Azərbaycan respublikasi təHSİl naziRLİYİ baki idarəetmə VƏ texnologiya kolleci

 

---

10. Sənəd haqqında anlayış və onun əhəmiyyəti 

Müasir  işgüzar  dünyanı  böyük  informasiya  axını  olmadan  təsəvvür  etmək 

mümkün  deyildir.  Bu  məlumatlann  çatdıniması  sənədlər  üzərində  aparılır  ki,  bu  da 

müxtəlif  növlü sənədlərin  hazırlanmasına  gətirib  çıxanr.  Hər  il  idarəetmə  sahəsində 

milyarddan  çox  sənəd  tərtib  edilir.  Sənədin  köməkliyi  vasitəsi  ilə  məlumatlar 

saxlanılır və təyinatı üzrə çatdırılır. Sənəd idarəetmənin güzgüsünü təşkil edir. Yazılı 

sənədləşmələr 

insan 

fəaliyyətinin 

gedişini, 

dövlətçiliyin, 

sivilizasiyanın, 

mədəniyyətin  inkişafını  bütövlüklə  göstərir  və  çatdmr.Son  illərdə  sənədlər 

idarəetmənin  ilk  həlqələrində  daha  çox  yayılmışdır.  Xüsusi  müəssisələr,  fermer 

təsərrüfatlan  da  öz  kargüzarlığını  təşkil  etmişdir.  İdarədə  hər  bir  sənədin  tərtib 

edilməsi,  yenidən  yazılması,  oxunması,  uçotu  (qeydə  alınması),  çoxaldılması, 

mühafizəsi,  axtanşı,  daşıdığı  məlumatın  yenidən  işlənməsi,  surətinin  çıxardılması, 

məlumatlann  başqa  yerə  köçürülməsi,  idarənin  daxilində  və  xaricində  çatdıniması, 

müxtəlif məlumatlann alınması, verilməsi və s. üzrə böyük işlər apanhr. ' Sənədlərdən 

müxtəlif  idarəetmə  məqsədləri  üçün  istifadə  edilməsinə  baxmayaraq  bu  sözün 

mənasının əhəmiyyəti daha genişdir, yəni; 1. Sənəd hər hansı faktlann sübutudur. 2. 

Sənəd  tarixi  mənbədir.  3.  Sənəd  idarəetmə  qərarlarının  qeydi  və  verilməsidir,  bir 

sözlə  desək,  informasiya  daşıyıcısıdır.Sənəd"  sözünün  rəsmi  anlayışı  dövlət 

standartında  və  digər  normativ  hüquqi  aktlarda  verilmişdir.  Bunlar  "kargüzarhq  və 

arxiv işi" terminologiyası məsələlərini müəyyən edir. Sənəd insan fikrindən yaranan 

məlumatlann,  hadisələrin,  faktlann  hər  hansı  bir  xüsusi  materiallar  üzərində  qeyd 

olunmasına  deyiliy  Sənəd  xüsusi  materialda  faktlar,  hadisələr,  obyektiv  həqiqət 

hallan  və  insanın  təfəkkür  fəaliyyəti  haqqında  məlumatı  müxtəlif  üsullarla 

möhkəmləndirib,  daşıyan  vasitədir.  '  Sənəd  sözü  (ərəb  sözündən  götürülüb)  sübut, 

dəlil  deməkdir,  başqa  sözlə,  bir  şeyi,  faktı  təsdiq,  bir  şeyə  olan  hüququ  sübut  edən 

rəsmi  kağızdır.  Elə  sənədlər  vardır  ki,  onlar  bir  vəzij^ətdə  əhəmiyyətidirlər,  digər 

vəziyyətdə  isə  əhəmiyyət  daşımırlar.  Məsələn,  adi  şəxsə  göndərilmiş  əl  vasitəsi  ilə 

yazılmış  məktub  əhəmiyyətsiz  olsa  da,  məhkəmə  prosesində  bundan  sübut  kimi 

istifadə edilə bilər. Sənədlərin idarəetmədə aşağıdakı əhəmiyyəti vardır.  

