24-ma’ruza. Elektron hujjat aylanish tizimlari reja

Jahon bozoridagi mavjud elektron hujjat aylanish tizimlari
Elektron hujjat aylanish tizimini tanlashda zamonaviy kompaniyalar umumiy rivojlanish strategiyasi, maqsadlari, raqobat muhitining mavjudligi, kerakli tuzilma va bunday yechimni amalga oshirishdan kutilayotgan iqtisodiy samaraga asoslanadi.
Elektron hujjat aylanish tizimini amalga oshirish maqsadlari orasida ijro intizomi ustidan nazoratni takomillashtirish, yo'qolgan hujjatlar sonini kamaytirish; tasdiqlash vaqtini qisqartirish; standart hujjatlar bilan ishlashda xatolar sonini kamaytirish.
Elektron hujjat aylanish tizimi funktsiyalari uchun bir qator asosiy talablar mavjud. Kompaniyaning ish jarayonini optimallashtirishning keyingi muvaffaqiyati tizimning ushbu talablarga muvofiqligiga bog'liq. Hujjatlarni tasdiqlash jarayonlari va tayinlash "qog'oz" dan elektronga o'tkazilganda vazifalar tezroq bajariladi ko'rinish, hujjatlar va buyurtmalarni qayta ishlash vaqti ham qisqartiriladi va hujjat bilan ishlash jarayonini kuzatish mumkin bo'ladi. Tizim bilan ishlashda ijrochilar yangi hujjatlar haqida avtomatik ravishda xabardor qilinadi va ularni qayta ishlash muddati nazorat ostida. Hujjatlarga tezkor kirish, hujjatlarni oson qidirish va saqlash uchun elektron xotira tashkil etilgan.
Himoyalangan ma'lumotlarga kirish huquqlarini farqlash muhim ahamiyatga ega. Mavjud ma'lumotnoma ma'lumotlariga ko'ra standart hujjatlarning bo'limlarini avtomatik to'ldirish va ish vaqtini sezilarli darajada qisqartiradi. Menejer uchun topshiriqlarni bajarish vaqtini kuzatish va xulosa hisobotini taqdim etishning qulay vositalariga ega bo'lishi muhimdir. Kompaniya ishida ma'lumotlar mazmunini saqlab qolish uchun elektron hujjat aylanish tizimini mavjud pochta tizimi va kompaniyada mavjud bo'lgan buxgalteriya tizimlari (kadrlar, moliyaviy, buxgalteriya hisobi va ishlab chiqarishni boshqarish tizimlarifaoliyat.
Shuningdek, tobora ko'proq tashkilotlar tizimda masofaviy ishlash imkoniyatiga e'tibor qaratmoqda. Tizimni baholashning muhim mezonlari hujjatlar, ijrochilar, hujjatlar holati va boshqalar bo'yicha hisobotlarni shakllantirish imkoniyatini o'z ichiga oladi; tizimni tezkor joriy etish; tizimni o'rnatish va texnik xizmat ko'rsatish xarajatlari; tizimni ishlab chiqish qulayligi; qo'shimcha muammolarni hal qilish uchun tizim dasturiy ta'minotidan foydalanish qobiliyati.
Va qo'shimcha talablar: hujjatlarni tizimga oqimli kiritish mavjudligi, skaner bilan ishlash qobiliyati; oldindan tuzilgan shartnoma boshqaruv moduli; planshet versiyasi; mobil mijozlar.
Keling, ushbu funktsiyalar DELO, 1C: Аrxiv, CompanyMedia, EMC Documentum, Logika, EVFRAT, DIRECTUM, Lotus Domino.Doc, OPTIMA-WorkFlow, LanDocs tizimlarida qanday amalga oshirilishini ko'ramiz. Bu tizimlarning barchasi klassik elektron hujjat aylanish tizimi va biznes jarayonlarini boshqarish vositalarining kombinatsiyasiga asoslangan umumiy kontseptsiya bilan birlashtirilgan. Elektron hujjat aylanishi va VRM tizimlarining afzalliklarini birlashtirgan holda, kompaniyalar jarayonlarning rivojlanishiga erishadilar va operatsiyalar samaradorligini oshiradilar.
“DELO” elektron hujjat aylanishi tizimi
`Ushbu elektron hujjat aylanishi tizimi butun postsovet hududida o'z segmentida tan olingan etakchi hisoblanadi. Unda yirik xoldinglar, korporatsiyalar va kichik korxonalar hujjat aylanishi va ish yuritishni muvaffaqiyatli amalga oshirmoqda. Ushbu tizimga nisbatan tavtologiyani qo'llash maqsadga muvofiqdir: "DELO" o'z ishini biladi. Haqiqatan ham, ushbu dastur ofis ishi va ish jarayonini chuqur avtomatlashtirish uchun idealdir.
Afzalliklari:

