Azərbaycan Respublikasının Əmək və Əhalinin Sosial Müdafiəsi Nazirliyinin tabeliyində Dövlət Sosial Müdafiə Fondu üzrə formalaşmış arxiv sənədlərinin saxlanılması, istifadəsi, elektron uçotu

4. Arxiv məlumatlarının təqdim edilməsi

4.1. Mərkəzi Filial müəyyən olunmuş qaydalara uyğun yazılı və elektron formada daxil olan müraciətləri icra etməlidir. Arxiv məlumatı müraciətin mətnindən asılı olaraq arxiv arayışı, arxiv surəti, arxiv çıxarışı formasında verilir.
4.2. Arxiv məlumatları orqanın (qurumun) fəaliyyət profilinə uyğun məsələlər üzrə onun sorğuları əsasında, vətəndaşlara isə onların hüquqlarının və qanuni mənafelərinin təmin edilməsi ilə əlaqədar məsələlər üzrə onların ərizələri əsasında verilir. Arxiv arayışının həcmi bir vərəqdən çox olduqda vərəqlər nömrələnir.
4.3. Arxiv arayışlarının verilməsi, tərtib olunması və rəsmiləşdirilməsi zamanı aşağıdakılar nəzərə alınır:
4.3.1. arxiv arayışları Mərkəzi Filialda saxlanılan və ərizədə göstərilən məsələyə aid arxiv sənədləri (əsli və ya qanunvericiliyə uyğun olaraq təsdiq olunmuş surəti) əsasında tərtib edilir;
4.3.2. arxiv arayışında məlumatlar xronoloji ardıcıllıqla təsvir edilir, sənədin əslində olduğu kimi qeyd olunur, sənədin əslində hər hansı dəyişiklik, qaralama olduqda arayışda müvafiq qeydlər aparılır;
4.3.3. arxiv arayışları Fondun blankında sənədin “Arxiv arayışı” adını göstərməklə tərtib edilir. Arayışda sənədlərin adları, onların tarixləri göstərilir və bu sənədlərdəki məlumatlar ifadə edilir. Arayışın sonunda arxiv arayışının tərtib edilməsi üçün əsas olmuş sənədlərin arxiv şifrləri (fondların, iş siyahılarının və iş vərəqlərinin nömrələri) göstərilir;
4.3.4. arxiv arayışı Fondun və (və ya) Mərkəzi Filialın rəhbəri tərəfindən imzalanır və möhür ilə təsdiqlənir;
4.3.5. arxiv arayışında göstərilmiş məlumatları təsdiqləyən sənədlərin surətləri və ya onlardan çıxarışlar arayışa əlavə olunur;
4.3.6. arxiv arayışının bir nüsxəsi Mərkəzi Filialda saxlanılır.
4.4. Mərkəzi Filialın arxivində sorğu verilən məlumatları təsdiqləmək üçün sənədlər mövcud olmadıqda Fondun blankında məktub tərtib edilir. Məktubda sənədlərin olmamasının səbəbləri göstərilir, habelə arayışın əldə edilməsi üçün hansı orqana (quruma) müraciət olunmasına dair tövsiyələr verilir.
4.5. Elektron sənədlər Mərkəzi Filialın elektron sənədin surəti və ya kağız daşıyıcıda surəti kimi verilir. Elektron sənədin surəti Mərkəzi Filialın rəhbərinin və (və ya) digər səlahiyyətli şəxsin elektron imzasından istifadə etməklə, kağız daşıyıcıda olan elektron sənədin surəti isə ümumi qaydada təsdiq olunur.
4.6. Mərkəzi Filialda saxlanılan arxiv sənədləri müvəqqəti istifadə üçün yalnız rəhbər vəzifəli şəxslər tərəfindən imzalanmış tələbnamə əsasında üç aydan artıq olmamaq şərti ilə verilir. Bu zaman arxiv sənədlərin siyahısı tələbnamədə qeyd olunur və müraciət edən şəxsə və ya orqana (quruma) təhvil-təslim aktı əsasında təqdim edilir.

5.