Ma’lumotlar bazasini boshqarish tizimi (MBBT) maxsus formatli tuzilmaga ega fayllari bilan ishlaydigan maxsus dasturiy vositadir.
Zamonaviy MBBT turli ma’lumotlar (raqamli, matnli, grafik, tovushli, видeo va boshqa) ni fayl holatida saqlash imkoniyatiga ega.
Axborotlar ma’lumotlar bazasida jadval ko’rinishida saqlanadi.
Har bir jadval tuzilmaga ega bo’lib, uning tuzilmasi maydonlar tarkibi va xususiyatlari bilan aniqlanadi. Maydonlarning asosiy xususiyatlari maydon turi va o’lchami bilan belgilanadi.
Jadvallarda saqlanayotgan ma’lumotlarni o’zgartirish, olib tashlash saralash, filtrdan o’tkazish, ko’paytirish va ular ustida boshqa turdagi operatsiyalar o’tkazish mumkin. Operatsiyalarni avtomatlashtirish uchun esa maxsus obyekt sanalmish «so’rov» ni qo’llash mumkin.
MBBT Access da «so’rov» maxsus «namunaviy so’rov blankasi» orqali amalga oshiriladi. «So’rov» asosida vaqtincha natijaviy jadval tuziladi va bu jadvalga binoan yangi jadval tuzish yoki mavjud jadvalni o’zgartirish mumkin bo’ladi.
Jadvalga ma’lumotlarni kiritish yoki uni ko’rish uchun maxsus obyekt sanalmish «Forma» xizmat qiladi. Forma –ekran obyekti deyiladi. Forma tuzilmasi qism va boshqarish elementlaridan tashkil topadi. Formani tashkil qilish avtomatik ravishda, yarim avtomatik holda (Master yordamida) va qo’lda (конструктор tartibida) bajariladi.
Hujjatni chop etish jarayonida qog’ozdagi hujjat –hisobot paydo bo’ladi. Hisobot ham xuddi forma kabi qism va boshqarish elementlaridan tashkil topadi. Hisobotni ham avtomatik tarzda (avtootchyot yordamida), yarim avtomatik (Master yordamida) va qo’lda (конструктор tartibida) joriy qilish mumkin.
Jadval, so’rov, forma va hisobot–ma’lumotlar bazasining asosiy obyektlari sanaladi. Ularni ma’lumotlar bazasini tuzuvchi tashkil qiladi. Foydalanuvchi esa ushbu obyektlarni tuzilmasiga xalal bermagan holda ish yuritishi lozim.
Ma’lumotlar bazasini tashkil qiluvchi yana ikkita qo’shimcha obyekt Makros va modulniham ishlab chiqqan. Bu obyektlar ma’lumotlar bazasini boshqarishda standart vositalar etishmasa asqotadi. Makroslar orqali makrobuyruqlar tashkil qilinadi. Modullar orqali Visual Basic dasturlash muhitida dastur protseduralari tashkil qilinib, ular nostandart operatsiyalarni bajarishda ishtirok etadi.