Milliy tadqiqot universiteti

2.Hujjatlar aylanishini avtomatlashtirish tizimi.

Hujjatlar aylanishini avtomatlashtirish tizimi platformaga asoslangan 1C korporativ hujjatlar aylanishini samarali boshqarish imkonini beradi. Hujjatlarni boshqarish tizimi kotiblardan tortib boshqaruvchi direktorlarga qadar barcha ofis xodimlari uchun samarali elektron vositaga aylanadi.
Hujjatlarni boshqarish tizimi qarorlarni qabul qilish tezligini va korxonaning umumiy samaradorligini oshiradi. Bularning barchasi jiddiy raqobatdosh ustunlik bo'ladi.
Avtomatlashtirish va elektron hujjat aylanishi - bu turli xil hujjatlarning mualliflardan ijrochilarga o'tishidir, bunday harakat sizga ma'lumotni manfaatdor tomonlarga tez va aniq etkazish imkonini beradi. Kompaniya qanchalik katta bo'lsa, shuncha ko'p hujjatlar (buyurtmalar, shartnomalar, buyurtmalar va boshqalar) ko'rib chiqiladi va xodimlar guruhlari va umuman korxonani yangi ma'lumotlar bilan tashkil etish yanada qiyinlashadi.
"Korporativ hujjat aylanishi" EHMS hujjatlarni boshqarish tizimi quyidagi vazifalarni hal qilishga imkon beradi:

• 
  Hujjatlarni boshqarish va ko'rib chiqishni o'z ichiga olgan hujjatlar aylanishini avtomatlashtirish
  
• 
  Xodimlar tomonidan buyruqlarni bajarish va hujjatlarni tayyorlash ustidan nazoratni kuchaytirish
  
• 
  Korxonaning korporativ biznes jarayonlarini boshqarishni tashkil etish
  
• 
  Elektron hujjatlar arxivini yuritish
  

Dastur interfeysi juda oddiy, ammo ayni paytda funktsionaldir. Hujjatlarni boshqarish tizimining foydalanuvchisi bilan o'zaro munosabat oddiy va korxonaning barcha xodimlari uchun tushunarli. Hujjat aylanishini samarali avtomatlashtirish uchun barcha zarur vositalar "Korporativ hujjatlar oqimi" EDMS mahsulotida mavjud.

