’la olmaydi. Ularni yuzaga chiqarilgan kamchiliklarning mohiyatini aniqlash va aybdor shaxslarga nisbatan choralar ko’rish maqsadida to’xtalib turish lozim.
Hujjatlarni faqat tekshirib bo’lgandan va ularning to’g’ri ekanligiga ishonch hosil qilgandan keyingina ularni tezkor xodimlardan qabul qilishi mumkin.
Hujjatlarni qabul qilish odatda reestr nusxasiga topshirilayotgan hujjatlar ro’yxatiga imzo qo’yish bilan rasmiylashtiriladi. Masalan, ombor mudiri moddiy boyliklarning bir kunlik kirimi va chiqimi to’g’risidagi barcha hujjatlarni tayyorlayotganda ularni buxgalteriyaga jo’natish uchun to’ldirilgan va ilova qilib yuborilgan reestrda tilxat oladi, kassir kassa kirim va chiqim hujjatlarini buxgalteriyaga ular qayd qilingan kassa daftarlariga imzo qo’ydirib topshiradilar.
Tekshirilgan va buxgalteriyadan qabul qilingan hujjatlar hisob ishlovidan o’tkaziladi bu ishlov uch bosqichdan: narxlash, guruhlash va kontirovka (belgilash)dan iborat.
Hujatlarni narxlash yoki taksirovkalash - bu hujjatlarda ko’rsatilgan moddiy boyliklarni pul o’lchagichida baholashdir.
Korxonaning tezkor bo’linmalaridan kelib tushadigan ko’pchilik hujjatlar, pul o’lchagichlariga ega bo’lmaydi. Ularga materiallar kirimi va chiqimi, mahsulotni omborga topshirishni rasmiylashtiruvchi, ombordan xaridorlarga jo’natishga doir va hokazo hujjatlar kiradi.
Pulda narxlash buxgalteriyada materiallar uchun belgilangan narxlar ro’yxati, mahsulotga haqiqatdan qilingan xarajatlar yoki ularning rejadagi narxlari asosida amalga oshiriladi. U odatda hujjatlarni «narx» va «summa» ustunlarida yoki, bunday ustunlar bo’lmagan taqdirda, bo’sh joylarda qilinadi. Bu ishni soddalashtirish maqsadida bir qancha hujjatlar kelib tushgan bir turdagi qiymatliklarni narxlash har bir hujjatda emas, balki mazkur pachkaning eng oxirgi
hujjatida kelib tushgan yoki sarflangan qiymatliklarning narxini ularning umumiy soniga ko’paytirish bilan olib boriladi. U har bir hujjatdagi alohida summani qo’shib chiqish yordamida olinadi. Narxlangan hujjatga misol vazifasini yuqorida keltirilgan kirim orderi bajarishi mumkin.
Narxlangan (taksirovkalangan) hujjatlar guruhlarga ajratiladi.
Hujjatlarning guruhlanishi deganda, ularni o’z mazmunlariga ko’ra bir turdagi pachkalarga ayrish (ajratish) tushuniladi.
Shunday yo’l bilan kassa hujjatlari, materiallarning kirimi va sarfiga mahsulot sotilishiga doir hujjatlar va hokazolar pachkalarga teriladi. Bu pachkalarining har biri ichida hujjatlar maydaroq guruhlarga ajratiladi. Masalan, kassa kirim hujjatlari pullarning kelib tushishi manbalariga, qarab, ya’ni hisob - kitob schyotidan, debitorlardan, hisobdor shaxslardan va shu kabilar bo’yicha guruhlanadi, materiallar harakati bo’yicha hujjatlar - birinchi navbatda omborlar bo’yicha (agar korxonada bir necha ombor bo’lsa), keyin materiallar turlari bo’yicha, kirim hujjatlari - kelib tushish manbalari (tayorlash ishlab chiqarishdan qaytarilishi), chiqim hujjatlari - harakatlarning yo’nalishlari bo’yicha (ishlab chiqarishga, ta’mirlashga, ortiqchasining sotilishiga) guruhlanadi. Shuday tarzda hujjatlar buxgaleriya yozuvlari uchun tayorlanadi. Bir turdagi guruhlarga ajratilgan bu hujjatlar umumiy yakunlari bilan yozuvlarni amalga oshirish imkonini beradi. Dastlabki hujjatlarning guruhlanishi, odatda olingan ma’lumotlarning keyingi hisob ishlovlarining osonlashtiradigan yig’ma hujjatlarni tuzish bilan yakunlanadi.
