Hujjat turlari va xususiyatlari.
Boshqaruv jarayonining murakkabligi va serqirraligiga muvofiq ravishda
idoraviy ish yuritish qog’ozlari, hujjatlar ham hilma-hil va mikdoran juda ko'p.
Hujjatlarning maqsadi, yo'nalishi, hajmi, shakli va boshqa
bir qator sifatlari ham
turlichadir. Shunday ekan, hujjatlar tiliga bo'lgan umumiy talablar bilan bir qatorda
har bir turkum hujjatlar tuzish ishiga qo'yiladigan ko'pgina lisoniy talablar ham
mavjud. Muayyan turdagi hujjat, albatta, o'ziga xos lisoniy xususiyat va sifatlar
bilan belgilanadi. Bu xususiyat va sifatlarni har taraflama va chuqur tasavvur
qilmasdan turib, mukammal hujjatchilikni yaratish haqida gap ham bo'lishi
mumkin emas. Shuning uchun bu o'rinda hujjatlar tasnifi masalasi alohida
ahamiyat kasb etadi.
Hujjatshunoslikda hujjatlar bir necha jihatlarga ko'ra tasnif qilinadi.
Tasniflashda mutlaqo bir xil guruhlashtirish mavjud bo’lmasa-da, har qalay, ularni
bir qadar yagonalashgan holda guruhlashtirish mumkin.
Hujjatshunoslikdagi ana shu an'anaga ko'ra ish yuritishdagi hujjatlar eng
avvalo tuzilish o'rniga ko'ra tasnif qilinadi. Bu jihatdan ichki va tashqi hujjatlar
farqlanadi. Ichki hujjatlar ayni muassasaning o'zida tuziladigan va shu muassasa
ichida
foydalaniladigan hujjatlardir, muayyan muassasaga boshqa tashkilot yoki
ayrim shaxslardan keladiganlari esa tashqi hujjatlardir.
Hujjatlar mazmuniga ko'ra ikki turli bo'ladi: 1) sodda hujjatlar - muayyan bir
masalani o'z ichiga oladi; 2) murakkab hujjatlar - ikki yoki undan ortiq masalani
o'z ichiga oladi.
Mazmun bayonining shakli jihatidan xususiy, namunaviy va qolipli (yoki
trafaretli) hujjatlar farqlanadi. Matnning o'ziga xosligi, betakrorligi, hamisha ham
bir andozada bo'lmasligi xususiy hujjatlarning asosiy belgilaridir (masalan, xizmat
yozishmalari va shu kabilar).
Bunday hujjatlarda ham muayyan doimiy tarkib mavjud bo'lsada, bevosita
mazmun bayoni bir qadar erkin bo'ladi.
Namunaviy hujjatlar boshqaruvning muayyan bir xil vaziyatlari bilan
bog’liq, bir- biriga o'xshash va ko'p takrorlanadigan masalalar
yuzasidan tuzilgan
matnlarni o'z ichiga oladi.
Qolipli hujjatlar, odatda, oldindan tayyorlangan bosma ish qog’ozlariga
yoziladi, bunday hujjatlarda ikki turli axborot aks etadi, ya'ni o'zgarmas (oldindan
tayyor bosma matnda ifodalangan) va o'zgaruvchi (hujjatni tuzish paytida
yoziladigan) axborotlar; shuning uchun bu tur hujjatlarga nisbatan ko'pincha
«yozmoq» emas, balki «to'ldirmoq» so'zi ishlatiladi. Shu o'rinda aytish kerakki,
hujjatlarning
qolipli
turlari
doirasini
kengaytirish
-
ish
yuritishni
takomillashtirishdagi maqbul yo'llardan biridir. Chunki bu tadbir hujjat matnlarini
bir xil qilish va hujjat tayyorlash uchun ketadigan vaqt hamda mehnatni anchagina
tejash imkoniyatini beradi. Qolipli hujjatlar sirasiga, masalan, ish haqi yoki
yashash joyi haqidagi ma'lumotnomalar, ayrim dalolatnomalar,
xizmat safari
guvohnomalari va boshqa ko'plab hujjatlarni kiritish mumkin.
