Azərbaycan Respublikasının Əmək və Əhalinin Sosial Müdafiəsi Nazirliyinin tabeliyində Dövlət Sosial Müdafiə Fondu üzrə formalaşmış arxiv sənədlərinin saxlanılması, istifadəsi, elektron uçotu

Arxiv sənədlərinin mühafizəsinə dair tələblər

2.1. Mərkəzi Filial arxiv sənədlərini saxlamaq üçün əlverişli bina və ya otaqlar ayırmalı, sənədlərin mühafizəsini təmin etməli və bunun üçün məsuliyyət daşıyan məsul şəxslər təyin etməlidir.
2.2. Fond öz arxiv sənədlərini dövlət arxiv xidməti təşkilatında mühafizə etmək üçün dövlət mülkiyyətinə verə bilər. Bu münasibətlər dövlət arxiv xidməti təşkilatı və Fond arasında bağlanan müqavilə ilə tənzimlənir.
2.3. Mərkəzi Filiala ayrılmış binalar və ya otaqlar arxiv sənədlərinin mühafizəsi üçün xüsusi avadanlıqlarla (qəfəslərlə, rəflərlə, seyflərlə, qutularla, qovluqlarla və ya belə təyinatlı başqa avadanlıqlarla) təmin olunmalıdır.
2.4. Arxiv sənədləri saxlanılan binalar və ya otaqlar yanğından mühafizə vasitələri və yanğın əleyhinə siqnalizasiya sistemləri ilə təchiz edilməlidir. Arxiv sənədləri saxlanılan yerlərdə optimal temperatur (rütubət) və sanitar-gigiyena rejimi yaradan texniki vasitələrdən istifadə olunmalıdır.

3. Mərkəzi Filiala təhvil verilmiş arxiv sənədlərinin uçotu
3.1. Mərkəzi Filialda saxlanılan bütün arxiv sənədləri və onların arxiv siyahıları uçota alınır. Uçot sənədlərinə Mərkəzi Filiala daxil olan, Mərkəzi Filialdan xaric edilən sənədlərin tərkibi və həcmi barədə məlumatları özündə əks etdirən sənədlər kompleksi aid edilir. Uçot sənədlərindən arxiv sənədlərinin mühafizəsinin təmin edilməsi və mövcudluğunun yoxlanılmasında əsas vasitə kimi istifadə olunur.
3.2. Mərkəzi Filiala təhvil verilən sənədlərin sayı Nazirliyin Mərkəzləşdirilmiş elektron informasiya sisteminin (bundan sonra - MEİS) reyestr məlumatları ilə uyğunluğunu müəyyənləşdirir və təhvil-təslim aktları (əlavə № 2) ilə rəsmiləşdirilir.
3.3. Daxil olan sənədlərin qəbulu və uçota alınması Mərkəzi Filialda kargüzarlıq üçün məsul olan əməkdaşları tərəfindən həyata keçirilir.
3.4. Mərkəzi Filiala təhvil verilən arxiv sənədlərinin üzərində onların bu Göstərişlərə müvafiq saxlanma müddətləri göstərilir. Hər bir vətəndaşa məxsus olan arxiv sənədləri ayrı-ayrılıqda nömrələnməklə qeydiyyatda olduğu rayonlar və şəhərlər üzrə ardıcıl olaraq arxiv qovluqlarında yerləşdirilir.
3.5. Ara qatları, metal bəndlər, pərçimlər qovluqdan çıxarılmalı və sənədlər ardıcıl tikilməlidir.
3.6. Daxil olmuş arxiv sənədləri uçota alındıqdan sonra baxılmaq üçün Mərkəzi Filialın aidiyyəti departamentinə, Mərkəzi Filialın direktoruna və ya onun müavinlərinə verilir. Arxiv sənədləri, tərtibinin düzgünlüyü yoxlanıldıqdan və sistemləşdirildikdən sonra nömrələnərək daimi və uzunmüddətli saxlanılmalı arxiv sənədlərinin siyahılarına daxil edilir. Daimi və uzun müddət saxlanılan arxiv sənədləri üçün ayrı-ayrılıqda siyahılar tərtib edilir.
3.7. Fondun Aparatı və digər struktur bölmələri tərəfindən araşdırılmasına zərurət yaranan arxiv sənədləri rəsmi müraciət ilə sorğu göndərən quruma təhvil-təslim aktı əsasında təqdim edilir. Hüquq mühafizə orqanlarına təqdim edilən arxiv sənədləri Azərbaycan Respublikasının Cinayət-Prosessual Məcəlləsinə uyğun olaraq tərtib edilmiş götürmə haqqında protokolla rəsmiləşdirilir. Məhkəmə işləri üzrə icraatla bağlı tələb olunan arxiv sənədləri məhkəməyə Mərkəzi Filialın müşayiət məktubu ilə təqdim edilir. Hüquq mühafizə orqanlarına və məhkəməyə verilən sənədlərin surəti üzərində müvafiq qeydlə Mərkəzi Filialda saxlanılır. Mərkəzi Filialın arxivindən təqdim edilən sənədlər xüsusi qeydiyyat jurnalında Mərkəzi Filialın əməkdaşı tərəfindən qeydə alınır. Sənədlər müvəqqəti istifadə üçün digər təşkilatlara, məhkəmə və istintaq orqanlarına üç aydan artıq olmamaq şərti ilə verilir.
3.8. Arxiv sənədləri, orjinalı mövcud olmayan sənədlərin dublikatları, habelə mövcud olmayan sənədlər barədə müvafiq akt Fondun struktur bölmələləri tərəfindən tərtib edilərək 30 (otuz) gün ərzində Mərkəzi Filiala təhvil verilməlidir. Bu müddət ərzində aşkar olunmayan və təhvil verilməsi mümkün olmayan arxiv sənədləri barədə Mərkəzi Filial tərəfindən akt tərtib olunaraq müvafiq qeydlər aparılır.