Milliy tadqiqot universiteti

Avtomatlashtirilgan hujjat aylanish tizimlari-Kichik firmada elektron pochta almashinuvi va hujjatlarni fayl serverida saqlash asosida ishlarni tashkil qilish mumkin, bu erda har biri o'z katakchasiga ega. Kichik firmalar, odatda, fayl tizimini hujjatlarni saqlash uchun etarlicha qulay bo'lgan boshqaruv sxemasini amalga oshiradilar. Masalan, "Buxgalteriya" papkasida "moliyaviy bo'lim", unda "moliyaviy rejalashtirish", undan ham chuqurroq - "soliqni minimallashtirish" papkasi mavjud. Bunday ierarxiya foydalanuvchilar uchun intuitivdir - har kim o'z hujayrasini biladi, ba'zi hujjatlarni qaerga qo'yishni biladi. Biroq, bularning barchasi korxona ko'lami kattalashganda ishlashni to'xtatadi. Katta korxonada ko'plab ishchi guruhlar paydo bo'ladi. Shu bilan birga, alohida xodimlar bir nechta loyihalarda ishlashlari mumkin. Tasavvur qiling, bitta loyiha FSB avtomatizatsiyasi, ikkinchisi esa savdo markazlarini avtomatlashtirish. Ma'lumotga kirishni nazorat qilish talablari boshqacha bo'lishi kerakligi aniq. Buning uchun elektron hujjatlarni saqlashni ta'minlaydigan maxsus dasturiy ta'minot kerak, bu sizga hujjatlar to'plamini bir nechta parametrlarga ko'ra tasniflash imkonini beradi: ierarxiya, maxfiylik darajasi va boshqalar. Bu sizga kirish huquqini yanada malakali ravishda rasmiylashtirish va kerakli hujjatlarni tezda topishga imkon beradi.
Ikkinchi jihat - korxonadagi hujjatlarni yo'naltirish. Ofisni avtomatlashtirish va elektron hujjat aylanishi tizimini (keyingi o'rinlarda - SADD) joriy etilishi butun boshqaruv jarayonini optimallashtirishga imkon beradi, bu oddiyroq va mantiqiy bo'lib, qarorlar sifati yaxshilanadi, boshqaruv qarorlarining bajarilishini nazorat qilish samaraliroq bo'ladi va boshqaruv apparatini saqlash bilan bog'liq xarajatlar kamayadi.
Hujjatlar butun tashkilot uchun yagona bo'lgan klassifikatorlar va standartlar ma'lumotlar bazasini o'z ichiga olgan avtomatlashtirilgan hujjatlarni boshqarish tizimi yordamida yuboriladi. Hujjatlarning yo'nalishi hujjat turiga qarab belgilanadi, ya'ni. ba'zi bir toifadagi hujjatlar uchun standart harakat yo'llari mavjud. Bu ro'yxatdan o'tgandan so'ng darhol tashkilot mansabdor shaxslariga o'zlariga muvofiq hujjatlarni yuborish imkonini beradi ish vazifalari va har xil turdagi hujjatlarni qayta ishlashning texnologik protseduralari bilan.
Aksariyat SADD ishlab chiqaruvchilari o'zlarining matn muharrirlarini yaratmaydilar, lekin Microsoft Office-dan tahrirlovchidan foydalanadilar. Hujjat ishlab chiqaruvchining ish joyida Word interfeysiga funktsional tugma qo'shiladi, bu yaratilgan hujjatni ofis tizimiga o'tkazishga imkon beradi, bu uning hujjat aylanishi tizimida o'tishini ta'minlaydi. Agar foydalanuvchi mashinasida hujjatni ko'rish zarur bo'lsa, Word boshlanadi.
Avtomatlashtirilgan ish yuritish tizimi - bu tizimdagi elementlarning optimal rivojlanishini ta'minlaydigan konveyer, va Microsoft Office dasturlari - bu konveyer atrofida mashinalar bo'lib, ular yordamida siz hujjat (qism) tayyorlab, uni konveyerga joylashtirishingiz mumkin. Ish yuritish tizimi bir mashinadan ikkinchisiga kafolatlangan etkazib berishni ta'minlaydi, ushbu mashinada ishlov beriladigan narsalarni boshqaradi va maqsadga yo'naltiradi.
Mavjud SADDlarning aksariyati ularni amalga oshirgan tashkilotlarga hujjatlarsiz hujjat aylanishiga o'tishga imkon beradi. Biroq, SADD mavjud bo'lgan taqdirda ham, faqat ba'zi tashkilotlar amalda elektron raqamli imzo (ERI) yordamida tashkiliy va ma'muriy hujjatlarni ichki muvofiqlashtirishning elektron shaklidan foydalanadilar.