A. N. Sulaymanov arxivshunoslik (O’quv uslubiy qo’llanma) Guliston – 2016 y

3-MAVZU. ARXIV HUJJATLARI QIYMATINI EKSPERTIZA QILISH


Asosiy savollar:

1. 
   Hujjatlar qiymatini ekspertiza qilishning maqsad va vazifalari.
   
2. 
   Ekspertiza o’tkazishning asosiy qoidalari.
   

3.1. Hujjatlar qiymatini ekspertiza qilishning maqsad va vazifalari.

Hujjatlarni ekspertiza qilishdan maqsad ularning muddatini aniqlash va davlat arxivida saqlash uchun tanlab olishdir. Davlat arxivlarida saqlash uchun ilmiy, amaliy ahamiyatga ega bo’lgan va kelajakda tarixchilar tomonidan tarixiy asarlar yozish uchun foydalaniladigan hujjatlar tanlab olinadi. Xo’jalik idoralarining amaliy, kundalik ishi uchun vaqtincha, masalan, 1-15 yil kerak bo’ladigan hujjatlar muddati bitganidan keyin yo’q qilinadi.

Hujjatlar ekspertizasi o’tkazilishining, ya’ni hujjatlarni ilm va fan uchun kerak yoki kerak emas hujjatlarga ajratishning qoidalari bo’lib, ular quyidagilardan iborat:
1. Ekspertiza o’tkazishda hujjatlar mazmunining ahamiyati hisobga olinadi.
2. Arxiv fondini tashkil qilgan idoraning ahamiyati ham ekspertiza o’tkazishda muhimdir. Masalan, Madaniyat ishlari vazirligi yoki pochta bo’limi va ularning faoliyati natijasida vujudga keladigan hujjatlar ahamiyati, o’z-o’zidan ma’lumki, bir xil emas.
3. Hujjatlarning paydo bo’lgan vaqti, joyi va voqeaning ahamiyati. Masalan, Buxoro, Xiva, Qo’qon xonliklari tarixiga oid xo’jalik hujjatlari ham ularning vujudga kelgan vaqti, o’rta asrga oidligi hisobga olinib, arxivda saqlash uchun qoldiriladi. Keyingi davrda vujudga kelgan xuddi shunday hujjatlar ikkinchi darajali sifatida yo’q qilinadi.
4. Hujjatning qaysi muallifga tegishli ekanligi. Buyuk shaxslarga tegishli hujjatlar, masalan, Amir Temur, Ulug’bek, Navoiy yoki sho’rolar davri yozuvchilaridan A.Qodiriy, Fitrat va boshqalarga tegishli har qanday hujjat, hattoki ikkinchi darajalilari ham, arxivda saqlash uchun ajratiladi.
5. Ma’lumotning takrorlanishi. Qaror, buyruq, hisobot, yo’riqnoma va boshqa hujjatlar bir necha idoralarda takrorlanadi. Bunday holda shu hujjatni tayyorlagan idora hujjati qoldirilib, boshqa idoralardagi xuddi shunday hujjatlar takrorlanganligi uchun yo’q qilinishi mumkin. Qaror, buyruq va boshqa hujjat bir arxiv fondida asl nusxa va bir necha ko’chirma holida takrorlansa, asl nusxa tanlab olinadi, qolganlari yo’q qilinadi.
6. Arxiv fondi hujjatlarining qanday darajada saqlanganligi. Fondda hamma kerakli hujjatlar to’la saqlanmagan bo’lsa, yo’q qilinishi kerak bo’lgan ikkinchi darajali, hujjatlar ham arxivda saqlash uchun qoldiriladi. Masalan, idoralarning yillik rejasi, hisoboti yo’q bo’lsa, choraklik yoki oylik reja, hisobotlari ularning o’rniga qoldiriladi.
7. Hujjatlarning ahvoli ham hisobga olinadi. Yomon saqlash yoki tabiiy ofat natijasida hujjatlarning o’qib bo’lmaydigan darajaga kelib qolganligi, qog’ozning chirib, yozuvlarning o’chib ketganligi va boshqa hollarda ikkinchi darajali hujjatlarning yo’q qilmay, saqlab qolish talab qilinadi.
