Mühazirə: 0 saat Məşğələ: 30 saat Kredit sayı: m ü n d ə r I c a t

Xaric olan və daxili sənədlərin qeydə alınması 
jurnalı. 
S
ıra 
№-
si 
Sənədin 
tarixi 
və 
indeksi 
Müx
bir 
Qısa 
məzmunu 
Sənədin icrası 
haqqında qeyd 
1 
4 
5 
İdarələrdə elə sənədlər olur ki, onların qeydə alınmasına ehtiyac olmur. Bir qayda olaraq 
qeydə alınmalı olmayan sənədlərin idarələrdə siyahısı olmalıdır. 
Adətən aşağıdakı sənədlər kargüzarlıqda qeydə alınmırlar: 
1.
Məktubların məlumat üçün göndərilmiş surətləri; 
2.
Ezamiyyətə və məzuniyyətə icazə haqqında teleqramlar və məktublar; 
3.
İclaslar, müşavirələr, gündəliklər haqqında xəbərlər; 
4.
Cədvəllər, tapşırıqlar, sifarişlər; 
5.
Məlumat üçün göndərilmiş xəbər və informasiyalar; 
6.
Tədris planları, proqramları, surətləri; 
7.
Reklam bildirişləri, plakatlar, müşavirələrin, konfransların poqramları və s.; 
8.
Preyskurantlar, surətlər; 
9.
Materialların məsrəf normaları; 
10.
Təbrik məktubları və dəvətnamələr; 
11.
Mühasibat sənədləri; 
12.
Çap məhsulları (kitablar, jurnallar, bülletenlər); 
13.
Mövzular üzrə elmi hesabatlar; 
14.
Aylıq, rüblük, yarımrüblük hesabatlar; 
15.
Statistik hesabat formaları; 
Mühasibat sənədləri, çap məsulları, elmi hesabatlar və digər hesabat formaları aidiyyəti olduğu 
struktur bölməsində qeydiyyatdan keçirilir. 
Daxil olmuş sənədlər jurnal və kartoçkalarda qeydə alındıqdan və qeyd ştampında indeks 
qoyulduqdan sonra baxılmaq üçün idarənin rəhbərliyinə verilir. Vəzifəli şəxslərin ünvanına olan 

---

33 
sənədləri bilavasitə həmin şəxslərə göndərmək lazımdır. 
Hökumət orqanlarının, dövlət idarələrinin sənədləri, habelə idarələrin fəaliyyətinin prinsipal 
məsələlərinə dair başqa vacib sənədlər idarə rəhbərinə verilir, bunlardakı məlumatlara uyğun 
olaraq idarə rəhbəri bu sənədlərin icrası üçün müəyyən qərara gəlir. Qalan sənədlər onun 
müavininə, quruluş bölmələrinin rəhbərliyinə və ya bilavasitə icraçılara verilir. 
Sənədlər onların daxil olduğu gün baxılmaq üçün təqdim edilir. Teleqramlar, fakslar və digər 
təcili sənədlər baxılmaq və icra edilmək üçün ilk növbədə göndərilir. 
Əgər daxil olmuş sənəddə başqa sənədlərə istinad vardırsa, həmin sənədlər seçilib ayrılır və 
daxil olmuş sənədlə, yaxud müvafiq arayışla birlikdə rəhbərliyə verilir. 
Baxılma nəticələri sənədlərdə dövlət standartı ilə ayrılan yerdə (mətndən əvvəl yuxan sağ 
hissədə) yazılan dərkənarlarda əks olunur. Dərkənarlarda sənədlərin icrasının xarakteri və 
icraçıları haqqında aydın və qəti göstəriş olmalıdır. Sənəddə birdən çox dərkənar olmamalıdır. 
Rəhbərliyin sonrakı dərkənarı sənədin icrası dəqiqləşdiriləndə lazımdır. Sənədlərə baxılması ən 
qısa müddətdə, yəni sənədin daxil olduğu gün həyata keçirilməlidir. 
Daxil olmuş sənədlər rəhbərlik tərəfindən baxıldıqdan sonra dərkənar mətninin qeyd 
kartoçkasına keçirilməsi və onların lazımi hallarda nəzarətə qoyulması üçün dəftərxanaya 
qaytarılır. Sonra isə təyinatı üzrə lazımi yerə verilir. 
Dərkənarda birinci göstərilən şəxs sənədin icrası üçün məsuliyyət daşıyır. Məsul icraçıya 
müştərək icraçıları çağırmaq hüququ verilir. Sənədin müştərək icraçıları məsul icraçının tələbi 
ilə bütün lazımi sənədləri təqdim etməlidirlər. Müştərək icraçılar sənədlərin layihələrinin 
vaxtında və keyfiyyətli hazırlanması üçün eyni dərəcədə məsuliyyət daşıyırlar. 
İcra olunmuş sənədlər işləri müvafiq məsələlər üzrə tərtib edən struktur bölmələrinə və ya 
işçilərə işə tikilmək üçün verilir. 
Sənədlərin bir quruluş bölməsindən digərinə verilməsi idarə rəhbərliyinin göstərişi ilə 
dəftərxana tərəfindən həyata keçirilir ki, bu barədə də qeyd kartoçkasında və jurnalda müvafiq 
qeyd aparılır. Sənədi alan icraçılar tərəfindən imza qoyulur. Sənədlərin operativliyini təmin 
etmək məqsədi ilə qeydiyyatın kompüter vasitəsi ilə aparılmasından və yığcam qeyd 
kartoçkasından istifadə olunur. 

---

34