Ehtiyojlar (moddiy va ma’naviy)

Bayonnoma — kollegial organlarning yig‘ilishlarida, kengash­larda, konferen­siyalarda masalalarning muhokamasini borishi va qarorlarning qabul qilinishini qayd etuvchi hujjat.
Bayonnoma sarlavhasi rekvizit qismining o‘ziga xos xususiyati shundan iboratki, unda kollegial organning nomi ko‘rsatiladi. Bayonnomaning matni ikki qismdan: kirish va asosiy qismdan tarkib topadi. Bayonnomaning kirish qismida majburiy tartibda rais (familiyasi va inisiallari), kotib (familiyasi va inisiallari), qatnashuvchilar, kun tartibi ko‘rsatiladi. Agar ishtirokchilarning soni 15 kishidan ko‘p bo‘lsa, u holda alohida ro‘yxat tuzilib, bayonnomaning matnida esa ularning umumiy soni ko‘rsatiladi. Bayonnomaning asosiy qismi kun tartibining bandlariga muvofiq bo‘lgan bo‘limlardan tarkib topadi. Har bir bo‘limning matni „Tinglandi:“, „So‘zga chiqdi:“, „qaror qabul qilindi:“ („qaror qilindi„) sxemasi bo‘yicha tuziladi. Baynnoma yig‘ilishning raisi va kotib tomonidan imzolanadi. Bayonnomalar bir kalendar yili davomida ketma-ket tartib raqamlari bilan raqamlanadi. Bayon­nomaning sanasi — bu yig‘ilish o‘tkazilgan sana bo‘ladi.
Axborot hujjatlari tasarrufiy hujjatlardan farqli o‘laroq ijro etilishi majburiy emasdir, biroq ularda tashkilotning to‘la qonli faoliyati uchun kerakli ma’lumotlar bo‘ladi.
Xatlar — pochta elektron pochta va boshqalar orqali yubori­ladigan hujjatlar.
Xatlar quyidagi rekvizitlardan tarkib topadi: xatni oluvchi, matnning sarlavhasi, matn, ilovalar borligi haqidagi belgi (agar ular bo‘lsa), rahbarning imzosi, ijrochining familiyasi, ismi, sharifi, uning telefon raqami.
O‘zining maqsadi va mazmuni bo‘yicha xatlar so‘rov xatlari, javob xatlari taklifnoma xatlar, axborot xatlari, kafolat xatlari, yo‘riqnomaviy xatlar va boshqa xatlar bo‘lishi mumkin.
Hujjat turining nomi, ya’ni „xat“ so‘zi ko‘rsatilmaydi (kafolat xati bundan mustasno). Xatlar ikki nusxada tuziladi — birinchi nusxa ro‘yxatdan o‘tkazilganidan so‘ng xat oluvchiga jo‘natiladi, xatning ikkinchi nusxasi esa ish jildida saqlanadi.
Xatning mazmuni qisqa, lo‘nda, ishontiruvchi, yaxshi o‘ylab chiqilgan bo‘lishi kerak.
Tushuntirish xati turli ishlab chiqarish masalalari bo‘yicha tuziladi, unda sanasi, oluvchining nomi, tuzgan shaxsning imzosi bo‘lishi lozim. Тushuntirish xatining matni ixtiyoriy shaklda, odatda, qandaydir qoida buzilishlarining sabablarini ko‘rsatgan holda tuziladi.