Ko’pincha dastlabki hujjatlar buxgalteriyaga tuzib olingan hisobotlar bilan birgalikda kelib tushadi. Agar guruhlash buxgalteriyada olib borilsa, unda uning maxsus vedomosti bilan rasmiylashtiriladi.
Buxgalteriya hujjatlarini guruhlashni amalga oshiradigan vedomostlarning ikki turi mavjud: qabul qilingan hujjatlardagi ma’lumotlarni jamg’arish uchun xizmat qiladigan jamg’aruvchi hujjatlar va buxgalteriya hisobida aks ettiriladigan muomalalar haqidagi ma’lumotlarni tizimga solish uchun mo’ljallangan guruhlovchi hujjatlar.
Jamg’aruvchi vedomostlar sekin - asta hujjatlarning buxgalteriyaga kelib tushishiga qarab to’ldiriladi, guruhlovchi hujjatlar esa - har gal alohida, hujjatlardan u yoki bu belgisiga qarab turib olingan ma’lumotlarni guruhlash yo’li bilan to’ldiriladi. Hozirgi vaqtda jamg’aruvchi va guruhlovchi funktsiyalarni umumiy vedomostlarda birlashtirish harakatlari kuzatilmoqda. Shu maqsadda hujjatlardagi ma’lumotlar ularning jamg’arilayotgan jarayonida guruhlanmoqda.
Shuni ta’kidlash lozimki, hisobni soddalashtirish maqsadida jamg’aruvchi va guruhlovich vedomostlardagi summalar ko’pincha ham sintetik, ham tahliliy qisimlarda aks ettiriladi. Natijada tegishli sintetik schyotlarda mustaqil tartibda tahliliy hisobni yuritishga hojat qolmayapti.
Hozirgi vaqtda dastlabki va yig’ma hujjatlar, shu jumladan jamg’aruvchi va guruhlovchi vedomostlarni ham ishlash, odatda, mashinalashtirish yo’li bilan amalga oshirmoqda.
Zamonaviy tez harakat qiluvchi hisoblash mashinalari yordamida yig’ma hujjatlar tabulyagramma va mashinagrammalar deb nomlanadi. Ular birinchi navbatda eng mehnat talab hisob ishlari (ish haqini hisoblash va taqsimlash, ishchilarning ishlab chiqargan mahsulotlari va mehnat sarflari, har xil moddiy boyliklarning kelib tushishi va sarflanishini hisoblab chiqish va boshqalar) bo’yicha tuziladi. Ularda zaruriy nuqtai nazardan hisoblab chiqiladigan ham qisman, ham umumiy yakuniy summalar ko’rsatiladi.
Keyinchalik hujjatlar kotnirovkaga yuboriladi.
Hujjatlarni kontirovka qilish deganda mazkur muomala bo’yicha korrespondentsiyalanuvchi schyotlarni ko’rsatish, ya’ni buxgalteriya yozuvini tushuniladi. U har xil usullar bilan yuritiladi.
Hozirgi vaqtda buxgalteriya yozuvi asosan muomala (yoki muomalalar guruhi) rasmiylashtirilgan hujjatning bosma ish qog’ozida beriladi. U hujjatning bo’sh joyiga qo’l bilan yoziladi yoki muomala mazmuni, korrespondentsiyalanuvchi schyotlarning raqami va summalarni aks ettirish uchun ustunlarga ega bo’lgan maxsus muhr bosilgan joyga yoziladi. Ba’zida faoliyat darajasi uncha katta bo’lmagan mayda korxonalarda, buxgalteriya yozuvi hujjatning o’zida maxsus ajratilgan qismda qilinadi. Bunday qismlar kassa orderlari, avans hisobotlari va boshqalarning namunaviy bosma ish qog’ozlarida mavjuddir.
Hisob texnikasining takomillashishi va hisobni maksimal darajada soddalashtirish va qisqartirishga intilish buxgalteriya yozuvlari to’g’risidagi ko’rsatmalar va yig’ma hujjatlarni yaratishni bir jarayonida bilashtirishga olib keladi. Bunga, masalan, ko’pchilik schyotlarda qayd qilingan muomalalarning summalarini ularda yozish yo’li bilan yuritiladigan jamg’aruvchi vedomostlarda shu muomalalarni bir vaqtning o’zida schyotlar bo’yicha guruhlash bilan erishiladi. Aynan shu bilan jamg’aruvchi vedomostning to’ldirilishi tugagandan keyin buxgalteriya yozuvi avtomatik tarzda tuzilgan bo’ladi, endilikda esa faqat korrespondentsiyalanuvchi schyotlarning summalarini keltiruvchi ustunlarning yakunini hisoblab chiqishgina qoladi.
