İş və ya hesabat xəritələrini hazırlayanda aşağıdakı tələblərə əməl olunmalıdır: - yaşayış məntəqələrinin və yerli əşyaların adları xəritədə yazıldığı kimi hallanmadan ancaq iri hərflərlə yazılmalıdır;
kiçik yaşayış məntəqələri və yerli əşyalar böyük yaşayış məntəqələrinin nisbində, yaxud koordinatlarla göstərilməlidir;
Mülki Müdafiə qərargahları və xidmət (qüvvə) növləri mövcud işarələrlə göstərilməlidir;
- koordinat setkası olmayan sənədlərdə «şimal-cənub» işarəsi qoyulmalıdır;
yazılı sənədlərdə Mülki Müdafiə qüvvələrinin sayı hərflərlə, cədvəl və qrafik sənədlərdə isə rəqəmlərlə göstərilməlidir;
Xidmət rəisləri, kiçik şöbə və qərargah işçiləri öz xəritələrində, onlara bilavasitə aid olan şərait və qərarları göstərirlər.
Bütün sənədlər məxfi sənədlərin mövcud əsasnaməsinə uyğun olaraq, göndərilir və saxlanılır.
Mülki Müdafiə qərargahlarının vəzifələri fasiləsiz olaraq genişlənir və onların rolu daim artır. Bu respublikamızın sürətlə inkişafından, dünya birliyinə inteqrasiyasından, günbəgün məhdudlaşan vaxt amilindən, iş həcminin artmasından və onun idarə olunmasının çətinləşməsindən irəli gəlir. Bu isə qərargah işçilərindən savadlı, intizamlı və mütəşəkkil olmalarını,əsas diqqəti hansı tədbirə yönəldəcəklərini bilmələrini və nəhayət işin məqsədi ardıcıllıqla aparılmasını tələb edir.