Hujjatlar tegishlilik jihatiga ko'ra xizmat yoki rasmiy hujjatlar va shaxsiy
hujjatlarga ajratiladi. Xizmat xujjatlari tayyorlanishiga ko'ra muassasa yoki
mansabdor shaxslarga tegishli bo'lsa, shahsiy hujjatlar yakka shaxslar tomonidan
yozilib, ularning hizmat faoliyatlaridan tashqaridagi yoki jamoat ishlarini bajarish
bilan bog’liq masalalarga tegishli bo'ladi (masalan, shaxsiy ariza, shikoyat va h.k.).
Hujjatlarning tayyorlanish xususiyati va darajasi ham benihoya muhim. Bu
jihatiga ko'ra hujjatlar quyidagacha tasniflanadi: qoralama; asl nusxa; nusxa;
ikkinchi nusxa (dublikat); ko'chirma. Aksar hujjatlar dastlab qoralama nusxada
tayyorlanadi, bu hujjat muallifi, ya'ni tayyorlovchining qo'lyozma yoki
kompyuterda ko'chirilgan dastlabki nusxasidir.
Bu
nusxa tuzatilib, qayta ko'chirilishi mumkin. Aytish joizki, qoralama
hujjat huquqiy kuchga ega emas. Asl nusxa har qanday hujjatning asli, birinchi
rasmiy nushasidir. Asl nusxaning aynan qayta ko'chirilgan shakli nusxa deb
yuritiladi, odatda o'ng tomonidagi yuqori burchagiga «Nusxa» degan belgi
qo'yiladi.
Hujjatchilikda, shuningdek, aynan (faksimil) va erkin nushalar ham
farqlanadi. Aynan nusxa asl nusxaning barcha xususiyatlarini
- hujjat zaruriy
qismlarining joylashishi, mavjud shakliy belgilar (gerb, yumaloq muhr,
to'rtburchak muhr, nishon kabi), matndagi bosma, yozma harf shakllari va shu
kabilarni aniq va to'liq aks ettiradi, masalan, fotonushani yoki kompyuterda
chiqarilgan nusxani shu tur hujjatlar qatoriga kiritish mumkin. Erkin nusxada esa
hujjatdagi axborot to'la ifodalansa-da, bu nusxa tashqi
xususiyatlar jihatidan
bevosita asliga muvofiq kelmaydi, ya'ni erkin nusxada asl nusxadagi muhr o'rniga
«muhr» deb, imzo o'rniga «imzo» deb, gerb o'rniga «gerb» deb yozib qo'yiladi va
h.k. Ba'zan muayyan hujjatga emas, balki uning bir qismiga ehtiyoj tug’iladi.
Bunday hollarda hujjatdan nusxa emas, balki ko'chirma olinadi (masalan,
bayonnomadan ko'chirma, buyruqdan ko'chirma va h.k.). Nusxa va ko'chirmalar,
albatta, notarius, kadrlar bo'limi va shu kabilar tomonidan tegishli tartibda
tasdiqlangan taqdirdagina, huquqiy kuchga ega bo'ladi. Asl nusxa yo'qolgan
hollarda hujjatning ikkinchi nusxasi (dublikati) beriladi, ikkinchi nusxa asl nusxa
bilan bir xil HUQUQIY kuchga egadir.
Ma'muriy-boshqaruv faoliyatida xizmat mavqega ko'ra
hujjatlar hozirgi
kunda, asosan, quyidagicha tasniflanishi mumkin: tashkiliy hujjatlar; farmoyish
hujjatlari; ma'lumot-axborot hujjatlari; xizmat yozishmalari.
Dostları ilə paylaş: