Dəqiqlik və səlislik İşgüzar məktubun mətni dəqiq və səlis olmalıdır. İfadənin dəqiqliyi onun adresat tərəfindən birmənalı qəbul edilməsini təmin edir, işgüzar ünsiyyət üçün vacib şərtlərdən sayılan ikimənalığı istisna edir.
İfadənin dəqiqliyinə ünsiyyət qurduğun tərəfdaşa məlum olan terminlərdən, sabit birləşmələrdən istifadə etməklə, hər kəsə məlum olmayan obrazları və ifadələri istisna etməklə nail olmaqla.
Mətnin səlisliyinə, hər şeydən əvvəl, kompozisiyanın aydınlığı, məntiqi səhvlərə yol vermədən, ətraflı düşünülmüş və sərt tərtib etməklə müvəffəq olmaq olar.
Yığcamlıq İşgüzar məktubun yığcam ifadəliyinə dil vasitələrindən qənaətlə istifadə etməklə, əlavə məna kəsb etməyən söz və cümlələri çıxarmaqla nail olmaq olar. Bundan başqa, mətnin qısalığı onun fiziki ölçüsünün kiçilməsinə və nəticədə məzmunla tanışlığa ayrılan zamanın qısaldılmasına səbəb olur.
Ən yaxşı halda işgüzar məktub bir səhifədən ibarət olmalıdır. Əgər vəziyyətin müfəssəl izahına ehtiyac duyularsa, məktubun həcmi A4 formatlı bir-iki səhifə ola bilər. Çox nadir hallarda məktubun həcmi daha artıq olur.
Sabit birləşmələrdən istifadə Sabit birləşmələrdən geniş istifadə işgüzar yazılı nitqin xüsusiyyətlərindən biridir. Sabit birləşmələr işgüzar münasibətlərin yüksək səviyyədə qanuniləşdirilməsi, hadisələrin təkrarlanması, işgüzar dilin dolğun məhdudiyyətə sahib olması nəticəsində meydana gəlmişdir. Standart məzmunlu fikirləri ifadə etməkdən başqa, sabit birləşmələr mətnin əhəmiyyətli komponenti hesab edilir, buna səbəb isə bu birləşmələr olmadan sənədin yetəri qədər hüquqi gücə malik ola bilməməyindədir. Bundan əlavə, sabit birləşmələr işgüzar məktubun hansı kateqoriyaya aid olduğunu təyin edən elementdir:
... əks təqdirdə, Sizə cərimə sanksiyası irəli sürüləcək.
... əks təqdirdə, iş Arbitraj məhkəməsinə veriləcək.
... əldə olunan sözləşməyə müvafiq olaraq...
Danışıqlar zamanı tərəflər ... mümkünlüyünü müzakirə etdilər.
... dərin minnətdarlığımızı bildiririk.
... dan ... həcmində kredit məbləğinin geri önənilməsinə zəmanət veririk.
Sizə ... göndəririk (təqdim edirik, geri qaytarırıq).
... gözdən keçirmək və təsdiq etmək üçün göndəririk.
Ödənişə zəmanət veririk. Bizim bank rekvizitlərimiz ...
Zəmanətlə bağlı iradları .... bildirə bilərsiniz.
Bildiririk ki, ... əlaqədar olaraq...
