Руководство pmbok ® Шестое издание
Yüklə 12,83 Mb. Pdf görüntüsü
|
|
Часть 1 - Руководство
7.3.1 ОПРЕДЕЛЕНИЕ БЮДЖЕТА: ВХОДЫ 7.3.1.1 ПЛАН УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТОМ Описан в разделе 4.2.3.1. Компоненты плана управления проектом включают в себя, среди прочего: u u
распределения стоимости проекта по статьям бюджета. u u План управления ресурсами. Описан в разделе 9.1.3.1. План управления ресурсами содержит информацию о ставках оплаты (трудовых и других ресурсов), оценку расходов на поездки и другие прогнозируемые затраты, которые необходимо учесть для оценки общей суммы бюджета проекта. u u Базовый план по содержанию. Описан в разделе 5.4.3.1. Базовый план по содержанию включает в себя описание содержания проекта, ИСР и словарь ИСР, используемые для оценки стоимости и управления ею. 7.3.1.2 ДОКУМЕНТЫ ПРОЕКТА В качестве примеров документов проекта, которые можно считать входами в данный процесс, можно назвать, среди прочего: u u Основу для оценок. Описана в разделе 6.4.3.2. Поддерживающие детали для оценок стоимости, содержащихся в основе для оценок, должны определять любые основные допущения, связанные с включением в бюджет проекта или исключением из него косвенных или иных затрат. u u Оценки стоимости. Описаны в разделе 7.2.3.1. Оценки стоимости каждой операции, входящей в пакет работ, суммируются для получения оценки стоимости каждого пакета работ. u u
и финиша операций, контрольных событий, пакетов работ и контрольных счетов проекта. Данная информация может быть использована для суммирования стоимости за календарные периоды, в которые запланировано возникновение затрат. u u Реестр рисков. Описан в разделе 11.2.3.1. Реестр рисков должен быть проанализирован для учета совокупной стоимости реагирования на риски. Обновления реестра рисков включены в обновления документов проекта, описанные в разделе 11.5.3.3.
251 7.3.1.3 БИЗНЕС-ДОКУМЕНТЫ Описаны в разделе 1.2.6. В качестве бизнес-документов проекта, которые могут рассматриваться в качестве входа для данного процесса, можно назвать, среди прочего, следующие: u u Бизнес-кейс. Бизнес-кейс определяет критические факторы успеха для данного проекта, включая финансовые факторы успеха. u u
чистой приведенной стоимости, сроки реализации выгод и метрики, связанные с выгодами. 7.3.1.4 СОГЛАШЕНИЯ Описаны в разделе 12.2.3.2. При определении бюджета учитывается применимая информация из соглашений и затраты, связанные с продуктами, услугами или результатами, которые были или будут приобретены.
Факторы среды предприятия, которые могут оказывать влияние на процесс оценки стоимости, включают в себя, среди прочего, обменные курсы валют. В случае крупномасштабных проектов, которые осуществляются в течение нескольких лет с использованием в расчетах нескольких валют, колебания курсов валют должны учитываться и включаться в процесс разработки бюджета.
Активы процессов организации, которые могут оказать влияние на процесс определения бюджета, включают в себя, среди прочего: u u существующие формальные и неформальные политики, процедуры и руководящие указания, связанные с разработкой бюджета; u u
u u инструменты разработки бюджета; u u методы составления отчетов. 252 Часть 1 - Руководство 7.3.2 ОПРЕДЕЛЕНИЕ БЮДЖЕТА: ИНСТРУМЕНТЫ И МЕТОДЫ 7.3.2.1 ЭКСПЕРТНАЯ ОЦЕНКА Описана в разделе 4.1.2.1. Следует учитывать экспертные заключения, полученные от лиц или групп, обладающих специальными знаниями или подготовкой по следующим вопросам: u u предшествующие подобные проекты; u u информация об отрасли, дисциплине или прикладной области; u u принципы финансирования; u u требования и источники финансирования. 7.3.2.2 АГРЕГИРОВАНИЕ СТОИМОСТИ Оценки стоимости суммируются по пакетам работ в соответствии с ИСР. Затем оценки стоимости пакетов работ суммируются до компонентов более высоких уровней ИСР (таких как контрольные счета) и далее до уровня всего проекта.
Метод анализа данных, который можно использовать в процессе определения бюджета включает в себя, среди прочего, анализ резервов, который позволяет установить управленческие резервы для проекта. Управленческие резервы — сумма в бюджете проекта, зарезервированная для целей управленческого контроля и сохраненная для выполнения непредвиденной работы, находящейся в пределах содержания проекта. Управленческие резервы связаны с «неизвестными неизвестными», которые могут оказать влияние на проект. Управленческий резерв не включен в базовый план по стоимости, но является частью общего бюджета проекта и требований к финансированию. В случае, когда часть управленческого резерва использовалась для финансирования непредвиденных работ, данная использованная часть управленческого резерва добавляется к базовому плану по стоимости, требуя внесения в него одобренного изменения.
