Xizmat xatlari odatda xatlar uchun tayyorlangan bosma ish qog’ozlariga yoziladi. Maxsus bosma ish qog’ozlari boMmagan hollarda xizmat xatlari oddiy qoqozga kerakli nusxada(kamida 3 nusxa) yoziladi. Xat oddiy qog’ozga yozilsa, uning chap tomonidagi yuqori burchagiga xat jo‘natayotgan muassasa nomi ko‘rsatilgan to‘rtburchak muhr qo‘yiladi.
Zaruriy qismlari bosma yoki xos ish qog’ozlarida avval o‘zbek tilida, so‘ng rus yoki ingliz tilida beriladi.
Xizmat xatlari quyidagi zaruriy qismlami o‘z ichiga oladi:
0‘zR gerbi yoki muassasaning ramziy belgi (emblema)si.
Vazirlik, yuqori tashkilot nomi.
Tashkilot nomi(Bo‘linma nomi).
Tasniflagich bo‘yicha hujjatning xos raqami.(mavjud bo'lsa)
Kelgan hujjatni qabul qilgan tashkilotdagi shartli raqam.
Hujjatning kelish sanasi.
Hujjat jo‘natiladigan adres (Xatni oluvchi muassasaning nomi.).
Munosabat belgisi (rezolyutsiya).
Nazorat haqida belgi.
Matn sarlavhasi (Xatning qisqacha mazmuni).
Matn.
Ilovalar haqida belgi(agar mavjud bo'lsa).
Imzo.
Kelishuv haqida belgi(mavjud bol'sa).
Bajaruvchining familiyasi, telefon raqami.
Xat nusxasi.
Huquqshunos imzosi.
Har qanday xizmat xati mantiqiy jihatdan o‘zaro bog’liq boMgan uch qismdan iborat bo‘ladi. Xatning birinchi (kirish) qismi, odatda, xat bilan tegishli muassasaga murojaat qilishga majbur etuvchi asosiy sabab ko‘rsatiladi. Ikkinchi qismida xatda qo‘yilayotgan masalani hal qilish zarurligi dalillar asosida bayon qilinadi. Xatning uchinchi (xulosa) qismida esa xat yozishdan ko‘zlangan asosiy maqsad ifodalanadi.
Xizmat xatlari imkoni boricha qisqa bo‘lishi, biroq bu qisqalik uning aniq va ravshanligiga ta’sir etmasligi kerak. Qoidaga ko‘ra, xizmat xatlari bir betdan oshmasligi lozim. Faqat juda muhim masalalar yozilgan, birmuncha mufassal bayon talab qiluvchi xatlargina istisno tariqasida uch betgacha bo'lishi mumkin.
Rasmiy xatlarni tuzuvchi shaxs ma’lum malakaga ega bo‘lishi kerak. Rasmiy xatlami to‘g’ri va tez tuzish, awalo, o‘zbek tilining o‘ziga xos xususiyatlarini, shuningdek, zamonaviy rasmiy uslubni va unga qo‘yiladigan talablami bilishni taqozo etadi. Ushbu talablarini bajarmaslik, birinchidan, xatlar bilan ishlashni qiyinlashtiradi, ikkinchidan, ulaming huquqiy va amaliy ahamiyatini kamaytiradi.
