Ehtiyojlar (moddiy va ma’naviy)

1. Rejalashtirish
1.1. Suhbat ishtirokchilarining tarkibini, bo‘lishi mumkin vaziyatlarni oldindan rejalashtirish.
1.2. Suhbatning tashabbuschisini, mavzusini, maqsadlarini, vazifalarini belgilab olish.
1.3. Suhbatni o‘tkazish strategiyasi va taktikasini (maqsadga erishish yo‘llarini) tushunib yetish.
1.4. Batafsil reja (ish bo‘yicha suhbatni tayyorlash va o‘tkazish yuzasidan harakatlar dasturi).
2. Tezkor tayyorgarlik
2.1. Materiallarni to‘plash (shaxsiy muloqotlar, hujjatlar, tadqi­qotlar, bosma nashrlardan bo‘lishi mumkin axborot manba­larini izlash).
2.2. Mazkur suhbat uchun ahamiyatga ega bo‘lgan ma’lumotlarni tanlab olish va tasniflash.
2.3. Ma’lumotlarni ularning olingan vaqti va joyiga qarab tartibga solish (komponovka qilish).
2.4. Ish rejasini tuzish (to‘plangan ma’lumotlar asosida o‘z g‘oyalari va mulohazalarini, vazifalar va talablarni ifodalash).
2.5. Suhbatning ish rejasiga aniq takliflarni kiritgan holda asosiy qismini ishlab chiqish.
2.6. Suhbat natijalarining samaradorligiga erishish maqsadida, suhbatning boshi, o‘rtasi va oxiri orasidagi bog‘lanishni aniqlash.
3. Suhbatning rejalashtirilgan butun matnini tahrir qilish, undagi uzun va noaniq jumlalarni chiqarib tashlab, uni imkoni boricha qisqartirish.
4. Mashg‘ulot o‘tkazish
4.1. Suhbatning elementlarini, ularning navbatini eslab qolish.
Alohida muhim, uzoq davom etadigan ish bo‘yicha suhbat­larni hamda ko‘pgina masalalar yuzasidan muzokaralarni o‘tka­zishda yuqorida qayd etilgan tizimga rioya etish lozim. Kundalik ish bo‘yicha muloqotlarni amalga oshirish uchun mazkur tizimni soddalashtirish kerak.
Bunday tayyorgarlikdan so‘ng rejalashtirilgan suhbat davomida faqat suhbat ishtirokchilarining dalillarini taqqoslash va ular asosida qaror qabul qilish qoladi.
Suhbat o‘tkazish uning turli bosqichlariga taalluqli bo‘lgan beshta asosiy maqsadlari ajratib ko‘rsatiladi:
· suhbatdoshning e’tiborini jalb qilish;
· qiziqishini uyg‘otish, o‘zini tinglashga majbur qilish;
· g‘oyalarning (dalillarning) to‘g‘ri ekanligiga ishontirish;
· qiziqishlarini aniqlash va shubhalarni bartaraf etish (neyt­rallash, inkor etish, mulohaza bildirish);
· suhbatdoshni yakuniy qarorga keltirish.
Faol tinglovchi bo‘lish uchun suhbat davomida o‘zining tuti­shida 6ta ketma-ket harakatlarni amalga oshirish lozim. Ularning navbatini eslab qolish uchun mnemonik uslubiyot qo‘llaniladi: inglizcha listen (tinglang) so‘zining har bir harfi aniq bir harakatni anglatadi.
1) L — look interested (qiziqqan bo‘lib ko‘rinishga harakat qil);
2) I — inquire with question (savollar bilan aniqlik kirit);
3) S — stay on the subject (chalg‘ima);
4) Т — test understanding (tushunilishini qadriga yet);
5) E — enjoy cooperation (hamkorlikdan xursand bo‘l);
6) N — netralize emotions (asabiylashma).
Ish bo‘yicha suhbatlarni o‘tkazish uchun universal xususi­yatlarga ega bo‘lgan tavsiflardan foydalanish lozim:
1) hamsuhbatni oxirigacha e’tibor bilan tinglang;
2) anglashilmovchiliklarning oldini olish va noto‘g‘ri talqin etilishiga yo‘l qo‘ymaslik uchun o‘z nuqtayi nazaringizni aniq, ravshan va tushunarli qilib bayon qiling;
3) suhbatdoshingizni xurmat qiling, ayniqsa, agar suhbat­doshingizning lavozimi siznikidan past bo‘lsa, o‘zingizda mensi­maslik harakatlariga yo‘l qo‘ymang;
4) xushmuomala, odobli va do‘stona munosabatda bo‘ling, ammo xushomad va laganbardorlik qilmang;
5) suhbatdoshingizni jahli chiqqanda sovuqqonlik, qat’iylik sabotlilikni saqlang;
6) imkoni boricha suhbatdoshingiz sizning fikrlaringiz va takliflaringizni to‘g‘ri tushuna olishini osonlashtiring, tayyor qa­ror­ni majburan qabul qildirmagan holda o‘zingizning haqligingizga ishontiring;
7) so‘zlashuv ohangi va muomala qilish usulini suhbat­doshin­gizning xislatlariga qarab tanlang;
8) suhbatdan so‘ng hech bo‘lmasa 5 daqiqani suhbatning borishi va natijalarini tanqidiy nuqtayi nazardan ko‘rib chiqishga vaqt ajrating, suhbatning natijalarini yozib qo‘yishingiz lozim. Bu ish bo‘yicha suhbatlarni o‘tkazish yuzasidan o‘z-o‘zingizni mus­taqil takomillashtirish dasturini tuzish va ishlab chiqishingizga birinchi qadam bo‘ladi.
Mehnat borasidagi deyarli barcha ishlarning shakli, mazmuni, maqsadi bo‘yicha har xil bo‘lgan ish bo‘yicha suhbatlar bilan boshlanadi, ular bilan amalga oshiriladi va tugallanadi. Ish bo‘yicha suhbatlarning ahamiyati ularning funksiyalari bilan belgilab beriladi.
Ish bo‘yicha suhbat davomida quyidagi masalalar muhokama qilinishi mumkin:
· chora-tadbirlarning boshlanishi va boshlangan chora-tadbirlarning muvofiqlashtirilishi;
· axborot almashinuvi va xodimlarning o‘zaro muloqoti;
· turli pog‘onalarda ish bo‘yicha muloqotlarni saqlab turish;
· yangi g‘oyalar, fikrlarni izlab topish, ilgari surish va tezkorlik bilan ishlab chiqish.
Suhbatning afzalliklari, bitta suhbatdoshga e’tiboringizni jamlash imkonini beruvchi yaqin og‘zaki muloqot; bevosita muomala; bir-birini yaxshiroq bilib olish va kelgusida muomala qilishni osonlashtirish uchun shaxsiy o‘zaro munosabatlarni o‘rnatilishiga sharoitlarning yaratilishidan iboratdir. Bundan tashqari, suhbat ish kengashlarining o‘zagi bo‘lib xizmat qiladi.