İşgüzar yazışmada “Əziz... !” müraciət formasından istifadə etmək düzgün deyil. Bu qəbildən olan müraciət şəxsi, qeyri-rəsmi yazışmalarda məqbul sayılır
Etiket qaydaları Adətən işgüzar məktublar dildə mövcud olan sabit cümlələrlə – gələcək əməkdaşlığa, əlaqələrin inkişafına ümid ifadə edən, eləcə də adresatın və ya adresatın imkanlarının məhdudluğundan təəssüflənməni bildirən ifadələrlə yekunlaşır. Məsələn:
Gələcək əməkdaşlığa ümidlə.
Hər iki tərəf üçün sərfəli olacaq əlaqələrin inkişaf etməsi ümidi ilə.
Təklifinizdən istifadə etmədiyimiz üçün təəssüf edirik.
Yekun etiket qaydasına mətnin sonunda çap olunan və “İmza” rekvizitində vəzifənin adından vergüllə ayrılan “Hörmətlə” frazası da daxildir. Məsələn:
Hörmətlə,
Baş direktor şəxsi imza O.N.Qədirov
İşgüzar məktubda müraciət forması “Hörmətli ...!” ilə başladığı təqdirdə, yekun fraza “Hörmətlə” sözü ilə bitir. Göstərilən müraciət və yekun fraza bir növ etiket çərçivəsidir.
İşgüzar yazışma üslubuna bir sıra spesifik xüsusiyyətlər xasdır:
ifadənin neytrallığı;
ifadənin dəqiqliyi və səlisliyi;
yığcamlıq;
sabit ifadələrdən istifadə;
terminlərdən istifadə;
ixtisarlardan istifadə.
Neytrallıq İfadənin neytrallığı – rəsmi-işgüzar ünsiyyətin əsas xüsusiyyətlərindən biridir. İşgüzar məktubun mətni rəsmi məzmuna malik olur və işgüzar ünsiyyətin iştirakçıları müəssisənin, təşkilatın, şirkətin, firmanın, başqa sözlə desək, fiziki şəxsin yox, hüquqi şəxsin adından çıxış edirlər. Bununla bağlı olaraq, işgüzar məktubda şəxsilik, subyektivlik istisna edilir və ya minimuma endirilmiş olur. Məktubda emosional ekspressiv çalarlı sözlərdən istifadə olunmur.
Nəzərdə saxlamaq lazımdır ki, əksər işgüzar məktubların məqsədi adresatı maraqlandırmaq, inandırmaq, hadisələri müəllifə lazım olan istiqamətə yönəltməkdir. Bunun üçün işgüzar məktub emosional kontekstdən tamamilə məhrum edilməməlidir. Lakin bu emosionallıq, hətta ekspressivlik gizli, üstüörtülü şəkildə olmalıdır. İşgüzar məktubun emosionallığı sözlərdə deyil, mətnin məzmununda özünü büruzə verməli, kənardan sakit və neytral ifadə tonuna malik olmalıdır.
