Ehtiyojlar (moddiy va ma’naviy)

19.2. Hujjat almashinuvini tashkil etilishi
Hujjatlarning uchta asosiy oqimi ajratib ko‘rsatiladi:

· boshqa tashkilotlardan kelib tushuvchi (kiruvchi) hujjatlar,

· boshqa tashkilotlarga yuboriladigan (chiquvchi) hujjatlar,
· korxonada tuziladigan va uning xodimlari tomonidan boshqaruv jarayonida foydalaniladigan (ichki) hujjatlar.
Kiruvchi hujjatlar ro‘yxatga olinadi, rahbariyat tomonidan ko‘rib chiqiladi, ijroga o‘tkaziladi, ijro etiladi. Chiquvchi hujjatlar­ning hujjat almashinuviga ularning ro‘yxatga olinishi va jo‘natilishi kiritiladi, ichki hujjatlarda esa — ijroga yuborilishi, ijroning nazorat qilinishi va ish jildiga jamlanishi kiritiladi.
Tayyor hujjatlar bilan ishlashning asosiy muolajalaridan biri — bu ularning ro‘yxatga olinishidir.
Hujjatlarning ro‘yxatga olinishi — bu hujjatning yaratilishi yoki kelib tushishini ro‘yxatga olish indeksini qo‘ygan holda qayd etish va keyin hujjat haqidagi zarur ma’lumotlarni ro‘yxatga olish shakllarida yozib qo‘yish.
Hisobga olinishi, ijro etilishi lozim bo‘lgan va ma’lumotno­maviy maqsadlarda foydalaniladigan barcha (tasarrufiy, hisobga oluvchi, statistik buxgalter, kadrlar bo‘yicha va boshqa) hujjatlar ro‘yxatga olinishi shart. Kiruvchi, chiquvchi va ichki hujjatlar ro‘yxatga olinadi. Hujjatlar hisoblash texnikasi vositalari yoki shakllarni kompyuterda to‘ldirish orqali ro‘yxatga olinishi mumkin. Ro‘yxatga olish ma’lumotlari va izlab topish tizimlarining axborot nuqtayi nazaridan hamjihatligiga erishish uchun ro‘yxatga olish rekvizitlarining quyidagi majburiy minimumi belgilab berilgan: muallif, hujjat turining nomi, kelib tushish sanasi va indeksi, huj­jatning sarlavhasi, rezolutsiya, ijro muddati, bajarilganligi haqidagi belgi, hujjatni ish jildiga yo‘naltirilganligi haqidagi belgi. Ro‘yxatga olishning majburiy rekvizitlarini tarkibi, hujjatning xususiyati va axborotdan qanday maqsadlarda foydalanilishiga qarab boshqa rekvizitlar: ijrochining hujjatni olganligi haqidagi tilxat, ijro haqidagi belgi (xatlar uchun majburiy), varaqlari va ilovalari­ning soni, saqlash muddati va boshqa rekvizitlar bilan to‘ldirilishi mumkin. Hujjatlarni ro‘yxatga olish faqat bir marta amalga oshirilishi kerak. Hujjatlar kelib tushgan kunida, yaratiladigan hujjatlar esa tasdiqlangan yoki imzolangan kunida ro‘yxatga olinadi. Kiruvchi, chiquvchi va ichki hujjatlar alohida ro‘yxatga olish jurnallarida yoki varaqalarda (kartochkalarda), yoki magnitli axborot tashuvchi­larda ro‘yxatga olinadi. Maxsus (moliyaviy, rejaviy, buxgalteriya va boshqa) hujjatlar tegishli bo‘linmalarda ro‘yxatga olinadi. Har bir tashkilotda ro‘yxatga olinish kerak bo‘lmagan hujjatlarning ro‘yxati bo‘ladi.
Hujjatlarning ijrosi deganda, quyidagilar ko‘zda tutiladi: kerakli axborotlarni to‘plash va ular bilan ishlash, hujjatning loyihasini tayyorlash, uni rasmiylashtirish, kelishish, imzolash (tasdiqlash­)ga taqdim etish, hujjat oluvchiga yuborilishiga tayyorlash.
Masalalar qo‘shimcha hujjatlarni tuzmasdan tekzorlik bilan hal etilganda, ijrochi hujjatda uning kelib tushish sanasi, ijro etilganligining natijalari va sanasi haqida belgi qiladi.
Ro‘yxatga olingan barcha hujjatlar nazorat qilinishi shart. Nazorat qilishning maqsadi hujjatlarning o‘z vaqtida va sifatli ijro etilishini ta’minlashdan iborat. Nazoratni rahbar va mas’ul ijro­chilar amalga oshiradilar. Ijroning nazorati quydagilarni: hujjatni nazorat ostiga olinishi, uning ijrochiga o‘z vaqtida yetkazilganligini tekshirilishi, ijro nazoratining natijalarini hisobga olinishi va umumlashtirilishini o‘z ichiga oladi.
Hujjatlarni ijro etish muddatlari ularni imzolanishi (tasdiq­lanishi) kunidan boshlab kalendar kunlarida, boshqa tashkilot­lardan kelib tushgan hujjatlarning esa — ular kelib tushgan kunidan boshlab hisoblanadi. Ijro muddati namunaviy, ya’ni qonunlar va boshqa normativ hujjatlar bilan belgilab beriladigan va individual, ya’ni tashkilotning rahbari tomonidan belgilab beriladigan bo‘lishi mumkin. Ijroning oxirgi sanasi hujjatning matnida yoki rahbarning rezolutsiyasida ko‘rsatiladi. Hujjat, topshiriqlar, so‘rovlar baja­rilishi, manfaatdor tashkilotlarga va shaxslarga natijalarning ma’lum qilinishi yoki ijrosining hujjat bilan boshqacha tasdiqlanishidan keyin ijro etilgan deb hisoblanadi va nazoratdan olinadi. Hujjatda va ro‘yxatga olish shakllarida hujjatning ijro etilganligi haqidagi belgi, ijroni tasdiqlovchi shaxs (mas’ul ijrochi)ning imzosi, sana qo‘yiladi.