Agar siz mahsulotning odatiy funktsiyasidan foydalansangiz, u holda avtomatlashtirish jarayoni qisqa bo'lishi mumkin, ishchilar dasturning funktsiyalari bilan tanishishlari uchun odatda 1-2 kun kerak bo'ladi. Bu odatda samarali ishlashni boshlash uchun etarli.
1C: Enterprise platformasiga asoslangan tizimlar allaqachon ishlatilgan korxonalarda ayniqsa samarali samaraga erishiladi. Hujjatlarni boshqarish tizimining interfeysi 1C ga asoslangan boshqa tizimlarning allaqachon tanish interfeyslariga juda o'xshash. Foydalanuvchilar tanish elementlar bilan ishlaydi - kataloglar, hujjatlar, hisobotlar va ishlov berish. Tizim yaratilganda, ular yangi interfeyslarni o'rganishlari shart emas, ular 1C dasturlarida mavjud bo'lgan tajribadan foydalanadilar.
Agar kompaniyaga biron bir xususiylashtirish yoki yangi funktsionallikni rivojlantirish kerak bo'lsa, bizning mutaxassislarimiz har doim kerakli ishlarni bajarishga tayyor. Bundan tashqari, biz bunday ishlarni odatdagi tizimda keyingi yangilanishlar iloji boricha sodda bo'lishi uchun bajarishga harakat qilamiz.
Tizim bilan ishlashda yuqori sifatli natijaga erishish uchun tizimni qo'llab-quvvatlashning soddaligini ta'minlash kerak. Tizimni qo'llab-quvvatlaydigan xodimlar uchun "Korporativ hujjat aylanishi" EDMS oddiy va intuitiv interfeyslarni ta'minlaydi. Tizim uni tezda sozlash va biznes-jarayonlarni loyihalashga imkon beradi. "Korporativ hujjatlar oqimi" EDMS ma'muriyati asosidagi boshqa mahsulotlarni ma'muriyatdan farq qilmaydi.
Biznes-jarayonlar dizaynerlari oddiy va tushunarli tizim elementlari bilan ta'minlangan. Biznes jarayonlar dizayni ish jarayonini avtomatlashtirish uchun, u boshqa dasturlardan allaqachon tanish bo'lgan elementlar yordamida amalga oshiriladi - 1C platformasi - turli xil kataloglar va tizim hujjatlari. Tizim ijrochilarning turli vazifalarini boshqarish, buyurtmalar berish va hujjatlarni qabul qilish uchun marshrutlarni tashkil qilish uchun tezkor biznes-jarayonlarni loyihalashtirish vositalariga ega. Ish jarayoni tizimida hujjatlarni avtomatik arxivlashni sozlashning oddiy usullari mavjud.
Ish jarayonlarini avtomatlashtirish va biznes jarayonlarini avtomatlashtirish samaradorligi shundan iboratki, hujjatlar turlarini (kartalarini), shuningdek ish jarayonlarining yo'nalishlarini ishlab chiqish uchun maxsus bilim va ko'nikmalar talab qilinmaydi, dasturlash tillari talab qilinmaydi, kompyuter bilan ishlash bo'yicha universal bilimlar mavjud. ilg'or foydalanuvchi darajasi.
"Korporativ hujjat aylanishi" EDMS hujjat aylanishi tizimi oddiy va funktsional vositalar yordamida biznes-jarayonlarni avtomatlashtirish va loyihalashda universal tizim sifatida ishlab chiqilgan.
"Korporativ hujjatlar aylanishi" EHM dasturi elektron raqamli imzo (ERI) bilan ishlashni qo'llab-quvvatlaydi. Elektron raqamli imzolar texnologiyasi bugungi kunda juda muhim va ahamiyatli texnologiyalardir. Ko'pgina zamonaviy kompaniyalarda hujjatlar bilan ishlashda ERIdan foydalanish majburiydir va elektron imzosiz ish yuritish printsipial jihatdan qo'llanilmaydi.
Elektron raqamli imzo sizga xodimning imzosi 100% aniqlik bilan hujjatdagi mualliflik huquqini tasdiqlash, shuningdek, hujjat imzolangan vaqtdan beri o'zgartirilmaganligini ta'minlashga imkon beradi.
Shunday qilib, "Korporativ hujjat aylanishi" elektron hujjat aylanishi tizimi yordamida nafaqat korxonalar tomonidan hujjatlar bilan ishlash samaradorligini oshirish, balki uzatilgan ma'lumotlarning ishonchliligi va ishonchliligini oshirish, shuningdek, qo'shimcha tekshirish va tuzatish uchun xatolar va xarajatlarni kamaytirish mumkin.
Ish oqimi tizimini ishlatish stsenariylari
Quyida biz kompaniyalarda hujjat aylanishini avtomatlashtirish uchun ikkita kichik stsenariyni taqdim etamiz.