253 7.3.2.4 АНАЛИЗ ИСТОРИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ Анализ исторической информации может помочь в разработке параметрических оценок или оценок по аналогам. Историческая информация может включать в себя характеристики проекта (параметры), которые необходимы для разработки математических моделей прогнозирования полной стоимости проекта. Такие модели могут быть простыми (например, строительство жилья основано на определенной стоимости квадратного метра жилой площади) или сложными (например, одна модель учета затрат на разработку программного обеспечения использует интегральные поправочные коэффициенты, каждый из которых состоит из множества элементов). Как стоимость, так и точность параметрических моделей и моделей по аналогам может значительно различаться. Они наиболее достоверны, когда: u u историческая информация, используемая для разработки модели, точна; u u параметры, используемые в модели, легко поддаются количественному выражению; u u модели масштабируемы, т. е. применимы к крупным проектам, к небольшим проектам и к фазам проекта. 7.3.2.5 СВЕРКА ЛИМИТОВ ФИНАНСИРОВАНИЯ Расходование денежных средств должно быть согласовано с любыми финансовыми ограничениями по выделению средств на проект. Расхождения между финансовыми ограничениями и плановыми расходами иногда приводят к необходимости пересмотра расписания работ для выравнивания норм расходов. Это может быть реализовано путем внесения в расписание проекта ограничивающих дат для работ.
Финансирование состоит в привлечении финансовых средств на осуществление проекта. Для долгосрочных проектов в области инфраструктуры, промышленности и коммунальных служб характерно изыскивать внешние источники финансирования. Если финансирование проекта осуществляется из внешних источников, то финансирующее учреждение может установить определенные требования, которые необходимо выполнить.
254 Часть 1 - Руководство 7.3.3 ОПРЕДЕЛЕНИЕ БЮДЖЕТА: ВЫХОДЫ 7.3.3.1 БАЗОВЫЙ ПЛАН ПО СТОИМОСТИ Базовый план по стоимости — одобренная версия распределенного по периодам времени бюджета проекта, не включающего в себя никаких управленческих резервов, которая может быть изменена только с помощью формальных процедур контроля изменений. Она используется как база для сравнения с фактическими результатами. Базовый план по стоимости разрабатывается путем суммирования одобренных бюджетов для различных операций расписания. На рис. 7-8 показаны различные компоненты бюджета проекта и базового плана по стоимости. Оценки стоимости для различных операций проекта вместе с любыми резервами на возможные потери (раздел 7.2.2.6) для данных операций консолидируются в стоимость связанных с ними пакетов работ. Оценки стоимости пакетов работ вместе с любыми резервами на возможные потери для данных пакетов работ консолидируются в контрольные счета. Сумма контрольных счетов формирует базовый план по стоимости. В связи с тем, что оценки стоимости, составляющие базовый план по стоимости, непосредственно связаны с операциями расписания, это позволяет увидеть распределенный по времени базовый план по стоимости, который, как правило, представлен в форме S-образной кривой, как показано на рис. 7-9. В проектах, в которых используется управление освоенным объемом, базовый план по стоимости называется базовым планом исполнения. Управленческие резервы (раздел 7.2.2.3) добавляются к базовому расписанию по стоимости и вместе образуют бюджет проекта. Когда появляются изменения, требующие использования управленческих резервов, применяется процесс контроля изменений с целью получения одобрения на перенос соответствующих средств управленческого резерва в базовый план по стоимости. 255 Рис. 7-8. Компоненты бюджета проекта Рис. 7-9. Базовый план по стоимости, расходы и требования к финансированию Оценки стоимости операции Оценки стоимости пакета работ Резерв на возможные потери Базовый план по стоимости Контрольные счета Управленческий резерв Бюджет
проекта Компонент бюджета проекта Полная сумма Резерв на возможные потери операции BAC Бюджет проекта Управленческий резерв Требования к финансированию Базовый план по стоимости Расходы
Время Су ммарные зна чения 256 Часть 1 - Руководство 7.3.3.2 ТРЕБОВАНИЯ К ФИНАНСИРОВАНИЮ ПРОЕКТА Требования к финансированию проекта, общие и периодические (например, ежеквартальные или ежегодные), формируются на основании базового плана по стоимости. Базовый план по стоимости содержит запланированные расходы плюс ожидаемые обязательства. Финансирование обычно представляет собой инкрементные величины и не может быть распределено равномерно, поэтому на рис. 7-9 оно представлено в виде ступенчатого графика. Общее количество требуемых средств — это сумма средств, указанных в базовом плане по стоимости, и управленческих резервов, если таковые имеются. Требования к финансированию могут включать в себя источник (источники) финансирования.
