Se spune că tot ceea ce facem şi/sau întreprindem în relaţiile cu mediul ambiant este şi înseamnă comunicare

1. Pregătirea

Planul pregătirii unei expuneri este identic cu cel al vizitei la client, fiind necesară soluţionarea unor probleme cum sunt:

• 
  cine sunt participanţii;
  
• 
  ce aşteaptă ei de la expunere;
  
• 
  care sunt aşteptările către şi din mediul înconjurător;
  
• 
  ce scop urmăresc;
  
• 
  ce mijloace pot utiliza pentru a atinge, cât mai eficient, scopul urmărit.
  

De asemenea, este recomandabil ca, atunci când planificaţi şi/sau prevedeţi modul de derulare a unei expuneri, să respectaţi următoarele reguli:

• 
  nu convocaţi decât persoanele direct interesate de tematica abordată;
  
• 
  organizaţi şedinţele, de preferinţă, către sfârşitul sau în afara orelor de program;
  
• 
  respectaţi, cu stricteţe, ora anunţată (în acest sens, subliniem faptul că cea mai mare punctualitate este realizabilă în cazul alegerii unor ore de începere mai puţin obişnuite - spre exemplu: 09,15; 15,45; etc. -);
  
• 
  este recomandabil ca şedinţele de brainstorming, cele care apelează la şi stimulează creativitatea participanţilor, să aibă loc, întotdeauna, în aceeaşi sală (special rezervată acestui scop), urmărindu-se, astfel, declanşarea unui reflex intelectual „pavlovian” al acestora;
  
• 
  eficacitatea unei şedinţe scade direct proporţional cu numărul participanţilor;
  
• 
  durata unei şedinţe creşte, de regulă, exponenţial cu numărul participanţilor. Este recomandabil ca durata unei şedinţe să nu depăşească două ore;
  
• 
  pentru ca o şedinţă să reuşească, impuneţi-vă instaurarea următoarei reguli: fiecare idee nouă va constitui obiectul a minimum două comentarii pozitive, înainte de a putea fi criticată!…
  
• 
  sala de şedinţe trebuie să fie cât mai inconfortabilă. În caz contrar, există riscul ca auditoriul să aţipească sau chiar să adoarmă!…
  
• 
  fiţi pregătit ca, în situaţia în care unul dintre interlocutorii dumneavoastră se arată sceptic faţă de cele discutate, să reacţionaţi exact invers decât acesta se aşteaptă!…