14. Sənədlərin hazırlanması üçün ümumi tələblər
Təşkilatlarda sərəncam mahiyyətli sənədlərin (qərarlar, sərəncamlar, əmrlər)
yaranmasının hüquqi əsasları aşağıdakılardır:
7.1. qüvvədə olan normativ hüquqi aktların tələbləri;
7.2. yuxarı təşkilatların konkret tapşırıqları;
7.3. təşkilat tərəfindən onun üzərinə düşən vəzifələrin icra edilməsi üçün,
səlahiyyətləri daxilində cari təşkilati-sərəncamverici və ya inzibati-təsərrüfat
fəaliyyətinin həyata keçirilməsi;
7.4. təşkilatın aparatının işini hüquqi baxımdan tənzimləmək zərurətinin
yaranması.
8. Sənədlərin hazırlanması üçün “işlətmək üçün kağız formatları” - 9327 - 60
dövlətlərarası standart üzrə A4 (210x297 mm) və A5 (210x148 mm) formatlı blank
və kağızlardan istifadə edilir.
9. Sənəd dövriyyəsi böyük olan təşkilatlarda ayrı-ayrı sənəd növləri üçün
blanklar tətbiq edilir və onların üzərində mətbəə üsulu ilə sənəd növünün adı (qərar,
protokol, əmr və s.) yazılır.
İki və ya daha artıq təşkilat adından hazırlanan sənədlər blanksız tərtib
edilir. Həmin sənədlər təşkilat rəhbərinin imzası və təşkilatın gerbli möhürü ilə
təsdiqlənir
Sərəncam mahiyyətli sənədlər üçün blanklar “Sərəncam sənədləri sistemi.
Formulyar-nümunə” - 6.38-90 dövlətlərarası standart üzrə hazırlanır.
Blanklar 1 nömrəli ağ yazı kağızından hazırlanmalıdır. Müstəsna hallarda açıq
rəngli, zəif boyalı kağız işlətməyə yol verilir.
10. Təşkilatlarda tez-tez təkrarlanan birtipli sənədlər (bildiriş, məktub və s.)
tərtib edilərkən sənədlərin mətbəə üsulu ilə hazırlanan trafaret mətnli blankları tətbiq
edilə bilər.
11. Təşkilatların mətbəə üsulu ilə hazırlanan blanklarında aşağıdakı rekvizitlər
çap edilir:
11.1. Azərbaycan Respublikasının Dövlət Gerbi (“Azərbaycan Respublikası
Dövlət Gerbinin təsvirinin təsdiq edilməsi haqqında” Azərbaycan Respublikasının
2018-ci il 2 noyabr tarixli 1332-VKQ nömrəli Konstitusiya Qanunu ilə müəyyən
edilmiş təsvirə uyğun olaraq);
11.2. Azərbaycan Respublikasının (Naxçıvan Muxtar Respublikasının) adı;
11.3. təşkilatın tam adı;
11.4. təşkilatın poçt indeksi, ünvanı, məlumat almaq üçün telefon nömrəsi,
faksın nömrəsi və elektron poçtu (əgər varsa).
Rekvizitlər blankların yuxarı hissəsində eninə, bir qayda olaraq, Azərbaycan
Respublikasının dövlət dilində çap edilir (1 nömrəli əlavə). Xarici dildə çap edilmiş
rekvizitlərə malik blanklardan istifadə edilməsinə yalnız sənədin mətni həmin blankı
göndərən təşkilat tərəfindən xarici dildə yazıldıqda yol verilir.
12. Plan, maliyyə, statistika sənədləri və başqa xüsusi sənədlər qanunvericiliklə
müəyyən edilmiş qaydada hazırlanıb tərtib edilir.
13. Sənədlər hazırlanarkən təşkilatın adının (bir qayda olaraq sənədin blankında
əks etdirilir) və sənəd növünün adının (məktublar istisna olmaqla), sənədin başlığının
(mətni A5 (210x148) formatlı kağızda çap olunan sənədlər, teleqramlar və bildirişlər
istisna olmaqla) göstərilməsi, sənədlərə ünvan yazılması, tarix və nömrə qoyulması,
mətnin razılaşdırılması haqqında qeydlər yazılması, sənədin rəsmiləşdirilməsi, habelə
sənədin hərəkəti və icrası haqqında qeydlərin yazılması zəruridir
[
14. Bir qayda olaraq, sənədlərin mətnləri iki hissədən ibarət olur. Birinci hissədə
sənədin hazırlanması üçün əsas götürülmüş faktların və hadisələrin təsviri verilir.
İkinci hissədə nəticələr, təkliflər, qərarlar və sərəncamlar ifadə olunur.
Sənədin yaranması üçün başqa sənəd əsas olduqda, birinci hissədə bu sənədin
hazırlanması üçün əsas götürülmüş sənəd növünün adı (adlıq halda), nömrəsi, tarixi
və mətnin başlığı göstərilir.
İkinci hissənin mətni hərəkətlərin xarakterinə, icraçılara, müddətlərə görə və
başqa meyarlar əsasında ərəb rəqəmləri ilə nömrələnmiş bəndlərə və yarımbəndlərə
bölünə bilər.
Ayrı-ayrı hallarda sənədin mətni yalnız son hissədən (əmrdən, göstərişdən və s.)
ibarət ola bilər.
15. Sənədlərin mətnləri, mətn hissələri və ya ayrı-ayrı cümlələri vahid şəklə
salına bilər. Mətnlərin vahid şəklə salınması tam oxşar və daim təkrarlanan məlumat
sənədləri üçün dil trafaretlərinin işlənib hazırlanmasından ibarətdir.