Ba’zilarda buxgalteriya yozuvlarini ko’rsatish uchun buxgalteriya yozuvlarini rasmiylashtirishning maxsus hujjatlaridan - provodka yoki momerial orderlardan foydalaniladi.
Korxona xo’jalik faoliyati to’g’risidagi to’g’ri ma’lumotlarni olish buxgalteriya yozuvlarining to’g’riligiga, ya’ni schyotlar korrespondentsiyasining rasmiylashtirilayotgan muomalalarning iqtisodiy mazmuniga va schyotlar o’rtasidagi o’zaro bog’lanish bo’yicha belgilangan tartibga to’g’ri kelishiga bog’liq. Shuning uchun buxgalteriya yozuvlarini tuzishga katta ahamiyat beriladi. Odatda bunday ishning ishlab chiqarishning tegishli qiymatliklarini,
hisobga olish ish haqi bo’yicha hisob - kitoblar va boshqalarni biladigan buxgalterlar olib boradi. Buxgalteriya yozuvlariga, unda korrespondentsiyalanuvchi schyotlarni ko’rsatgan holda, bosh buxgalter yoki uning o’rin bosari imzosini qo’yadi. Bunda ular buxgalteriya hisobining milliy standarti (21 – BHMS) «Xo’jalik yurituvchi sub’eklarning moliya - xo’jalik faoliyati buxgalteriya hisobi schetlari rejasi va uni qo’llash bo’yicha yo’riqnoma»dan foydalanadi.
Schyotlar bo’yicha yozuvlarning ikkinchi marta qaytarilishining oldini olish maqsadida hujjatlarda tegishli belgilar qilinadi. Buning uchun hujjatlarning bosma ish qog’ozining o’zida yoki maxsus muhr qo’yilgan joyda quyidagi yozuv keltiriladi: «... raqamli yozuvga ... varaq ilova keltirilgan, sana, 200 y.».
Hujjatlar kontirovka qilingandan keyin muomalalar sintetik va tahliliy schyotlarda (joriy buxgalteriya hisobida) aks ettiriladi. Keyin hujjatlar arxivga topshiriladi.
«Buxgalteriya hisobi to’g’risidagi Qonun»ga ko’ra hujjatlar arxivda saqlanadi. Buxgalteriya arxivi maxsus binoda yoki yopiq jovonlarda tashkil etiladi. Moliyaviy hisob buxgalteriya arxiviga hujjatlar korxonanning boshqa tarkibiy tuzilmalariga faqat bosh (katta) buxgalterining ruxsati bilan berilishi mumkin. Isbotlovchi hujjatlar (shuningdek buxgalteriya hisobi registrlarini ham) sud - tergov va boshqa organlarning talabi bilan olib qo’yilishi shu organlarning yozma farmoyishi asosida korxona rahbarining ruxsati bilangina amalga oshirilish mumkin.
Ma’lum bir hisob registriga tegishli bo’lgan barcha hujjatlarni alohida papkalarda tikilgan holda birgalikda saqlash maqsadga muvofiqdir. Papka, qoidaga ko’ra, hujjatlar tegishli bo’lgan oy va yil, sintetik schyot raqami, hujjatlar raqami, ularning soni va boshqa ma’lumotlar yozib qo’yiladi. Ko’plab ishlatiladigan isbotlovchi hujjatlar - kassa orderlari, material talabnomalari, ish naryadlari va boshqalar - oyning oxirida birlashtirib tikib qo’yilgani maqsadga muvofiqdir.
Moliyaviy va boshqaruv hisobning buxgalteriya arxivida joriy yil hujjatlari saqlanadi, chunki ular korxona va uning tarkibiy bo’linmalari ustidan rahbarlik qilish, ularning faoliyatini boshqarish hamda har xil turdagi ma’lumotlar tuzish uchun kerak bo’ladi. Yil boshida o’tgan yildagi hujjatlar buxgalteriya arxividan korxonaning moliyaviy va boshqaruv arxiviga topshiriladi. U erda ular amaldagi qoidalar bilan belgilangan muddatda saqlanadi.
