Milliy tadqiqot universiteti

3.Hujjatlarni bashqarishni avtomatlashtirish. Avtomatlashtirilgan hujjatlarni boshqarish tizimi.

Ish oqimini avtomatlashtirish jarayonida taxminan to'rt bosqichni ajratish mumkin: qog'oz ish oqimi, mustaqil kompyuterlardan foydalangan holda qog'oz ish oqimi, aralash va qog'ozsiz ish oqimi.

Qog'oz ish jarayoni hujjat qog'oz shaklida barcha bosqichlarni bosib o'tishini anglatadi. Yana o'n besh yil oldin berilgan ko'rinish ish oqimi ustun edi. Qog'oz hujjatlarini ro'yxatdan o'tkazish uchun yangi ro'yxatdan o'tgan hujjatlar kiritilgan yirik jurnallar yoki katta formatdagi varaqlar ishlatilgan. Ma'lum vaqtdan so'ng jurnallar va varaqlar arxivga topshirildi.
Kompyuterlar paydo bo'lganda, ular jurnallar va varaqlarni almashtirdilar, mustaqil kompyuterlar yordamida qog'ozga asoslangan ish jarayonini kashshof qilishdi.
Mustaqil kompyuterlardan foydalangan holda qog'ozli ish oqimi kompyuterni hujjatlarni tayyorlash va ro'yxatdan o'tkazish uchun ishlatilishini anglatadi. Aslida, ushbu bosqichda elektron hujjat tushunchasi paydo bo'ladi, ya'ni. faqat kompyuterda saqlanadigan yoki, ular aytganidek, "mashina vositalarida" saqlanadigan bunday hujjat. Biroq, mahalliy tarmoq bo'lmagan taqdirda elektron hujjatning afzalliklari faqat ozgina miqdorda amalga oshirilishi mumkin. Ushbu bosqichda hujjatlarni o'tkazish, kelishish va tasdiqlash qog'oz shaklida amalga oshiriladi.
Aralash ish oqimi mahalliy tarmoqqa ulangan kompyuterlar hujjatlarni tayyorlash, uzatish va saqlash uchun xizmat qiladi deb taxmin qiladi, ammo hujjat faqat qog'oz shaklida qonuniy kuchga ega. Moliyaviy-huquqiy hujjatlarni muvofiqlashtirish va tasdiqlash qog'oz shaklida amalga oshiriladI. Hujjat loyihasini tayyorlash elektron shaklda (1-band) amalga oshiriladi, so'ngra hujjat kotibga yuboriladi, u ro'yxatdan o'tkazadi, bosib chiqaradi va tasdiqlash uchun menejerga yuboradi (2-band). Menejer tuzatishlar kiritadi va hujjatni qayta ko'rib chiqish uchun pudratchiga beradi (3-band). Hujjat tasdiqlangandan so'ng, u mahalliy tarmoq orqali barcha ijrochilarga yuboriladi. Qog'ozsiz hujjatlar aylanishi hujjatlar bilan barcha operatsiyalar elektron shaklda amalga oshirilishini anglatadi.