---

1.  Sənədlər  dövlət  əhəmiyyətlidir,  yəni  sənədlər  ictimai  münasibətləri,  dövlət 

quruluşunu, dövlət institutlarının mahiyyətini, qarşılıqlı əlaqəsini möhkəmləndirir və 

münasibətləri  əks  etdirir.  Dövlət  orqanlarının  vəzifəli  şəxsləri  sənədləri  öyrənərək 

ölkənin  daxili  və  xarici  siyasətini  işləyib  hazırlayır  və  bilavasitə  sənədlərlə  iş 

prosesini icra edirlər.  

2.  Sənəd  hüquq  əhəmiyyətlidir,  yəni  sənədlərlə  idarələrin,  müəssisələrin, 

vətəndaşlann hüquqlan rəsmiləşdirilir və nizama salınır. Sənədlərdən istifadə edərkən 

dövlət  müəssisələrinin  məmurlan  vətəndaşlann  konstitusiya  ilə  təmin  olunmuş 

hüquqlannı müdafiə edirlər.  

3.  Sənəd  iqtisadi  əhəmiyyətlidir,  yəni  sənədlər  vasitəsi  ilə  dövlətin  iqtisadi 

fəaliyyəti göstərilir. Sənəd təsərrüfat fəaliyyətinin sənədlərlə təşkili rolunu oynayır və 

bütün müəssisələrin iş proseslərini rəsmiləşdirir.  

4. Sənəd  tarixi  əhəmiyyətlidir, yəni  sənədlər  vasitəsi  ilə  tarixi faktlar  araşdınlır 

və tarixi m məlumatlar saxlanılır. 

Müəssisələrin  gündəlik  işlərində  istehsalın,  təsərrüfatın,  maliyyə  və  ictimai 

fəaliyyətin  müxtəlif  məsələləri  üzrə  sənədlər  yaranır.  Bunlar  əmrlər,  qərarlar, 

məktublar,  aktlar,  müqavilələr,  protokollar,  teleqramlar,  arayışlar,  fakslar  və  sairdən 

ibarətdir.  Müəssisələrdə  tərtib  edilən  və  digər  müəssisələrə  çatdırılan  sənədləri 

"yazışmalar"  adlandırmaq  qəbul  edilmişdir.  Kommersiya  işlərinin  apanimasmda 

yazışmalar  ən  mühüm  rol  oynayır.  Yazışmalar  sadə  və  texniki  üsullarla  hazırlanır. 

Bunun üçün hazırlanmış xidməti sənədlərin forma və məzmunu bütün tələblərə cavab 

verməlidir.  İşgüzar  yazışmaların  rəsmiləşdirilməsi  qaydalan  bütün  idarəetmə 

sahələrinə  aid  edilir.  Xidməti  məktublar  və  yazışmalann  əsasını  xidməti 

korrespondensiya  təşkil  edir.  Məktublar  əsasında  işgüzar  əlaqələr,  maliyyə  və  bank 

işləri,  sifarişlər,  daşımalar  və  digər  işlər  aparılır.  Sənədlərin  yaradılması,  hərəkəti, 

onlann qeydə alınması, təsnif edilməsi, uçotu və mühafizəsi ilə əlaqədar olan işlərin 

cəmini  sənədlərlə  iş  təşkil  edir.  Müəssisə  və  təşkilatlarda  sənədləşmələr  qanuna  və 

kargüzarhğa dair təlimata, hüquqi aktlara əsasən apanhr. Bu, sənədləşmə işində artıq 

təkrarlanmanın  qarşısını  alır.  Sənədlərin  hazırlanması,  sənəd  dövriyyəsinin  təşkili, 

---

məlumatın  uçotu  və  axtanşı,  sənədlərin  icrası  üzərində  nəzarətin  həyata  keçirilməsi, 

onlann  işlərdə  qmplaşdıniması  məsələləri  üçün  vahid  tələblər  qoyulmuşdur. 

İdarəetmədə sənəd hüquqi münasibətlərin tənzimlənməsində əhəmiyyətli rol oynayır. 