В качестве документов проекта, которые могут быть обновлены в результате осуществления данного процесса, можно назвать, среди прочего: u u Оценки стоимости. Описаны в разделе 7.2.3.1. Обновление оценок стоимости производится с целью фиксации любой дополнительной информации. u u
как часть расписания проекта. u u Реестр рисков. Описан в разделе 11.2.3.1. Новые риски, выявленные в ходе данного процесса, регистрируются в реестре рисков, а управление ими осуществляется с помощью процессов управления рисками. 257 7.4 КОНТРОЛЬ СТОИМОСТИ Контроль стоимости — процесс мониторинга статуса проекта для актуализации стоимости проекта и управления изменениями базового плана по стоимости. Ключевая выгода данного процесса состоит в том, что ведение базового плана по стоимости осуществляется на протяжении всего проекта. Этот процесс осуществляется на протяжении всего проекта. Входы, инструменты и методы, а также выходы этого процесса показаны на рис. 7-10. На рис. 7-11 показана диаграмма потоков данных процесса. Рис. 7-10. Контроль стоимости: входы, инструменты и методы, выходы Инструменты и методы Входы Выходы Контроль стоимости .1 Экспертная оценка .2 Анализ данных • Анализ освоенного объема • Анализ отклонений • Анализ тенденций • Анализ резервов .3 Индекс производительности до завершения .4 Информационная система управления проектами .1 План управления проектом • План управления стоимостью • Базовый план по стоимости • Базовый план исполнения .2 Документы проекта • Реестр извлеченных уроков .3 Требования к финансированию проекта .4 Данные об исполнении работ .5 Активы процессов организации .1 Информация об исполнении работ .2 Прогнозы стоимости .3 Запросы на изменения .4 Обновления плана управления проектом • План управления стоимостью • Базовый план по стоимости • Базовый план исполнения .5 Обновления документов проекта • Журнал допущений • Основа для оценок • Оценки стоимости • Реестр извлеченных уроков • Реестр рисков 258 Часть 1 - Руководство 4.3
Руководство и управление работами проекта 7.3
Определение бюджета
• Данные об исполнении работ План управления проектом • План управления стоимостью • Базовый план по стоимости • Базовый план исполнения • Реестр извлеченных уроков • Требования к финансированию проекта План управления проектом Документы проекта Документы проекта 4.6
Интегрированный контроль
изменений 4.5
Мониторинг и контроль работ проекта
Предприятие/ организация • Активы процессов организации • Запросы на изменения • Прогнозы стоимости • Информация об исполнении работ Обновления плана управления проектом • План управления стоимостью • Базовый план по стоимости • Базовый план исполнения Обновления документов проекта • Журнал допущений • Основа для оценок • Оценки стоимости • Реестр извлеченных уроков • Реестр рисков План управления проектом Рис. 7-11. Диаграмма потоков данных контроля стоимости 259 Обновление бюджета требует знания фактической стоимости, учтенной на определенную дату. Любое увеличение авторизованного бюджета может быть одобрено только посредством процесса интегрированного контроля изменений (раздел 4.6). Мониторинг расходования средств без принятия во внимание объема работ, выполняемых в связи с этими расходами, имеет малую ценность для проекта, если не считать возможность отслеживания оттока средств. Таким образом, большая часть трудозатрат по контролю стоимости связана с анализом связей между расходованием денежных средств проекта и работой, выполняемой за счет данных средств. Ключевым элементом результативного контроля стоимости является управление одобренным базовым планом. Контроль стоимости проекта включает в себя: u u влияние на факторы, вызывающие изменения авторизованного базового плана по стоимости; u u обеспечение своевременной обработки всех запросов на изменения; u u управление фактическими изменениями по времени и обстоятельствам их возникновения; u u обеспечение расходования средств без превышения авторизованного бюджета в рамках определенного периода, компонента ИСР, операции или в целом по проекту; u u
по стоимости; u u мониторинг исполнения работ в сопоставлении с затраченными средствами; u u предотвращение включения неодобренных изменений в отчеты по стоимости или по использованным ресурсам; u u информирование соответствующих заинтересованных сторон обо всех одобренных изменениях и связанной с ними стоимости; u u
7.4.1 КОНТРОЛЬ СТОИМОСТИ: ВХОДЫ 7.4.1.1 ПЛАН УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТОМ Описан в разделе 4.2.3.1. Компоненты плана управления проектом включают в себя, среди прочего: u u
управления и контроля стоимости проекта. u u Базовый план по стоимости. Описан в разделе 7.3.3.1. Базовый план по стоимости сравнивается с фактическими результатами для того, чтобы определить, требуются ли изменения, корректирующие или предупреждающие действия. u u Базовый план исполнения. Описан в разделе 4.2.3.1. При использовании анализа освоенного объема базовый план исполнения сравнивается с фактическими результатами для того, чтобы определить, требуются ли изменения, корректирующие или предупреждающие действия.