16. Sənədin başlığı vərəqin ortasında mətndən əvvəl yazılır.
Sənədlərin başlığı maksimum qısa, dəqiq olmalı və “nə haqqında” sualına cavab
verməklə feli ismin köməyi ilə ifadə edilməlidir (“... ciddi nöqsanlar
haqqında”, “...tədbirləri haqqında”, “...yerinə yetirilməsi haqqında”, “... işinin təşkil
edilməsi haqqında” və s.).
17. Göndərilən sənədlərdə (məktublarda, məlumat xarakterli arayışlarda,
məlumat vərəqələrində) ünvan sahibinin rekvizitləri dəqiq göstərilir. Bu məqsədlə
aşağıdakı tələblərə əməl edilməlidir:
17.1. sənəd göndərilən təşkilatın, onun struktur bölməsinin adı, vəzifəli şəxsin
adı və soyadı yazılır;
17.2. sənəd təşkilata və ya onun struktur bölməsinə göndərilirsə, təşkilatın və ya
onun struktur bölməsinin adı yönlük halda yazılır (məsələn: Azərbaycan
Respublikasının Yanacaq və Energetika Nazirliyinə);
17.3. sənəd konkret vəzifəli şəxsə ünvanlanırsa, o zaman təşkilatın adı yiyəlik
halda, sənədin ünvanlandığı vəzifəli şəxsin adı və soyadı isə yönlük halda yazılır
(məsələn: Azərbaycan Respublikası Təhsil Nazirliyinin _________________
(struktur bölməsinin rəhbəri) cənab ________);
məktub göndərilənin poçt ünvanı (poçt indeksi, şəhər (rayon), qəsəbə (kənd),
küçə və evin nömrəsi) tam şəkildə göstərilir.
Sənəddə dörddən çox ünvan olmamalıdır. Sənəd dörddən çox ünvana
göndərilərkən göndəriş siyahısı tərtib edilir və hər sənəddə yalnız bir ünvan göstərilir.
18. Sənədin düzgün tərtibi, məzmununun aydın ifadə edilməsi və üslubu,
tapşırığın vaxtında və keyfiyyətlə yerinə yetirilməsi bilavasitə icraçının vəzifəsidir.
19. Sənədin imzalanmasının və ya təsdiq edilməsinin tarixi sənədin tarixi hesab
edilir.
Sənədin tarixi onu imzalayan və ya təsdiq edən vəzifəli şəxs tərəfindən qoyulur.
Sənədin tarixi, həmçinin sənədin məzmununda olan tarixlər rəqəmlə
yazılmalıdır. Tarixin elementləri eyni sətirdə ardıcıllıqla yazılır: ayın tarixi, ay, il
(məsələn: 15.12.03., 15.12.2003-cü il və ya 15 dekabr 2003-cü il).
20. Sənədin qeydiyyat nömrəsi işin nomenklatur nömrəsindən və sənədin qeydə
alınmasının sıra nömrəsindən ibarətdir, sənədin qeydə alınması zamanı verilir və
qeydiyyat ştampında vərəqlərin sayından və tarixdən əvvəl əks etdirilir
[
Sərəncam mahiyyətli sənədlərə və protokollara müstəqil olaraq hər sənəd növü
daxilində verilən qeyd nömrələri onların nömrələridir.
21. Sənədin məqsədəuyğunluğunu və ya əsaslılığını qiymətləndirmək zəruri
olduqda, sənədin razılaşdırılması tələb olunur. Razılaşdırma təşkilat daxilində və ya
müxtəlif təşkilatlar arasında həyata keçirilir. Bunun üçün sənədlər imzalanmazdan
əvvəl, onlara müvafiq vəzifəli şəxslər tərəfindən viza verilməlidir.
22. Təşkilat daxilində razılaşdırma müvafiq struktur bölmələrinin rəhbərləri
arasında həyata keçirilir.
Sərəncam mahiyyətli sənədlərin layihələrində icraçı tərəfindən birinci nüsxədə
mətnin axırıncı vərəqinin arxasında viza qoyulur. Göndərilən sənədlərdə vizalar
təşkilatda qalan nüsxədə qoyulur.
Vizanın tərkibinə viza verən şəxsin soyadı və adı, onun şəxsi imzası və tarix
daxildir.
Sənədlə əlaqədar qeydlər ayrıca vərəqdə yazılır. Bu zaman viza aşağıdakı kimi
göstərilir:
(imza) (adı və soyadı) (tarix)
Qeydlər əlavə olunur.
23. Sənədlərin müxtəlif təşkilatlar arasında razılaşdırılması müvafiq təşkilatların
rəhbərləri tərəfindən razılaşdırılma qrifinin qoyulması, razılaşdırılma sənədinin
alınması və ya kollegial orqanın iclasında sənəd layihəsinin müzakirəsinin
protokolunun təqdim edilməsi vasitəsilə həyata keçirilir.
Razılaşdırılma qrifi “Razılaşdırılmışdır” və ya “Razıyam” sözündən, sənədin
razılaşdırıldığı şəxsin vəzifəsindən, adından və soyadından, şəxsi imzasından və
tarixdən ibarətdir (məsələn:
“Razılaşdırılmışdır”
Azərbaycan Respublikasının səhiyyə naziri
(imza) (adı və soyadı)
(tarix).
Razılaşdırılma qrifi sənədin titul vərəqinin yuxarı sağ küncündə yerləşdirlməlidir
Dostları ilə paylaş: |