• 
  Har qanday elektron hujjat harakatining barcha bosqichlarini kuzatish imkoniyati.
  
• 
  Hujjatlar loyihalarini yaratishda soddalik va qulaylik.
  
• 
  Tizimning umumiy disk raskadrovka va funksionalligi.
  

Kamchiliklari:

• 
  "Uzilgan" minuslar biroz arxaik interfeys va o'zlashtirishda ma'lum qiyinchiliklarni o'z ichiga oladi.
  

“Logika” elektron hujjat aylanishi tizimi

Logic elektron hujjat aylanishi tizimi dasturi 2012 yilgacha Boss-Referent deb nomlangan va eng mashhurlaridan biri edi. Rossiya tizimlari elektron hujjat aylanishi, Delo hujjat aylanishi tizimi uchun jiddiy raqobatchi. Ism o'zgarishi bu sifatga ta'sir qilmadi dasturiy mahsulot, va u barcha turdagi va o'lchamdagi korxonalar uchun ishonchli va funktsional yozuvlarni boshqarish tizimi bo'lib qolmoqda.
Afzalliklari:

• 
  Hujjatlarni tasdiqlash uchun murakkab ko'p darajali marshrutlarni qurish qobiliyati.
  
• 
  Foydalanuvchi ma'lumotlarini himoya qilishning yuqori darajasi.
  
• 
  Tizimning asosiy komponentlarini o'zlashtirishning nisbatan qulayligi.
  
• 
  Moslashuvchan va moslashtirilgan hujjatlarni qayta ishlash jarayonlari.
  

Kamchiliklari:

• 
  Jiddiy kadrlar almashinuvi bilan kirish huquqlarini noqulay farqlash.
  
• 
  Texnik yordamning eng vijdonli ishi emas.
  
• 
  Arxaik interfeys.
  

“Furot” elektron hujjat aylanishi tizimi

Ushbu elektron hujjat aylanish tizimi ISO 9000 sifat standarti talablariga toʻliq mos ravishda ishlab chiqilgan va Rossiya GOSTlari biznes sohasida. "EUFRATS" o'zining "hamkasblari" dan ko'plab o'ziga xos noyoblari mavjudligi bilan ajralib turadi. dasturiy ta'minotni ishlab chiqish, uni raqobatdosh EDMSda topib bo'lmaydi. Sof texnologik bu tizim zamonaviy rus bozorida eng "ilg'or" EDMS biri hisoblanadi.
Afzalliklari:

• 
  Ushbu tizimning yetkazib berish paketi o'rnatilgan Nika DBMSni o'z ichiga oladi, bu foydalanuvchi tashkilotini qo'shimcha dasturiy ta'minotni sotib olishdan avtomatik ravishda ozod qiladi.
  
• 
  Yaxshi esda qolarli dizayni bilan do'stona interfeys.
  
• 
  Kirish huquqlarini boshqarish uchun o'rnatilgan rol mexanizmi.
  

Kamchiliklari:

• 
  Juda past tezlik, ayniqsa zaif kompyuterlarda.
  
• 
  Ishda davriy nosozliklar va sekin texnik yordam.
  

“1C: Arxiv” elektron hujjat aylanishi tizimi

Bu korxona hujjatlarini boshqarish uchun eng yaxshi va, albatta, eng ko'p qirrali dasturlardan biridir. 1C:Arxiv turli formatdagi biznes hujjatlarini ishonchli va eng muhimi markazlashtirilgan saqlashni ta'minlaydi, unga fayllarni tahrirlashi mumkin bo'lgan vakolatli xodimlar kirishlari mumkin.
Afzalliklari:

• 
  Nozik sozlangan algoritm tezkor qidiruv zarur ma'lumotlar.
  