8. Hujjatlarning yozilgan materiali, tili va badiiy xususiyatlari. Hujjatning mazmuni ikkinchi darajali saqlashga arzimas bo’lsa dam, lekin qimmatli rasmlar chizilgan bo’lsa, yoki qog’ozga emas, teriga va boshqa asosga yozilgan bo’lsa arxivda saqlash uchun qoldirilishi kerak bo’ladi.
Mustaqillik sharoitida O’zbekistonda bozor munosabatlariga o’tish jarayonida davlat hokimiyati va boshqaruv organlarini qayta qurishda yangi tashkilotlar va qo’shma korxonalar tashkil bo’ldi. Bu jarayonlar davlat arxivlarini butlash manbalari-tashkilotlar ro’yhatlarini deyarli har yili qayta ko’rib chiqishni, yangi tashkilotlar bilan to’ldirishni va tugatilgan idoralar arxiv hujjatlarini davlat saqloviga qabul qilishni talab qildi. Mustaqillik yillari davlat arxiv muassasalari idoraviy arxivlar hujjatlari saqlovini ta’minlash, ish yuritishni tashkil qilish borasida samarali ishlarni amalga oshirdi. Ular o’z faoliyatini 1990 yil 28 iyunda “O’zbosharxiv” qarori bilan tasdiqlangan “DAF hujjatlari idoraviy saqlovining ta’minlashini asosiy yo’nalishlari (1990-1995 yillar)ning amalga oshirishni tashkiliy-metodik tadbirlari rejasi” asosida amalga oshirdilar. Unda arxiv tashkilotlari respublika vazirliklari va idoralari bilan birgalikda DAF hujjatlari idoraviy saqlovini takomillashtirish, ular tarkibini yaxshilash, moddiy-texnika bazasini mustahkamlash, ularni kadrlar bilan ta’minlash, idoraviy arxivlar bilan ishlash bo’yicha me’yoriy-metodik qo’llanmalar tayyorlash va boshqa tadbirlarni amalga oshirish nazarda tutilgan edi. Bu tadbirlarning bajarilishi muassasa, tashkilot va korxonalar idoraviy arxiv hujjatlari saqlovini yanada yaxshilanishiga imkon berdi.
Shahar va tuman xokimiyatlari qoshidagi shaxsiy tarkib bo’yicha idoralararo arxivlar tarmog’i birmuncha kengaydi. 1995 yilda 1990 yilga nisbatan bunday arxivlarning soni 13 taga ko’paydi va 1995 yilda ularning soni 91 tani tashkil qildi. Bu arxivlar shaxsiy tarkib bo’yicha hujjatlar saqlovini va fuqarolarga ijtimoiy-huquqiy ma’lumotnoma berishni yaxshiladi. 1990-1995 yillarda davlat arxivlari idoraviy arxivlarda 115 ta kompleks, 1378 ta mavzu bo’yicha, 1705 ta nazorat qilish maqsadida tekshirish o’tkazdi. Shu bilan birga arxiv tashkilotlari respublikaning ayrim idoralari tarmoqlarida kompleks tekshiruvlar o’tkazdilar. Masalan, 1991-1995 yillarda quyidagi idoralar tarmoqlari kompleks tekshirildi: O’zbekiston Respublikasi Markaziy statistika qo’mitasi (1991 y), Mahalliy sanoat vazirligi (1992 y), “O’zsanoatfuqaroqurilish” korporatsiyasi (1993 y), Oliy va o’rta maxsus ta’lim vazirligi (1994 y) va boshqalar. Arxiv tashkilotlari nazoratidagi muassasalarga ish yuritish bo’yicha yo’riqnoma, yig’majildlar nomenklaturasi, ekspertiza komissiyasi va idoraviy arxiv to’g’risidagi nizomlar ishlab chiqishga metodik va amaliy yordam ko’rsatdilar.
Tizim muassasalarida tegishli davlat arxivlariga topshirilishi lozim bo’lgan 78-164 yig’majilddan iborat hujjatlar belgilangan muddatdan ortiq saqlanayotganligi aniqlandi. Qishloq xo’jaligi muassasalarining idoraviy arxivlarida doimiy saqlashga molik 157610 yig’majild saqlanayotgan bo’lib, shulardan qariyib 38 mingtasi tartibga keltirilmaganligi aniqlangan. Shuning uchun ham bugungi kunda arxivlarda hujjatlar qiymatini ekspertizi qilish jarayonini o’tkazish va har bir hujjatning saqlash muddatini belgilash, saqlash muddati o’tgan va tarixiy yoki amaliy ahamiyatga ega bo’lmaganlarini yo’q qilish lozim bo’ladi.
