Azərbaycan Respublikasının Əmək və Əhalinin Sosial Müdafiəsi Nazirliyinin tabeliyində Dövlət Sosial Müdafiə Fondu üzrə formalaşmış arxiv sənədlərinin saxlanılması, istifadəsi, elektron uçotu

9. Sənədlərin məhv edilməsi
9.1. Sənədlərin dəyərinin ekspertizasının keçirilməsi nəticəsində Fondun struktur bölmələrində daimi və uzun müddət (10 ildən artıq) saxlanılan arxiv sənədlərinin siyahıları hazırlanır (əlavə № 1), o cümlədən struktur bölmələrdə müvəqqəti saxlanılan işlər seçilir, saxlanma müddətləri başa çatmış işlər məhv etmək üçün ayrılır.
9.2. Saxlanma müddəti başa çatmış arxiv sənədləri məhv edilmək üçün ayrıldıqdan sonra müvafiq akt (əlavə № 3) tərtib olunur, MEK-in sədri və üzvləri tərəfindən imzalanır, Fondun rəhbəri tərəfindən təsdiq olunur və sənədlərin məhv edilməsinə icazə almaq üçün dövlət arxiv xidməti təşkilatına təqdim olunur.
9.3. Sənədlərin məhv etmək üçün seçilməsi işə vərəq-vərəq baxmaqla həyata keçirilir. Sənədlərin özünə baxmadan, işlərin sərlövhəsi üzrə seçilməsinə yol verilmir.
9.4. Akt dövlət arxiv xidməti təşkilatı tərəfindən təsdiq edildikdən sonra aktda göstərilən arxiv sənədləri məhv edilir. Arxiv sənədləri Mərkəzi Filialın özü tərəfindən məhv edilir və ya qaimə əsasında təkrar emal müəssisələrinə təhvil verilir. Qaimədə sənədlərin təhvil verilmə tarixi, təhvil verilmiş işlərin miqdarı (çəkisi), sənədləri təhvil verən və qəbul edən şəxslərin vəzifələri, imzası və soyadları qeyd olunur.
9.5. Məxfi kargüzarlıq sənədləri onların bərpa olunmasını istisna edən üsulla (yandırılma, doğranılma, məhlulda həll edilmə və ya bu məqsədlə başqa üsullarla) məhv edilməlidir.
9.6. Dövlət arxiv xidməti təşkilatının icazəsi olmadan, habelə saxlanma müddəti başa çatmamış arxiv sənədləri məhv edilə bilməz.
9.7. Bu Göstərişlərə əsasən daimi saxlanılmalı, lakin elmi-əməli əhəmiyyətini itirmiş sənədlər Fondun MEK-in qərarı və dövlət arxiv xidməti təşkilatının icazəsi ilə məhv edilə bilər.
9.8. Sənədlər zədələndikdə (yanğın, təbii fəlakət və ya digər səbəblər) və onun bərpası qeyri-mümkün olduqda məhv etmək üçün ayrıla bilər. Bu cür sənədlər müvafiq aktla (əlavə № 3) rəsmiləşdirilir, baxılmaq və təsdiq edilmək üçün dövlət arxiv xidməti təşkilatının EYK-na göndərilir. Həmin aktlar EYK tərəfindən təsdiq edildikdən sonra orada göstərilən işlər və sənədlər məhv edilir.
9.9. Saxlanma müddətləri başa çatmış elektron sənədlərin məhv etmək üçün ayrılması ümumi qaydalara uyğun aparılır və məhv etmə aktı tərtib və təsdiq olunduqdan sonra elektron sənədlərin fiziki olaraq və yaxud proqram təminatı vasitələri ilə məhv olunması təmin edilir.

Fondun fəaliyyəti nəticəsində yaranan sənədlərin saxlanma müddətləri üzrə