Руководство pmbok ® Шестое издание

Часть 1 - Руководство

Предприятие/ 

организация

4.5

Мониторинг и

контроль работ

проекта

План управления проектом

•  План управления ресурсами

•  План управления коммуникациями 

•  План вовлечения 

заинтересованных сторон

Документы проекта

•  Журнал изменений

•  Журнал проблем

•  Реестр извлеченных уроков

•  Отчет о качестве

•  Отчет по рискам

•  Реестр заинтересованных сторон

•  Отчеты об исполнении работ

План

управления

проектом

Документы

проекта

Документы

проекта

10.2

Управление

коммуникациями

Предприятие/ 

организация

•  Факторы среды предприятия

•  Активы процессов организации

• Коммуникации проекта

Обновления документов проекта 

•  Журнал проблем

•  Реестр извлеченных уроков

•  Расписание проекта

•  Реестр рисков

•  Реестр заинтересованных сторон

Обновления плана 

управления проектом

•  План управления 

коммуникациями 

•  План вовлечения 

заинтересованных сторон

•  Обновления активов 

процессов организации

План

управления

проектом

Рис. 10-6. Управление коммуникациями: диаграмма потоков данных

381

Данный процесс, наряду с распространением соответствующей информации, решает задачу обеспечить надлежащим 

образом формирование и форматирование информации передаваемой заинтересованным сторонам проекта , а также 

получение ее аудиторией, которой она предназначена. Он также обеспечивает заинтересованным сторонам благоприятные 

возможности подачи запросов на получение дополнительной информации, разъяснения и обсуждения. Методы  

и соображения результативного управления коммуникациями включают в себя, среди прочего:

u

u

Модели «отправитель-получатель». Внедрение циклов обратной связи с целью обеспечения благоприятных 

возможностей для взаимодействия / участия и устранения барьеров для обеспечения результативных 

коммуникаций.

u

u

Выбор средств связи. Решения о применении коммуникационных артефактов для удовлетворения конкретных 

потребностей проекта, например: в каких случаях осуществлять коммуникации письменно, а в каких — устно; 

когда готовить неформальную памятку, а когда формальный отчет; когда использовать коммуникации методом 

информирования без запроса / с запросом и прибегнуть к выбору соответствующей технологии.

u

u

Стиль написания. Применение действительного либо страдательного залога, структура предложения, подбор слов.

u

u

Управление совещаниями. Описано в разделе 10.2.2.6. Подготовка повестки, приглашение участников, 

присутствие которых обязательно, и обеспечение их присутствия. Работа с конфликтными ситуациями, 

возникающими в ходе совещания или в результате неправильного исполнения итоговых протоколов или действий, 

или в случае присутствия не тех людей.

u

u

Презентации. Осведомленность о воздействии языка тела и разработка визуальных средств.

u

u

Фасилитация. Описана в разделе 4.1.2.3. Поиск консенсуса и преодоление препятствий, например проблемной 

динамики группы, а также поддержание интереса и энтузиазма среди членов группы.

u

u

Активное слушание. Описано в разделе 10.2.2.6. Активное слушание включает в себя подтверждение, уточнение  

и проверку понимания, а также устранение барьеров, которые могут исказить понимание.

10.2.1 УПРАВЛЕНИЕ КОММУНИКАЦИЯМИ: ВХОДЫ

10.2.1.1 ПЛАН УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТОМ

Описан в разделе 4.2.3.1. Компоненты плана управления проектом включают в себя, среди прочего:

u

u

План управления ресурсами. Описан в разделе 9.1.3.1. План управления ресурсами описывает коммуникации, 

которые необходимы для управления командой проекта или материальными ресурсами.

u

u

План управления коммуникациями. Описан в разделе 10.1.3.1. План управления коммуникациями описывает 

способы планирования, структурирования, мониторинга и контроля коммуникаций по проекту.

u

u

План вовлечения заинтересованных сторон. Описан в разделе 13.2.3.1. План вовлечения заинтересованных 

сторон описывает, как будет осуществляться вовлечение заинтересованных сторон с помощью соответствующей 

стратегии коммуникиции.