Bunlar hüquq normalan ilə reqlamentləşdirilir. İdarəetmə sənədlərinin digər sahələrə 

aid  olan  sənədlərlə  fərqləndirici  cəhətləri  bunlardır:  1.  İdarəetmə  sənədlərindəki 

məlumatlann  xüsusiyyətlərindən  asılı  olmayaraq  onlardakı  məlumatlar  son  nəticədə 

ictimai münasibətləri tənzimləyir (müəssisələr arasında, müəssisələr və onlann işçiləri 

arasında, müəssisə və vətəndaşlar arasında münasibətləri və b.). 2. Başqa informasiya 

daşıyıcılarından  fərqli  olaraq  idarəetmə  sənədləri  rəsmi  mənbələrdən  alınır;  bunlar 

müəssisələrin,  təşkilatlann  və  vəzifəli  şəxslərin  səlahiyyətlərinə  daxildir.  Rəsmi 

idarəetmə sənədləri xüsusi blankda hazırlanmalı, imza və möhürlə təsdiq edilməlidir. 

3.  İdarəetmə  sənədlərinin  hazırlanması  qaydalan,  onlann  formalan,  məzmununun 

xüsusiyyətləri və istifadə sahəsi hüquq normalan ilə reqlamentləşdirilir. Ümumilikdə 

sənədləşmə  işləri  sənədşünashqla  bagh  olmaqla  onun  hissəsini  formalaş-  dınr. 

Sənədşünaslıq  insan  fəaliyyəti  sahəsində  sənədlərin  yaranma  qanunauyğunluğunu 

öyrənən, kargüzarhq və sənədləşmə sisteminin qumiması prinsiplərini işləyən elmdir. 

Bu  üç  sistemdən;  sənəd  dövriyyəsindən,  kargüzarhqdan,  sənədlərlə  təminatdan 

ibarətdir. Sənədləşmədə kompüterlərin köməyi vasitəsi ilə sənədlərin tərtib olunması 

və  təşkil  edilməsi  idarəetmə  işinin  gedişini  sürətləndirir,  idarələrdə  məlumatlann 

işlənməsi  və  verilməsi  şəbəkəsinin  yaradılması  işinin  səmərəliliyini  artınr.  Bu 

vəzifələrin icrası hökmən  məlumat bazasınm qaydaya salınması, sənəd proseslərinin 

təkmilləşdirilməsi ilə uyğun gəlməlidir. Komp)mter texnikasından istifadə edilməsinə 

kütləvi daşıyıcı olan sənədlərdə bütün çıxış məlumatlan qaydaya salındığı halda nail 

olmaq  olar.  Kompyuterlərlə  məlumatın  işlənməsi  metodlannm  tətbiq  edilməsi  idarə 

aparatı  işçiləri  tərəfindən  sənədlərin  hazırlanması  işini  yüksəldir,  həm  də  yaradıcı, 

analitik əmək, insanın iş keyfiyyətinin tam açılması üçün lazımi şərait yaradır. Geniş 

internet  sistemi  tətbiq  olunmaqla  beynəlxalq  sənədləşmə  sistemi  ilə  işgüzar  əlaqə 

qumimahdır. E-sənəd xidməti idarəetmədə genişlənməlidir. 

Hər  il  idarəetmədə  və  onun  sahələrinin  idarə  edilməsində  külli  miqdarda 

təşkilati,  sərəncamverici,  məhkəmə,  statistik  və  s.  sənədlər  tərtib  edilir.  Bunların 

---

hamısı  idarə  aparatı  işçilərinin  iş  yerlərindən  keçir.  Onlann  iş  vaxtının  çox  hissəsi 

sənədlərdə  olan  lazımi  məlumatlann  axtarılmasına  sərf  olunur.  Sənədlərlə  iş 

funksiyasını mühasiblər, iqtisadçılar, kadrlar üzrə müfəttişlər və digər mütəxəssislər 

yerinə  yetirirlər.  Əlbəttə,  sənədləşdirmənin  əsasını  və  təşkilini  bacarmaq  bütün 

idarəedən işçilər üçün vacibdir. Sənəd idarəetmənin bütün mərhələləri və təsərrüfatın 

idarə  edilməsi  üçün  məlumat  mənbəyidir.  İdarə,  müəssisə  və  təşkilatın  fəaliyyəti 

zamanı  müxtəlif  hadisələrin  və  faktlann  qeyd  olunması  və  saxlanılması  zərurəti 

meydana  çıxır.  Bu  məqsəd  üçün  müxtəlif  məlumat  daşıyıcılanndan  istifadə  olunur. 