Odatda buxgalteriya hujjatlarini saqlashning quyidagi muddatlari belgilangan: turli - tuman hujjatlarning koreshoklari (orderlar, nakladnayalar, kvitantsiyalar, chek daftarlari va shu kabilar) uchun 1 yil; bo’nak hisobotlar, ularga ilova qilingan hujjatlar, schyotlar, to’lov talabnomalari, nakladnayalar, qaydnomalar va boshqa tovar - moddiy boyliklarga doir hujjatlar, hisob - kitob va to’lov vedomostlari bilan birgalikda 3 yil; kassa va bank hujjatlari 5 yil. Boshqaruv hisobning hujjatlari rahbarning ixtiyori bilan belgilangan muddatda saqlanadi.
Hujjatlarning o’tib borishiga korxonada hisoblash texnikasidan foydalanish darajasi ham hisobni markazlashtirish va avtomatlashtirishning tashkiliy shakllariga bog’liq bo’ladi. Hujjatlarning aylanishini ratsional tuzish ham katta ahamiyatga ega va u hujjatlarning barcha ishlov joylaridan tezroq o’tishi bilan ta’minlanadi. Shu bilan birga hujjatlarning kerak bo’lmagan joylarda o’tmasligi va iloji boricha o’tgan joylariga yana qaytib kelmasligi (ortiq yo’lni behuda bosmasligi)ga erishishga harakat ilish kerak. Bularning hammasi korxonada hujjatlardan yaxshiroq foydalanishni ta’minlaydi.

Buxgalteriya hisobining oldida qo’yiladigan muhim talablardan biri uning ko’rsatkichlarining realligi (to’g’riligi)ni ta’minlash talabidir. Bu talabga javob berganda, buxgalteriya hisobining ma’lumotlari haqiqatga to’la - to’kis muvofiq bo’lishi kerak.

Hisobda aks ettiriladigan kelib tushgan yoki berilgan qiymatlar - materiallar, pul mablag’lari, tayyor mahsulot va boshqalarning soni haqiqatda olingan yoki berilgan songa to’g’ri kelishi, shu qiymatlarning hisob ma’lumotlari bo’yicha qoldiqlar miqdori esa ularni saqlash joylaridagi haqiqiy qoldiqlariga to’g’ri kelishi kerak. Vaholanki hisob ma’lumotlari ba’zilarda haqiqatga to’g’ri kelavermaydi. Bu quyidagi sabablar bilan sodir bo’lishi mumkin.

1. 
   Tabiiy sabablar - materiallarning og’irligi yoki sifatining havoning harorati yoki namligining o’zgarishi, ularning kemiruvchi, hashoratlar, mikroblar va boshqalar tomonidan buzulishi, ularning saqlash, bir joydan ikkinchi joyga ko’chirish paytida ko’rish, parlanish, to’qilish va shu kabilar natijasida ko’rilgan yo’qotishlardan iborat.
   
2. 
   Moddiy qiymatliklarni qabul qilish yoki berishdagi noaniqliklar - kam o’lchash, hato hisoblash, kam tortish natijasida mablag’ning boshqa miqdori yoki sifati (hajm, sort) qayd etilishidir. Moddiy boyliklarning bir sortini (sifatini) boshqasi bilan aralashish xillarni almashtirish (peresortitsa) deb nomlanadi.
   
3. 
   Hisobdagi xatolar - dastlabki hujjatlardagi xato yozuvlar, hisoblab chiqishdagi arifmetik xatolar, schyotlarda hujjat ma’lumotlarini noto’g’ri aks ettirish va shu kabilardan iborat.
   
4. 
   Suiste’mollar - o’g’riliklar, kam tortish yoki kam o’lchash, pullar va boshqalarni berishdagi kam hisoblash hamda mablag’larni to’g’ridan - to’g’ri o’zlashtirib olishdan iborat.
   

Yuqorida yoritilgan hodisalarni ularni sodir bo’layotgan daqiqada hisobga olib bo’lmaydi, chunki ular hujjatlashtirilmaydi. Natijada, olingan kelishmovchiliklar (to’g’ri kelmasliklar) faqat vaqti - vaqti bilan o’tkaziladigan mablag’lar haqiqiy qoldiqlarini hisob malumotlar bilan yuzaga chiqariladi. Bunday solishtirib tekshirish hisob ma’lumotlarini to’ldirish va unga aniqlik kiritish hamda turli - tuman suiste’mollarga qarshi kurash olib borish imkonini beradi. Haqiqiy qoldiqlarni yo’qlama (inventarizatsiya) qilish deb nomlanadigan maxsus ro’yxatga olish yo’li bilan aniqlanadi.