382 

Часть 1 - Руководство

10.2.1.2 ДОКУМЕНТЫ ПРОЕКТА

Документы проекта, которые можно считать входами в данный процесс, включают в себя, среди прочего:

u

u

Журнал изменений. Описан в разделе 4.6.3.3. Журнал изменений используется для информирования затронутых 

заинтересованных сторон об изменениях и одобренных, отложенных и отклоненных запросах на изменения.

u

u

Журнал проблем. Описан в разделе 4.6.3.3. Информация о проблемах доводится до сведения затронутых ими 

заинтересованных сторон.

u

u

Реестр извлеченных уроков. Описан в разделе 4.4.3.1. Уроки, извлеченные на более ранних стадиях проекта 

в сфере управления коммуникациями, могут применяться на его более поздних стадиях с целью улучшения 

результативности и эффективности коммуникаций и процесса коммуникаций.

u

u

Отчет о качестве. Описан в разделе 8.2.3.1. Содержащаяся в отчете о качестве информация включает в себя вопросы 

о проблемах с качеством, улучшении проекта и продукта, а также совершенствовании процесса. Данная информация 

доводится до сведения лиц, которые могут предпринять корректирующие действия с целью достижения ожиданий 

по качеству проекта.

u

u

Отчет по рискам. Описан в разделе 11.2.3.2. Отчет о рисках представляет информацию об источниках общего риска 

проекта, а также сводную информацию об идентифицированных индивидуальных рисках проекта. Эта информация 

доводится до сведения владельцев риска и других затронутых заинтересованных сторон.

u

u

Реестр заинтересованных сторон. Описан в разделе 13.1.3.1. Реестр заинтересованных сторон определяет 

отдельных лиц, группы или организации, которым потребуется информация различных видов.

10.2.1.3 ОТЧЕТЫ ОБ ИСПОЛНЕНИИ РАБОТ

Описаны в разделе 4.5.3.1. Отчеты об исполнении работ рассылаются заинтересованным сторонам проекта посредством 

этого процесса, как определено в плане управления коммуникациями. Примером отчетов об исполнении работ могут 

служить отчеты о статусе и ходе исполнения работ. Отчеты об исполнении работ могут содержать графики и информацию 

об освоенных объемах, линии трендов и прогнозы, графики использования резервов, гистограммы дефектов, информацию 

об исполнении договоров и обзоры рисков. Они могут быть представлены в виде информационных панелей (dashboards), 

тепловых карт (heat reports), светофорных схем (stop light charts) или в другом представлении, облегчающем усвоение 

информации, принятие решений и выполнение действий.

383

10.2.1.4 ФАКТОРЫ СРЕДЫ ПРЕДПРИЯТИЯ

Факторы среды предприятия, которые могут оказывать влияние на данный процесс, включают в себя, среди прочего:

u

u

культуру, политическую среду и структуру управления организации;

u

u

политики администрирования персонала;

u

u

пороги рисков заинтересованных сторон;

u

u

установленные каналы, инструменты и системы коммуникаций;

u

u

глобальные, региональные или местные тенденции, а также практики или обычаи;

u

u

географическое распределение производственных объектов и ресурсов.

10.2.1.5 АКТИВЫ ПРОЦЕССОВ ОРГАНИЗАЦИИ

Активы процессов организации, которые могут оказывать влияние на этот процесс, включают в себя, среди прочего:

u

u

корпоративные политики и процедуры в области социальных сетей, этики и безопасности;

u

u

корпоративные политики и процедуры в области управления проблемами, рисками, изменениями и данными;

u

u

требования организации к коммуникациям;

u

u

стандартные инструкции по разработке, обмену, хранению и поиску / извлечению информации;

u

u

историческую информацию из предыдущих проектов, включая репозиторий извлеченных уроков.

10.2.2 УПРАВЛЕНИЕ КОММУНИКАЦИЯМИ: ИНСТРУМЕНТЫ И МЕТОДЫ

10.2.2.1 КОММУНИКАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ

Описаны в разделе 10.1.2.3. Факторы, которые влияют на применяемую технологию, включают в себя совместное 

или раздельное размещение членов команды проекта; конфиденциальность любой подлежащей обмену информации; 

находящиеся в распоряжении членов команды ресурсы; механизм влияния культуры организации на обычный порядок 

проведения совещаний и обсуждений.

10.2.2.2 МЕТОДЫ КОММУНИКАЦИЙ

Описаны в разделе 10.1.2.5. Выбор методов коммуникаций должен обеспечить гибкость в случае изменения состава 

сообщества заинтересованных сторон или изменения их потребностей и ожиданий.