Məlumat  daşıyıcılarının  içərisində  ən  çox  yayılanı  kağız  üzərində  tərtib  olunmuş 

mətnli  sənədlərdir.  Bunlar  idarəetmənin  təşkilində  və  təkmilləşdirilməsində  mühüm 

rol  oynayırlar.  Bu  da  həmin  sənədlərdə  qeyd  olunan  məlumatın  əhəmiyyətliliyi  ilə 

müəyyən  edilir.  Kağız  üzərində həkk  olunmuş  məlumatlardan uzun  müddət  ərzində 

istifadə  etmək  olar.  Sənədlər  müxtəlif  idarə  və  təşkilatlar,  ayn-ayn  şəxslər  arasında 

əlaqə  yaradır.  İşlərin  uçotunu  saxlayan  və  hüquqi  əhəmiyyətə  malik  olan  sənədlər 

məhkəmə və istintaq orqanlarında, habelə təsərrüfatın bütün sahələrində əsas mənbə 

kimi  istifadə  edilir.  Bunlar  idarəetmə  işlərinin  əlaqələndirilməsində  ünsiyyətin 

yaradılması  vəzifəsini  yerinə  yetirirlər.  Beləliklə,  kağızda,  kino,  foto,  disk  və  səs 

yazılannda  hazırlanan  sənədlər  müəyyən  fakt  və  hadisələrin,  insan  zəkasının 

fəaliyyətini  əks  etdirən  məlumatlann  mənbəyi  hesab  olunurlar.  Sənədlər  dövlət, 

ictimai  və  şəxsi  həyat  hadisələrinin,  faktlann  təsbit  olunmasıdır.  Sənəd  formaları 

müəyyən  qaydada  tərtib  olunmuş,  hüquq  normasına  cavab  verən,  özündə  müəyyən 

məlumatı əks etdirən yazılardır. Sənəd növlərinin köməyi ilə idarə və təşkilatın bütün 

fəaliyyətini təhlil etmək olar. Bu ona görə mümkündür ki, idarə və təşkilatlann bütün 

fəaliyyətləri  sənədlərdə  əks  olunur.  Sənədləşmə  prosesi  sənədləşmə  prinsiplərini 

özündə birləşdirir və bunlar aşağıdakılardan ibarətdir:  

Məqsədəuyğunluq  prinsipi  -  lazım  gəlməyən  sənədlərdən  idarəetmədə  istifadə 

edilməməsiry  

2.Etibarblıq  prinsipi  -  hər  bir  sənədin  obyektiv  informasiyalar,  göstəricilər, 

faktlar əsasında tərtib edilməsi; 

---

 3.Kifayətlilik  prinsipi  -  sənəddə  məlumatlann  tərkibi  və  həcminin  qənaətbəxş 

olması, idarəetmə obyekti haqqında fikir yürütmək, zəruri olduqda sənədlər vasitəsilə 

ona təsir etmək üçün kifayətləndirici olması;  

4. Sistemlilik prinsipi - sənədlərin hazırlanmasında vahid sistemli tələblərə əməl 

olunması;  

5.  Çeviklik  prinsipi  -  qabaqcadan  təyin  olunmuş  yollarla  və  əks  əlaqə 

fonnalarında sənədlərin ləngimədən, konkret müəyyən olmuş vaxtlarda çevik icraya 

yönəldilməsi.  Əks  halda  bu  idarəetmə  qərarlannın  keyfiyyətinə  mənfi  təsir  göstərə 

bilər.  Sənəd  növləri  sənəd  kimi  insanlann  həyat  və  fəaliyyətində  böyük  rol  oynayır. 

Öz  əhəmiyyətinə  görə  də  sənədin  hazırlanması  siyasi,  tarixi,  hüquqi,  elmi,  iqtisadi, 

istehsaltexniki,  sosial  əhəmiyyətə  malikdir.  Sənəd  növlərində  dövlət  orqanlarının  və 

hökumətin  qəbul  etdiyi  qərarlar  öz  əksini  tapır,  bunlarin  da  icrası  idarəetmə 

aparatında həyata keçirilir.