Lesson-1 introduction, meaning and importance of management 0 Objectives

4. Information is the guide to control:
Control is exercised by a manager on the basis of the information and reports from those actually
doing the job. Such information and reports may be called the feed-back from the operations.
Feed back enables the manager to determine how far the operations are proceeding in conformity
with plans and standards and where remedial action is called for accurate, adequate and timely
feed back information helps the management to take decisions in time. Too much information is
as bad as too little.
20.5 PROCESS OF CONTROLLING
Planning and controlling go together. These two are reciprocally related. Control seeks to compel
events to conform to plans. It is performed in the context of planning and aids planning in two
ways such as
(a) it draws attention to sitautions where new planning is needed.
(b) it provides some of the data upon which plans can be based.
Controlling is a step by step process. This process consists of the following steps.
(1) Establishment of Control Standards:
Every function in the organisation begins with plans
which are goals, objectives, or targets to be achieved. In the light of these, standards are established

---

20.4
Centre for Distance Education
Acharya Nagarjuna University
which are criteria against which actual results are measured. For setting standards for control
purposes, it is important to identify clearly and precisely the results which are desired. Standards
must be set and stated in tangible terms, such as in terms of output of goods, costs, profit, time,
staff etc. Standards can be set for many intangible items such as advertisement campaign,
employee morale etc.
(2) Measurement of Performance:
The second major step in control process is the
measurement of performance. The step involves measuring the performance in respect of a
work in terms of control standards. The presence of standards implies a corresponding ability to
observe and comprehend the nature of existing conditions and to ascertain the degree of control
being achieved.
The measurement of performance against standards should be on a future basis, so that deviations
may be detected in advance of their actual occurrence and avoided by appropriate actions. Appraisal
of actual or expected performance becomes an easy task, if standards are properly determined.
According to