1-stsenariy: Xodim iloji boricha tezroq korxonaning hujjatini kelishib olishi kerak. Siz eski usul bilan borishingiz mumkin - uning nusxalarini elektron pochta orqali barcha qabul qiluvchilarga yuboring yoki kotibga boring va tasdiq varag'i bilan chop etishlarini so'rang. Aslida, bu juda ko'p vaqt talab etadi, lekin eng muhimi, hujjat o'qilishini kafolatlay olmaydi, u spamda tugashi mumkin, tasodifan o'chirilishi yoki boshqa hujjatlar orasida yo'qolishi mumkin, bundan tashqari, qabul qiluvchi o'z vaqtida yo'q joyda bo'lishi mumkin. ...
Elektron hujjat aylanish tizimi yordamida, masalan, "Korporativ hujjat aylanishi" EHMda, korxonada axborot oqimini tasodifan to'xtatib yoki to'xtatib qo'ymaslik uchun umumiy axborot makoni yaratiladi. Agar hujjat avtomatlashtirilgan hujjat aylanish tizimi orqali ko'rib chiqish uchun yuborilgan bo'lsa, u holda uni tuzishda aniq qo'yilgan yo'ldan borishiga amin bo'lishingiz mumkin. Agar talab qilinadigan xodim yo'q bo'lsa (kasallik ta'tilida, xizmat safarida va hokazo), u holda tizim sozlamalariga qarab, hujjat o'z o'rinbosariga yoki boshqa xodimga beriladi. Korxonaning biznes jarayonlari, agar ular avtomatlashtirilgan bo'lsa, tasodifiy ta'sirga uchramaydi, ammo aniq va ishonchli ishlaydi.
2-stsenariy: Yangi xodim mijoz bilan uchrashuvga tayyorgarlik ko'rish jarayonini qanday boshlashni bilmaydi. Odatda, u hamkasblaridan yordam so'raydi va unga barcha tafsilotlarni aytib beradi, ularni vazifalarni bajarishdan chalg'itadi va ba'zi hollarda yangi kelganga yordam berish bahonasida o'z vazifalarini kechiktirishga bahona beradi. Ishning bunday tashkil etilishi bajarilmagan vazifalar tobora ko'proq yangi xodimlarni jalb qilgan holda, qor to'pi kabi to'planishiga olib keladi.
Avtomatlashtirilgan hujjat aylanish tizimidan va biznes jarayonlardan foydalanishda xodim faqat korxonada ilgari ishlab chiqilgan va tasdiqlangan yangi ish jarayonini boshlashi kerak. Masalan, u uchrashuvga tayyorgarlik jarayonini boshlaydi. "Korporativ hujjat aylanishi" EHM bu holda kerakli xodimlarga zarur vazifalarni berishni boshlaydi, biznes jarayoni esa uni ishga tushirish tashabbuskori uchun vazifalarni shakllantirishi mumkin.
Bunday holda, xodim har qanday muhim vazifani bajarishni hech qachon unutmaydi, masalan, jarayon unga o'z vaqtida majlislar zalini bron qilishni eslatib turadi. Ishni bunday tashkil etish nafaqat bitta xodimning, balki butun korxonaning samaradorligini oshirishga olib keladi. Bu, shubhasiz, foyda o'sishiga ijobiy ta'sir qiladi va hujjat aylanishining avtomatlashtirilgan tizimiga investitsiyalarning tez qaytarilishiga olib keladi.
Ba'zi hollarda, sizning xodimlaringiz yuqori sifatli va o'z vaqtida hujjat aylanishi tizimi tufayli bajargan yana bir muvaffaqiyatli bitim sizning kompaniyangiz hujjat aylanishini avtomatlashtirish orqali barcha sarmoyalarni ko'p marta qaytarib beradi.
Axborot oqimlari va hujjatlar harakati hujjatlar aylanishini tashkil qiladi.
Barcha hujjatlar umumiy va maxsus funktsiyalarga ega. Umumiy funktsiyalari:
Axborotli (hujjat ma'lumotni saqlash uchun yaratilgan);
Ijtimoiy (hujjat ijtimoiy ahamiyatga ega ob'ektdir, chunki u ma'lum bir ijtimoiy ehtiyoj bilan bog'liq);
Kommunikativ (hujjat tashkilotlar va boshqa jamoat tuzilmalari o'rtasidagi aloqa vositasi sifatida ishlaydi);
Madaniy (hujjat madaniy an'analarni birlashtiradi va uzatadi). Maxsus funktsiyalari:
Menejment (hujjat boshqaruv vositasi, chunki u shu maqsadda maxsus yaratilgan);
Huquqiy (hujjat - bu jamiyatdagi huquqiy normalar va huquqiy munosabatlarni birlashtirish va o'zgartirish vositasi);
Tarixiy (hujjat jamiyatning rivojlanishi haqidagi tarixiy ma'lumotlarning manbai).