• 
  Har qanday turdagi hujjatlarni saqlash imkoniyati - matn va grafiklardan tortib audio va video fayllargacha.
  
• 
  Katta va kichik korxonalarda ushbu dasturiy ta'minotdan muvaffaqiyatli foydalanish imkonini beruvchi eng keng miqyoslilik.
  
• 
  Ushbu dasturni raqobatchilardan ajratib turadigan 1C: Arxivning asosiy afzalligi mahsulot narxi va uning funksional imkoniyatlarining maqbul kombinatsiyasi hisoblanadi.
  
• 
  Tashqi ilovalar bilan integratsiyani qo'llab-quvvatlash.
  

Kamchiliklari:

• 
  Ko'p tizim resurslarini iste'mol qilish.
  
• 
  Hatto tajribali foydalanuvchilar uchun ham o'zlashtirish qiyinligi ortdi.
  

“DIRECTUM” elektron hujjat aylanishi tizimi
Oddiy va funktsional EDMS DIRECTUM kichik va o'rta biznes uchun ajoyib yechim bo'ladi. Ushbu tizim tufayli elektron hujjat aylanishini keyinchalik "og'riqsiz" tashkilotni DIRECTUM-da ishlashga to'liq o'tkazish uchun an'anaviy qog'oz ish jarayoni bilan muvaffaqiyatli birlashtirilishi mumkin. Ilg'or Ish oqimi texnologiyasi ofis ish jarayonlarini samarali avtomatlashtirishni ta'minlaydi.
Afzalliklari:

• 
  Hujjatlarni izlash va identifikatsiyalashni imkon qadar soddalashtiradigan maxsus dasturiy vositalarning mavjudligi.
  
• 
  Muayyan vazifalar uchun tizimni mustaqil ravishda o'zgartirish uchun keng imkoniyatlar.
  
• 
  Boshqa dasturlar bilan integratsiyaning kengaytirilgan imkoniyatlari.
  

Kamchiliklari:

• 
  Tizimni korxona boshqaruviga yo'naltirish - unda oddiy ish yurituvchilar uchun ishlash qiyinroq.
  
• 
  Biroz chalkash va noaniq narx siyosati.
  

“OPTIMA-WorkFlow” elektron hujjat aylanishi tizimi

Ushbu elektron hujjat aylanishi tizimi o'z segmentida kuchli o'rta dehqon hisoblanadi. U doimiy rivojlanishda va hozirgacha bozorning tan olingan mastodonlari bilan teng sharoitlarda raqobatlasha olmaydi. Biroq, OPTIMA-WorkFlow bir qator "hiylalar"ga ega - uni olomondan ajralib turadigan noyob texnologiyalar.
Afzalliklari:

• 
  Xuddi shu turdagi hujjatlarni va ularni ro'yxatga olish ma'lumotlarini ketma-ket kiritish funktsiyasini amalga oshirish.
  
• 
  Antivirus dasturi bilan skanerlash.
  
• 
  Siz tanlagan oddiy va shifrlangan hujjatlarni indekslash.
  
• 
  Ko'p tilli foydalanuvchi interfeysi.
  

Kamchiliklari:

• 
  Oddiylikning kamchiliklari funksionallik, ular chiquvchi yangilanishlar bilan butunlay yo'q qilinadi.
  

“EMC Documentum” elektron hujjat aylanishi tizimi
Ish jarayoni jarayonlarini avtomatlashtirish uchun ushbu platforma IT-sanoatning jahon yetakchisi EMC tomonidan ishlab chiqilgan. Kuchli funksionallik va individual vositalarni moslashuvchan sozlash EMC Documentum-ni Rossiya bozorida mavjud bo'lgan eng yaxshi xorijiy EDMSga aylantiradi.
Afzalliklari:

• 
  Dizayn hujjatlarini boshqarishda yuqori darajadagi qulaylik.
  
• 
  Kirish huquqini taqsimlashni boshqarish imkonini beruvchi ro'yxatdan o'tish/chiqish mexanizmini joriy etish.
  