384 

Часть 1 - Руководство

10.2.2.3 НАВЫКИ КОММУНИКАЦИЙ

Методы коммуникаций, которые можно использовать в данном процессе, включают в себя, среди прочего:

u

u

Компетенцию в коммуникациях. Сочетание адаптированных к конкретным условиям коммуникационных 

навыков, которые предполагают такие факторы, как четкость определения цели в ключевых сообщениях, 

результативные взаимосвязи и обмен информацией, лидерское поведение.

u

u

Обратную связь. Обратная связь — это информация о реакции в ответ на коммуникации, поставляемый результат 

или ситуацию. Обратная связь обеспечивает интерактивные коммуникации между руководителем, командой и всеми 

остальными заинтересованными сторонами проекта. В качестве примера можно назвать коучинг, наставничество 

и переговоры.

u

u

Невербальные коммуникации. В качестве примеров невербальных коммуникациях можно назвать уместный 

язык тела для передачи смысла с помощью жестов, интонации и выражения лица. Подражание и визуальный 

контакт также являются важными методами. Члены команды должны следить за тем, как они выражают свои 

мысли посредством того, что они говорят и что не говорят.

u

u

Презентации. Презентация — это официальное представление информации и/или документов. Четкие  

и результативные презентации информации проекта соответствующим заинтересованным сторонам могут включать 

в себя, среди прочего:

u

n

отчеты о ходе работ и информационные обновления для заинтересованных сторон;

u

n

исходная информация для обеспечения принятия решений;

u

n

общая информация о проекте и его целях для повышения авторитета работ по проекту и команды;

u

n

специальная информация, предназначенная для укрепления понимания и поддержки работы и целей проекта.

Презентации будут успешными, когда их содержание и представление учитывает следующее:

u

n

аудиторию, ее ожидания и потребности;

u

n

потребности и цели проекта и команды проекта.

385

10.2.2.4 ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ (PMIS)

Описана в разделе 4.3.2.2. Информационные системы управления проектами могут обеспечить заинтересованным 

сторонам удобство в  поиске и своевременном получении необходимой им информации. Управление и распространение 

информации проекта может осуществляться с помощью разнообразных инструментов, включая:

u

u

Электронные инструменты управления проектом. Программное обеспечение для управления проектом, 

проведения совещаний и организации виртуального офиса, веб-интерфейсы, специализированные порталы проекта 

и информационные панели, а также инструменты для управления совместной работой.

u

u

Управление электронными коммуникациями. Электронная почта, факс и голосовая почта; аудио-, видео- 

и интернет-конференции; веб-сайты и веб-публикации.

u

u

Управление социальными сетями. Веб-сайты и веб-публикации, а также блоги и приложения, которые дают 

возможность общаться с заинтересованными сторонами и создавать онлайн (виртуальные) сообщества.

10.2.2.5 ОТЧЕТНОСТЬ ПО ПРОЕКТУ

Отчетность по проекту представляет собой процесс по сбору и рассылке информации о проекте. Рассылка 

информации о проекте проводится в адрес многих групп заинтересованных сторон и должна быть адаптирована так, 

чтобы она предоставлялась для каждого типа заинтересованных сторон на надлежащем уровне, в нужном формате 

и с нужной степенью детализации. Формат представления информации может быть самым разным — от простого 

общения до сложных специальных отчетов и презентаций. Информация может быть подготовлена на регулярной 

основе или в особых случаях. В то время как отчеты об исполнении работ являются выходом процесса мониторинга и 

контроля работ проекта, в рамках данного процесса создаются специальные отчеты, презентации по проекту, блоги и 

другие типы коммуникаций о проекте.

