Azərbaycan Respublikasının Əmək və Əhalinin Sosial Müdafiəsi Nazirliyinin tabeliyində Dövlət Sosial Müdafiə Fondu üzrə formalaşmış arxiv sənədlərinin saxlanılması, istifadəsi, elektron uçotu

Elektron sənədlərin saxlanması və arxivləşdirilməsi

1. 
   Elektron sənədlərin elektron informasiya daşıyıcılarında saxlanması müddəti müvafiq sənədlərin kağız daşıyıcıları üçün qanunvericilikdə müəyyən edilmiş müddətdən az olmamaqla müəyyən edilir. Elektron sənədlərin siyahıları və işlərin nomenklatur-siyahısı kağız əsaslı sənədlər üçün müəyyən olunmuş formaya uyğun həm elektron, həm də kağız daşıyıcıda hazırlanır, müvafiq dövlət arxiv təşkilatı ilə razılaşdırılır və Mərkəzi Filialın rəhbəri tərəfindən təsdiq edilir.
   
2. 
   Mərkəzi Filialda elektron formada yaradılan sənədlərin siyahıları təsdiq olunur və işlərin nomenklatur-siyahısının qeyd sütununda həmin sənədlərdən elektron işlərin formalaşdırılması barədə qeydlər aparılır.
   
3. 
   Mərkəzi Filiala təhvil verilən elektron sənədlərin maddi daşıyıcısının fiziki vəziyyəti, sənədin maddi daşıyıcıya yazılması və onun keyfiyyəti, həmçinin elektron sənədin düzgün təsvir olunması, saxlama vahidinə arxiv siyahı üzrə şifrənin qoyulması, qoşma sənədlər kompleksinin mövcudluğu yoxlanılır. Elektron sənədlərin mühafizəsi və istifadəsinin təmin olunması üçün qoşma sənədlərdə müvafiq elektron sənədin adı, yaradılması tarixi, fiziki və məntiqi strukturu, konteksti, həqiqiliyi, sənədlərin həcmi barədə məlumatlar verilir.
   

5.4. Elektron arxivlər icazəsiz müdaxilədən, təsadüfi məhv və ya təhrif olunmadan mühafizə edilməlidir.
5.5. Elektron sənədlərin təhvil verilməsi barədə sorğu yalnız elektron sənədin surətinin təqdim olunması yolu ilə icra olunur.
5.6. Elektron sənədlərin və onların arxivlərinin saxlanılması zamanı aşağıdakılar nəzərə alınmalıdır:
5.6.1. elektron sənədlər “Elektron imza və elektron sənəd haqqında” Azərbaycan Respublikasının Qanununa uyğun olaraq elektron informasiya daşıyıcılarında onların bu daşıyıcılarda bütövlüyünü yoxlamağa imkan verəcək formada saxlanılmalıdır;
5.6.2. elektron sənədlərdə olan informasiyadan gələcəkdə istifadə, həmçinin elektron sənədlərin kağız daşıyıcıda surətlərinin çıxarılması mümkün olmalıdır;
5.6.3. elektron sənədin onun yaradıldığı, göndərildiyi və ya alındığı formatda bərpası mümkün olmalıdır;
5.6.4. elektron sənəddə onun mənbəyini və təyinatını, onu göndərəni, qəbul edəni, göndərilmə və qəbul edilmə vaxtını və tarixini müəyyənləşdirməyə imkan verən informasiya saxlanılmalıdır.
5.7. “Elektron imza və elektron sənəd haqqında” Azərbaycan Respublikasının Qanununda və ya iştirakçılar arasındakı müqavilədə başqa hal nəzərdə tutulmadıqda, elektron sənədlər onların yaradıldığı, göndərildiyi və ya qəbul edildiyi formatda saxlanılır.
5.8. Elektron sənədlər daimi saxlanılmaq üçün dövlət arxiv xidməti təşkilatına elektron informasiya daşıyıcısında saxlandığı formatda təhvil verilir.
5.9. Elektron sənədlərin arxivləri icazəsiz daxilolma, məhv edilmə və (və ya) təhrif edilmə hallarından mühafizə olunmalıdır.