Inventarizatsiya (yo’qlama) o’tkazish tartibi 19 – MHBS «Inventarizatsiyani tashkil etish va o’tkazish» bilan belgilanadi.
Yo’qlama qilish - bu hujjatlikdagi mablag’lar to’g’risidagi hisob ma’lumotlarini ularning haqiqatda mavjudligiga to’g’ri kelishini ta’minlash uchun xizmat qiladigan buxgateriya hisobining usulidir.
Shunday qilib, yo’qlama qilish hujjatlashtirishning majburiy qo’shimchasidir. Faqat shu usullarning har ikkalasi - hujjatlashtirish va yo’qlama qilishning yordamchigina barcha xo’jalik hodisalarining to’kis to’liq ettirilishi ta’minlanadi.
Mablag’larni to’la qamrab olishligiga qarab yo’qlama qilish ikki turga, ya’ni to’la va qisman yo’qlama qilishga bo’linadi.
To’la yo’qlama qilish beistisno barcha xo’jalik mablag’larini o’z ichiga oladi. U, qoidaga ko’ra, yillik hisobotni o’tkazishdan oldin keyingi yilning 1-yanvaridagi holatda tuziladi. Lekin uning juda murakkabligi va ko’p mehnat talabligi tufayli mablag’larning ayrim turlarining yo’qlamasini oldinroq o’tkazsa ham bo’laveradi. Masalan, asosiy vositalarni - 1-noyabrdan oldin emas, kapital sarflarni - 1-dekabrda oldin emas, tovarlar, tayyor mahsulot, ishlab zahiralarini - 1- oktyabrdan oldin emas va hokazo.
Qisman yo’qlama qilish xo’jalik mablag’larining biror turini o’z ichiga oladi, masalan, faqat materiallarni yoki faqat mol etkazib beruvchilar bilan hisob - kitoblarni. Ular, to’la inventarizatsiyadan tashqari, yil davomida bir necha marta hisobot ma’lumotlarning aniqligini ta’minlash, o’g’riliklarga va talofatlarga qarshi kurashni kuchaytirish hamda moliyaviy intizomni kuchaytirish maqsadida o’tkazilishi kerak.
19 – BHMS ko’ra, hisobot yilida o’tkaziladigan yo’qlamalar soni, ularni o’tkazish sanasi, ularning har birida tekshiriladigan mulklar va majburiyatlar ro’yxati, yo’qlama o’tkazish majburiy bo’lmagan boshqa xollarda, korxona, tashkilotning o’zi tomonidan belgilanadi. Yo’qlama o’tkazish quyidagi hollarda majburiydir: korxona mulki ijaraga berilganda, davlat yoki munitsipal korxonani sotib olganda, sotilganda, hamda uni aktsiyadorlik jamiyatiga yoki shirkatlar jamiyatiga aylantirilganda; moddiy javobgar shaxslar almashtirilganda (ishlarni qabul qilish - topshirish kuniga); o’g’riliklar va suiste’molliklar hamda qimmatliklarning buzilishi holatlari aniqlanganda; yillik buxgalteriya hisobotini tuzishdan oldin (yo’qlamasi yillik hisobotning 1-oktyabrgacha o’tkazilgan mulklardan tashqari). Imoratlar, inshootlar va boshqa harakatsiz vositalarning yo’qlamasi har ikki - uch yilda bir marta, kutubxona ob’ektlariniki esa besh yilda bir marta o’tkazilishi mumkin.
Asosiy vositalar, kapital qo’yilmalar, tayyor mahsulot va shu kabilarning yo’qlamasi bir yilda kamida bir marta o’tkazilishi kerak (to’la yo’qlama o’tkazilganda). Boshqa mablag’larning yo’qlamasini tez - tez o’tkazib turish maqsadga muvofiqdir. Masalan, debitor va kreditorlar bilan hisob - kitobning yo’qlamasi - bir yilda kamida ikki marta, byudjetga to’lovlar bo’yicha hisob –
kitobni - har chorakda kamida bir marta, pul mablag’larini - har oyda bir marta, banklar bilan hisob – kitobni - har oyning birinchi kuniga o’tkazilishi lozim.
Yo’qlama o’tkazish o’zining xarakteriga ko’ra rejali va to’satdan o’tkaziladigan yo’qlamaga bo’linadi.