386 

Часть 1 - Руководство

10.2.2.6 НАВЫКИ МЕЖЛИЧНОСТНЫХ ОТНОШЕНИЙ И РАБОТЫ С КОМАНДОЙ

Навыки межличностных отношений и работы с командой, которые можно использовать в данном процессе, включают  

в себя, среди прочего:

u

u

Активное слушание. Методы активного слушания включают в себя подтверждение, уточнение и проверку 

понимания, а также устранение барьеров, которые могут исказить понимание.

u

u

Управление конфликтами. Описано в разделе 9.5.2.1.

u

u

Культурная осведомленность. Описана в разделе 10.1.2.6.

u

u

Управление совещаниями. Управление совещанием состоит в принятии мер с целью обеспечить эффективное  

и результативное достижение совещанием намеченных целей. При планировании совещаний следует использовать 

следующие этапы:

u

n

подготовить и разослать повестку совещания с указанием его целей;

u

n

обеспечить начало и окончание совещания в заявленное время;

u

n

обеспечить приглашение и присутствие соответствующих участников;

u

n

не отклоняться от темы;

u

n

направлять ожидания, урегулировать проблемы, конфликты, возникающие в ходе совещания;

u

n

протоколировать все решения с указанием лиц, на которых возложена ответственность за их исполнение.

u

u

Налаживание связей. Налаживание связей — это взаимодействие с другими людьми с целью обмена 

информацией и установления контактов. Связи дают руководителям проектов и членам их команд доступ  

к неформальным организациям для решения проблем, оказания влияния на действия их заинтересованных сторон 

и укрепления поддержки заинтересованными сторонами работы и итоговых результатов проекта в целях добиться 

улучшения исполнения проекта.

u

u

Политическая осведомленность. Описана в разделе 10.1.2.6. Политическая осведомленность помогает 

руководителю проекта в решении задачи надлежащего вовлечения заинтересованных сторон для сохранения их 

поддержки на всем протяжении проекта.

10.2.2.7 СОВЕЩАНИЯ

Совещания обеспечивают исполнение операций, предусмотренных в стратегии коммуникаций и в плане коммуникаций.

387

10.2.3 УПРАВЛЕНИЕ КОММУНИКАЦИЯМИ: ВЫХОДЫ

10.2.3.1 КОММУНИКАЦИИ ПРОЕКТА

Артефакты коммуникаций проекта могут включать в себя, среди прочего: отчеты об исполнении работ, статус 

поставляемых результатов, исполнение расписания, произведенные затраты, презентации и другую информацию, 

требуемую заинтересованными сторонами.

10.2.3.2 ОБНОВЛЕНИЯ ПЛАНА УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТОМ

Любое изменение плана управления проектом проходит через принятый в организации процесс по контролю изменений 

на основании запроса на изменение. Компоненты плана управления проектом, которые могут быть обновлены в результате 

исполнения данного процесса, включают в себя, среди прочего:

u

u

План управления коммуникациями. Описан в разделе 10.1.3.1. Когда в результате этого процесса 

в коммуникационный подход проекта вносятся изменения, эти изменения отражаются в плане 

коммуникаций проекта.

u

u

План вовлечения заинтересованных сторон. Описан в разделе 13.2.3.1. В результате этого процесса обновляются 

требования заинтересованных сторон к коммуникациям и согласованная стратегия информационного обеспечения.

10.2.3.3 ОБНОВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ПРОЕКТА

Документы проекта, которые могут быть обновлены в результате осуществления данного процесса, включают в себя, 

среди прочего:

u

u

Журнал проблем. Описан в разделе 4.3.3.3. Обновление журнала проблем производится с целью показать любые 

проблемы в области коммуникаций, или то, как те или иные средства коммуникаций использовались для решения 

существующих проблем.

u

u

Реестр извлеченных уроков. Описан в разделе 4.3.3.1. В реестре извлеченных уроков обновляется информация 

о возникших проблемах и о том, как их можно было избежать, а также о подходах, которые хорошо работали  

и которые плохо работали для управления коммуникациями.

u

u

Расписание проекта. Описано в разделе 6.5.3.2. График проекта может быть обновлен, чтобы отражать состояние 

коммуникационных мероприятий.

u

u

Реестр рисков. Описан в разделе 11.2.3.1. Обновление реестра рисков производится с целью фиксации рисков, 

связанных с управлением коммуникациями.

u

u

Реестр заинтересованных сторон. Описан в разделе 13.1.3.1. Реестр заинтересованных сторон может 

быть обновлен, чтобы включать информацию о коммуникационной деятельности с заинтересованными 

сторонами проекта.

388 

Часть 1 - Руководство

10.2.3.4 ОБНОВЛЕНИЯ АКТИВОВ ПРОЦЕССОВ ОРГАНИЗАЦИИ

Активы процессов организации, которые могут быть обновлены в результате данного процесса, включают в себя, 

среди прочего:

u

u

записи и документы проекта, такие как корреспонденция, заметки, протоколы совещаний и другие документы, 

используемые в проекте;

u

u

плановые и специальные отчеты и презентации.