260 Часть 1 - Руководство 7.4.1.2. ДОКУМЕНТЫ ПРОЕКТА. В качестве примера документов проекта, которые могут рассматриваться в качестве входа для данного процесса, можно назвать, среди прочего, реестр извлеченных уроков. Описан в разделе 4.4.3.1. Уроки, извлеченные ранее в ходе осуществления проекта, могут применяться на его более поздних стадиях для улучшения контроля стоимости. 7.4.1.3 ТРЕБОВАНИЯ К ФИНАНСИРОВАНИЮ ПРОЕКТА Описаны в разделе 7.3.3.2. Требования к финансированию проекта включают в себя запланированные расходы плюс ожидаемые обязательства.
Описаны в разделе 4.3.3.2. Данные об исполнении работ содержат данные о статусе проекта, например какие затраты были авторизованы, произведены, предъявлены к оплате и оплачены.
Активы процессов организации, которые могут оказывать влияние на процесс контроля стоимости, включают в себя, среди прочего: u u существующие формальные и неформальные политики, процедуры и руководящие указания, связанные с контролем стоимости; u u
u u используемые методы мониторинга и отчетности. 7.4.2 КОНТРОЛЬ СТОИМОСТИ: ИНСТРУМЕНТЫ И МЕТОДЫ 7.4.2.1 ЭКСПЕРТНАЯ ОЦЕНКА Описана в разделе 4.1.2.1. В качестве примеров экспертной оценки в рамках процесса контроля стоимости можно назвать, среди прочего: u u анализ отклонений, u u анализ освоенного объема, u u прогнозирование, u u финансовый анализ. 261 7.4.2.2 АНАЛИЗ ДАННЫХ В качестве методов анализа данных, которые могут использоваться для контроля стоимости можно назвать, среди прочего, следующие: u u Анализ освоенного объема (earned value analysis, EVA). Анализ освоенного объема используется для сравнения базового плана исполнения с фактическими показателями исполнения расписания и стоимости. В EVM интегрируется базовый план по содержанию с базовым планом по стоимости для формирования базового плана исполнения. С помощью EVM разрабатывают и осуществляют мониторинг следующих трех ключевых показателей для каждого пакета работ и контрольного счета: u n Плановый объем. Плановый объем (planned value, PV) — авторизованный бюджет, выделенный на запланированные работы. Это авторизованный бюджет, выделенный для работы, которую необходимо выполнить в рамках операции или компонента иерархической структуры работ (ИСР), за исключением управленческого резерва. Данный бюджет распределяется по фазам в жизненном цикле проекта, но в определенный момент времени плановый объем определяет физическую работу, которая должна была быть выполнена. Совокупный PV иногда называется базовым планом исполнения (performance measurement baseline, PMB). Общая величина планового объема проекта также известна как бюджет по завершении (budget at completion, BAC). u n Освоенный объем. Освоенный объем (earned value, EV) — объем выполненных работ, выраженный в показателях утвержденного бюджета, выделенного на данные работы. Это бюджет, связанный с авторизованной работой, которая была выполнена. Измеряемый EV должен быть связан с PMB, и измеренный EV не может превышать утвержденный бюджет PV для данного компонента. EV часто используется для вычисления процента выполнения проекта. Для каждого компонента ИСР должны быть установлены критерии измерения прогресса выполняемой работы. Руководители проектов осуществляют мониторинг EV, как инкрементно для определения текущего статуса, так и кумулятивно для определения долгосрочных тенденций исполнения. u n Фактическая стоимость. Фактическая стоимость (actual cost, AC) — фактически понесенные затраты на выполнение работ в рамках операции за определенный период времени. Это общие затраты, понесенные при выполнении работ, для которых измерен EV. AC, согласно определению, должна соответствовать тому, что было заложено в значение PV и измерено величиной EV (например, только прямые затраты рабочего времени, только прямые затраты или все затраты, включая косвенные). У AC отсутствует верхняя граница; измеряется все, что расходуется для достижения EV. |