• 
  Tasdiqlash tartibini bir necha darajalarda amalga oshirish imkonini beruvchi funksiyaning mavjudligi.
  
• 
  Skanerlash va hujjatlarni aniqlash qurilmalarini qo'llab-quvvatlash.
  

Kamchiliklari:

• 
  Faqat Internet Explorer brauzerida ishlaydi.
  
• 
  Tizimda hamma uchun ochiq bo'lgan texnik va amaliy hujjatlarning yo'qligi.
  
• 
  Tez-tez "tormoz" va yuqori tizim yuki bilan kechikishlar.
  

“LanDocs” elektron hujjat aylanishi tizimi

1997 yilda mahalliy LANIT kompaniyasi tomonidan ishlab chiqilgan ushbu hujjat aylanishini avtomatlashtirish platformasi bugungi kungacha ko'plab korxona va muassasalar tomonidan talab bo'lib qolmoqda. LanDocs qulay ish jarayoni va ish jarayoni muhitini yaratishga imkon beradi, barcha toifadagi foydalanuvchilarni uni boshqarish uchun zarur vositalar to'plami bilan ta'minlaydi.
Afzalliklari:

• 
  Integratsiyalashgan kriptografik himoya vositalarining mavjudligi.
  
• 
  Ish jarayoniga masofaviy filiallar xodimlarini kiritish imkoniyati.
  
• 
  Qog'oz hujjatlarini paketli skanerlash funksiyasining mavjudligi.
  

Kamchiliklari:

• 
  Juda keng tarqalgan ishlash muammolari.
  
• 
  Funktsionallikni kengaytirish uchun zaif imkoniyatlar.
  
• 
  Tizimni noldan o'zlashtirishda qiyinchilik.
  

“CompanyMedia” elektron hujjat aylanishi tizimi

CompanyMedia - bu biznes jarayonlarini, ish jarayonini va ofis ishlarini avtomatlashtirish uchun mo'ljallangan dasturiy echimlarning butun majmuasidir. Ushbu EDMS raqobatchilardan sozlamalarning beqiyos moslashuvchanligi va alohida o'rnatilishi mumkin bo'lgan mustaqil modullarning mavjudligi bilan ajralib turadi.
Afzalliklari:

• 
  Imkoniyat muvaffaqiyatli ish murakkab korporativ tuzilma va hududiy tuzilishga ega korxonalardagi tizimlar.
  
• 
  Yiliga 365 kun davomida kechayu kunduz faol ishlash imkonini beruvchi tizimning misli ko‘rilmagan ishonchliligi.
  
• 
  Bir nechta turdagi ishlar bilan ishlash uchun avtomatlashtirilgan yordam.
  
• 
  Tashkilotning ierarxik tuzilishiga ko'ra kirish huquqlarini farqlash.
  

Kamchiliklari:

• 
  Veb-interfeys ba'zi brauzerlar, xususan, FireFox uchun cheklangan qo'llab-quvvatlanadi.
  
• 
  Tizimning asosiy e'tibori o'rta va yirik biznesga qaratilgan.
  

“Lotus Domino.Doc” elektron hujjat aylanishi tizimi

Ushbu EDMS yuqori darajadagi ma'lumotlar xavfsizligi tizimiga ega bo'lgan taniqli Notes/Domino platformasi uchun ilovadir. Lotus Domino.Doc shuningdek, korporativ hujjatlarning katta omborini amalga oshirish imkonini beruvchi rivojlangan elektron arxivga ega.
Afzalliklari:

• 
  Tarqalgan muhitda hujjat aylanishini boshqarish vazifalarini kompleks hal qilish uchun mo'ljallangan noyob replikatsiya tizimlarining mavjudligi.
  
• 
  Hujjatlarni qidirish qobiliyati alohida qismlar axborotni saqlash.
  
• 
  LDAP kataloglari korporativ darajaga ko'tariladi.
  

Kamchiliklari:

• 
  Ushbu tizimning kamchiliklari asosan uning g'arbiy kelib chiqishi bilan bog'liq - interfeys va ba'zi funktsiyalarni amalga oshirish haqida ma'lum savollar mavjud.