O’zbekiston respublikasi oliy va o’rta maxsus ta’lim vazirligi samarqand davlat universiteti tarix fakulteti

Manbalar va adabiyotlar 
Alimov I va b. Arxivshunoslik. O’quv qo’lanma. Toshkent, 1997. 
Teoriya i praktika arxivnogo dela v SSSR. Moskva, 1980. 
Arxivlar to’g’risida: O’zbekiston Respublikasining 1999 yil 15 aprelp Qonuni // 
O’zbekistonning yangi qonunlari. 21-son. –Toshkent, 1999. 
9- Mavzu: Arxiv hujjatlarini hisobga olish, ularni mavjudligi va holatini 
tekshirish 
Reja: 
1. Hujjatlarni hisobga olish to’g’risidagi tushuncha 
2. Hisob hujjatlari, ularning davlat va idoraviy arxiv-larda yuritilishi 
3. Davlat arxivlarida hujjatlarning mavjudligi va holatini tekshirish 
Arxiv materiallarini hisobga olish deganda 
ularning miqdorini va ro’yxatini aniqlashtirish 
tushuniladi. Davlat arxiv fondini tashkil etuvchi 
barcha hujjatlar hisobga olinishi shart. Hujjatlar yig’majildlar va fondlarga 
bo’lingan holda hisobga olinadi. Bundan tashqari hujjatlar butun arxiv miqyosida 
hisobga olinadi. Nihoyat, davlat arxiv fondining hujjatlari to’la hajmda hisobga 
olinishi kerak. 
Hujjatlarni hisobga olish ularni saqlash va zaruriyat tug’ilganda tezda topish 
imkoniyatini beradi. 
Arxivlarda saqlanayotgan hujjatlarning tarkibi o’zgaruvchandir. Arxivlarga 
muntazam ravishda hujjatlar qabul qilinadi, ayrim hujjatlar bir arxivdan boshqa 
arxivga o’tkaziladi, ba’zi materiallar yo’q qilib yuboriladi. Demak, hujjatlarning 
hisobi ham shunga qarab o’zgarib turadi. Har bir arxivda olib borilayotgan hisobga 
Hujjatlarni hisobga olish 
haqidagi tushuncha 
Муаммоли савол: Архив хужжатарини ҳисобга 
олишдан асосий мақсад нима? 

---

43 
asoslanib, respublika davlat arxiv fondi hujjatlari umumiy tarzda hisobni olib 
boriladi. Shu asnoda qaysi hujjat qayerda saqlanayotganligi to’g’risida tezkor 
ma’lumotlar olish mumkin bo’ladi. 
Davlat arxivlariga topshirilgan barcha hujjatlar 
darhol hisobga olinishi shart. 
Hisobga olish fondlar, birlashgan arxiv fondlari, arxiv kolleksiya) 
(to’plam)lari, yig’majildlar, hujjatlarning mikrofotonusxalari va ro’yxatlar asosida 
olib boriladi. 
Belgilangan qoidaga muvofiq har bir davlat arxivida quyidagi hisob 
hujjatlari bo’lishi shart: 
1. Qabul qilingan hujjatlar kitobi. 
Bu kitob orqali arxivga qabul qilingan hujjatlarning dastlabki hisobi olib 
boriladi. Kitobda xronologik tartibda barcha qabul qilingan hujjatlar qayd etiladi. 
Kitobda tartib bilan qabul qilingan hujjatning nomi, uning qachon va kim 
tomonidan qabul qilinganligi, hujjatning sanasi, hajmi va holati, qaysi fondga 
qo’shilganligi yoziladi. Qabul qilingan hujjatlar kitobi asosida yil davomida 
arxivga topshirilgan yangi fond va yig’majildlar haqida aniq ma’lumot olish 
mumkin bo’ladi. 
2. Fondlar ro’yxati. 
Har bir arxivda saqlanayotgan fondlarning tartib bilan yozilgan ro’yxati 
bo’ladi. Mazkur ro’yxatga muvofiq arxivga qabul qilingan har bir fondga tartib 
raqami beriladi. Bu raqam boshqa fondlarga berilishi mumkin emas. Inqilobdan 
oldingi, sovet davri va mustaqillik davri hujjatlari birga saqlanayotgan arxivlarda 
(masalan, O’zR MDA) bu uchta guruh uchun alohida-alohida fondlar ro’yxati 
mavjud bo’ladi. Sovet davri fondlarining tartib raqami oldidan «R» harfi, 
mustaqilik davri hujjatlari uchun «M» harfi qo’yiladi (masalan, R-1, R-2, R-3; M-
1, M-2, M-3 va hokazo). Boshqa arxivlarda fondlar ro’yxati yagona tartibda 
tuziladi. Fondlar ro’yxatida fondning tartib raqami, boshlangan yilidan tashqari 
fondni tashkil qiluvchi muassasaning to’la nomi yoziladi. Agar muassasaning nomi 
o’zgargan bo’lsa, tartib bilan uning barcha nomlari ko’rsatiladi. Agar mazkur fond 
boshqa arxivga ko’chirilsa, «Arxivdan olinganiligi haqida ma’lumot» degan joyda 
qayerga ko’chirilganligini qayd etiladi. 
3. Fond varaqasi. 
Bu varaqada arxiv fondining nomi va tartibi, fondda saqlanayotgan 
hujjatlarning miqdori, xronologik chegaralari va tarkibi, fonddagi yig’majildlar va 
hujjatlarning ro’yxati kiritiladi. Fondlar varaqasi faqat hisob hujjati emas, balki