Arxiv tashkilotlarining harakati tufayli 1995 yilda respublika bo’yicha 61.5% idoraviy arxivlar hujjatlar saqlanadigan joy bilan, 67.7% davlat arxivlari nazorat qiladigan muassasalar yig’majildlar nomenklaturasi bilan ta’minlanganligi ma’lum bo’ldi. Davlat arxivlarida saqlanishi lozim bo’lgan hujjatlar saqlovini ta’minlashning ishonchli garovi bu idoraviy arxivlarda saqlanayotgan hujjatlarni tartibga solish va ularni davlat arxiviga qabul qilish hisoblanadi. Lekin 1996 yil 1 yanvarda idoraviy arxivlarda 1 milliondan ortiq doimiy muddatda saqlanadigan va 0.5 millionga yaqin idoraviy arxivda saqlanish muddati tugagan, ya’ni davlat arxiviga qabul qilinadigan hujjatlar saqlanardi. Davlat arxivlarida bo’sh joy bo’lmaganligi uchun idoraviy arxivlardagi hujjatlarni qabul qilish imkoniyati bo’lmagan.
Davlat arxiv fondi hujjatlari saqlovini ta’minlashning jiddiy muammosi davlat va idoraviy arxivlarda hujjatlar saqlaydigan etishmasligi edi. 1996 yil 1 yanvarda respublikada faqat 9 ta davlat arxivlari uchun qurilgan bino mavjud bo’lgan, 68 ta davlat arxivlarining binolari hujjatlar saqlash uchun moslashtirilgan binolar bo’lib, ularning ko’pchiligi hujjatlar bilan to’lgan va idoraviy arxivlardan davlat saqlovi uchun hujjatlar qabul qila olmas edi. Mustaqil O’zbekiston sharoitida arxiv tashkilotlari IMAni (ilmiy ma’lumot apparati) takomillashtirish bo’yicha kompleks dasturni amalga oshirdilar. 1989-1995 yillarda DAF hujjatlarining davlat hisobi va IMAni rivojlantirish hamda takomillashtirish bo’yicha O’zbekiston Respublikasi arxiv muassasalarining tashkiliy-metodik rejasini bajara borib, arxiv tashkilotlari arxiv hujjatlari IMAni takomillashtirishda ma’lum darajada yutuqlarga erishdi.1989-1995 yillarda 404368 yig’majildlardan iborat arxiv ro’yhatlari takomillashtirildi va qayta ishlandi. Ularni takomillashtirish jarayonida yig’majildlar sarlavhalari tahrir qilindi, ro’yhatlarga mundarija, kirish so’zi va ko’rsatkichlar tuzildi. 152 ming boshqaru hujjatlari yig’majildlari, 6 ming ilmiy-texnik hujjatlar yig’majildlari, 227 kino hujjatlar saqlov birligi, 49 ming fotohujjatlar va 4,1 ming fonohujjatlar saqlov birligi katologlashtirildi. Mavzular bo’yicha kataloglar uchun 375 ming kartochka tuzildi va kataloglarga qo’shildi. Davlat arxivlari fondlar tarkibi va mazmuni haqida 5 ta ma’lumotnoma chop etdilar, jumladan O’zbekiston Respublikasi kino-foto-fono hujjatlar Markaziy davlat arxivining ko’rsatkichi, O’zbekiston Respublikasi ilmiy-texnikaviy va tibbiyot hujjatlari Markaziy davlat arxivi ko’rsatkichlari tayyorlandi. Bu tadbirlarning barchasi arxiv hujjatlarini tartibga solish, ulardan foydalanish va saqlash borasidagi ishlarni sifat darajasini ko’tarilishiga xizmat qildi va arxiv tashkilotlarida hujjatlar qiymatini ekspertiza qilish jarayoniga yaqindan ko’mak berishga yordam berdi.