10.3 МОНИТОРИНГ КОММУНИКАЦИЙ

Мониторинг коммуникаций — это процесс обеспечения удовлетворения потребности проекта и его заинтересованных 

сторон в информации. Ключевая выгода данного процесса состоит в обеспечении оптимального потока информации 

согласно положениям плана управления коммуникациями и плана вовлечения заинтересованных сторон. Этот процесс 

осуществляется на протяжении всего проекта. Входы, инструменты и методы, а также выходы данного процесса показаны 

на рис. 10-7. На рис. 10-8 показана диаграмма потоков данных процесса.

Рис. 10-7. Мониторинг коммуникаций: входы, инструменты и методы, выходы

Инструменты и методы

Входы

Выходы

Мониторинг коммуникаций

.1  План управления проектом

  • План управления ресурсами

  • План управления 

коммуникациями

  • План вовлечения 

заинтересованных сторон

.2  Документы проекта

  • Журнал проблем

  • Реестр извлеченных уроков

  • Коммуникации проекта

.3  Данные об исполнении работ

.4  Факторы среды предприятия

.5  Активы процессов организации

.1  Экспертная оценка

.2  Информационная система 

  управления проектами

.3  Анализ данных

  • Матрица оценки уровня 

    вовлечения заинтересованных

    сторон

.4  Навыки межличностных 

  отношений и работы с командой

  • Наблюдение/обсуждение

.5  Совещания

.1  Информация об исполнении

  работ

.2  Запросы на изменения

.3  Обновления плана управления 

проектом

  • План управления 

    коммуникациями

  • План вовлечения 

    заинтересованных сторон

.4  Обновления документов проекта

  • Журнал проблем

  • Реестр извлеченных уроков

  • Реестр заинтересованных 

сторон

389

4.3

Руководство и

управление

работами проекта

План управления проектом

•  План управления ресурсами

•  План управления коммуникациями 

•  План вовлечения 

заинтересованных сторон

Документы проекта

•  Журнал проблем

•  Реестр извлеченных уроков

•  Коммуникации проекта

•  Отчеты об исполнении работ

План

управления

проектом

Документы

проекта

Документы

проекта

10.3

Мониторинг

коммуникаций

Предприятие/ 

организация

•  Факторы среды предприятия

•  Активы процессов организации

• Информация об 

исполнении работ

•  Запросы на изменения

Обновления плана 

управления проектом

•  План управления 

коммуникациями 

•  План вовлечения 

заинтересованных 

  сторон

Обновления документов проекта

•  Журнал проблем

•  Реестр извлеченных уроков

•  Реестр заинтересованных сторон

План

управления

проектом

4.6

Интегрированный

контроль

изменений

4.5

Мониторинг и

контроль работ

проекта

Рис. 10-8. Мониторинг коммуникаций: диаграмма потоков данных

Мониторинг коммуникаций определяет, были ли предусмотренные планом коммуникационные артефакты и операции 

результативными в решении задачи усиления и сохранения поддержки заинтересованными сторонами поставляемых 

результатов проекта и ожидаемых итоговых результатов. Воздействие и последствия коммуникаций проекта следует 

тщательно оценить и контролировать, чтобы обеспечить доставку правильного сообщения с правильным содержанием  

(с тождественным смыслом для отправителя и получателя) правильной аудитории по правильному каналу и в нужное время. 

Мониторинг коммуникаций может потребовать применения различных методов, таких как опросы об удовлетворенности 

клиентов, сбора извлеченных уроков, наблюдений за командой, анализа данных журнала проблем или оценки изменений 

в матрице оценки уровня вовлечения заинтересованных сторон, описанной в разделе 13.2.2.5.

Процесс мониторинга коммуникаций может вызвать итерацию процессов планирования управления коммуникациями 

и/или управления коммуникациями для повышения результативности коммуникаций за счет дополнительных и, 

возможно, уточненных планов и операций коммуникаций. Такие итерации иллюстрируют непрерывный характер процессов 

управления коммуникациями проекта. Проблемы или ключевые показатели исполнения, риски или конфликты могут 

потребовать немедленного пересмотра.

390