Руководство pmbok ® Шестое издание
Yüklə 12,83 Mb. Pdf görüntüsü
|
|
Часть 1 - Руководство
По общему правилу, знания разделяют на «явные» (т. е. знания, которые можно сразу кодировать с помощью слов, изображений и чисел) и «неявные» (т. е. знания, которые являются индивидуальными и представляют трудность для выражения, например убеждения, специальные знания, опыт и ноу-хау). Управление знаниями связано с управлением как неявными, так и явными знаниями с двумя целями: повторное использование знаний и формирование новых знаний. Ключевыми мероприятиями, которые служат достижению этих двух целей, являются обмен знаниями и интеграция знаний (знаний, полученных из разных областей деятельности, контекстуальных знаний и знаний в области управления проектом). Широко распространено заблуждение, что управление знаниями состоит лишь в их документальном оформлении с целью дальнейшего обмена. Другое заблуждение заключается в том, что управление знаниями состоит лишь в приобретении извлеченных уроков по окончании проекта с целью их последующего использования в будущих проектах. Таким образом можно обмениваться только кодированными явными знаниями. Однако в кодированных явных знаниях отсутствует контекст, и их можно свободно толковать по-разному, поэтому, несмотря на то, что ими можно без труда обмениваться, эти знания не всегда правильно понимают или применяют. Неявные знания имеют внутренне присущий им контекст, но их трудно кодировать. Они существуют в сознании отдельных экспертов, в социальных группах или ситуациях, и обмен ими обычно происходит в ходе разговора или взаимодействия между людьми. С точки зрения организации, управление знаниями состоит в создании условий, обеспечивающих использование навыков, опыта и компетенций команды проекта и других заинтересованных сторон до начала, в ходе и после осуществления проекта. Поскольку знания существуют в сознании людей, а человека нельзя заставлять делиться своими знаниями (или усваивать знания других людей), наиболее важной составляющей управления знаниями является создание атмосферы доверия, в которой у людей была бы мотивация к обмену знаниями. Даже самые совершенные инструменты и методы управления знаниями не дадут результата, если люди не мотивированы к передаче своих знаний или усвоению того, что знают другие. На практике обмен знаниями осуществляется с помощью сочетания различных инструментов и методов (взаимодействий между людьми) управления знаниями, а также инструментов и методов управления информацией (когда люди кодируют часть своих явных знаний путем их документального оформления с целью создать возможность для обмена знаниями). 4.4.1 УПРАВЛЕНИЕ ЗНАНИЯМИ ПРОЕКТА: ВХОДЫ 4.4.1.1 ПЛАН УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТОМ Описан в разделе 4.2.3.1. Все компоненты плана управления проектом являются входами. 101 4.4.1.2 ДОКУМЕНТЫ ПРОЕКТА Документы проекта, которые можно считать входами в данный процесс, включают, среди прочего: u u
об результативных практиках в области управления знаниями. u u Распределение обязанностей членов команды проекта. Описано в разделе 9.3.3.1. Распределение обязанностей членов команды проекта содержит информацию о типе компетенций и опыте, имеющихся в распоряжении проекта, и знаниях, в которых может ощущаться недостаток. u u Иерархическую структуру ресурсов. Описана в разделе 9.2.3.3. Иерархическая структура ресурсов содержит информацию о составе команды и может помочь определить, какие знания имеются в группе в целом, а в каких знаниях есть недостаток. u u Реестр заинтересованных сторон. Описан в разделе 13.1.3.1. Реестр заинтересованных сторон содержит подробные сведения об идентифицированных заинтересованных сторонах и может помочь определить то, какими знаниями они могут располагать.
Поставляемый результат – это любой уникальный и поддающийся проверке продукт, результат или способность оказать услугу, которые необходимо получить для завершения процесса, фазы или проекта. Поставляемые результаты — это обычно материальные компоненты, создаваемые для достижения целей проекта, которые могут включать в себя компоненты плана управления проектом.
Факторы среды предприятия, которые могут оказывать влияние на процесс управления знаниями проекта, включают в себя, среди прочего: u u Культуру организации, заинтересованной стороны и заказчика. Существование доверительных рабочих отношений и культура отказа от поиска виновных особенно важны в сфере управления знаниями. Среди других факторов можно указать признание ценности обучения и норм социального поведения. u u Географическое распределение производственных объектов и ресурсов. Местонахождение членов команды помогает определить методы приобретения знаний и их обмена. u u
специализирующиеся в области управления знаниями. u u Юридические или регуляторные требования и/или ограничения. Сюда входит конфиденциальность информации проекта. 102 Часть 1 - Руководство 4.4.1.5 АКТИВЫ ПРОЦЕССОВ ОРГАНИЗАЦИИ Знания об управлении проектом часто включаются в содержание процессов и обычных процедур. Активы процессов организации, которые могут оказывать влияние на процесс управления знаниями проекта, включают в себя, среди прочего: u u Стандартные политики, процессы и процедуры организации. Они могут включать в себя: конфиденциальность и доступ к информации; безопасность и защиту данных; политики хранения документов; использование защищенной авторским правом информации; уничтожение секретной информации; требования к формату и максимальному размеру файлов; регистрационные данные и метаданные; разрешенные технологии и социальные сети и т. п. u u
квалификационные требования к поведению в сфере обмена знаниями. u u Требования к организационным коммуникациям. Формальные, твердые требования к коммуникациям способствуют решению задач в области обмена информацией. Неформальные коммуникации являются более результативными для создания и интеграции новых знаний в различных группах заинтересованных сторон. u u Процедуры формального обмена знаниями и информацией. Сюда относятся учебные обзоры, проводимые до, в ходе и после окончания проектов и фаз проекта, например определение, оформление извлеченных уроков из текущего и других проектов, а также обмен ими.
Описана в разделе 4.1.2.1. Следует учитывать экспертные заключения, полученные от лиц или групп, обладающих специальными знаниями или подготовкой по следующим вопросам: u u управление знаниями, u u управление информацией, u u организационное обучение, u u инструменты управления знаниями и информацией, u u соответствующая информация из других проектов. 4.4.2.2 УПРАВЛЕНИЕ ЗНАНИЯМИ Инструменты и методы управления знаниями обеспечивают связь между людьми, чтобы они могли вести совместную работу по созданию новых знаний, обмениваться неявными знаниями и интегрировать знания различных членов команды. Принятые для использования в проекте инструменты и методы зависят от характера проекта, особенно от степени связанной с ним инновации, его сложности и уровня разнообразия (включая разнообразие дисциплин) среди членов команды.
103 Инструменты и методы включают в себя, среди прочего: u u
онлайн-форумах, где люди могут открыто задавать любые вопросы («Кто-нибудь знает что-нибудь о...?»), которые являются полезными для начала разговора со специалистами для обмена знаниями; u u
специальных интересов; u u совещания, включая виртуальные, где участники могут общаться с помощью коммуникационных технологий; u u наставничество и стажировка на рабочем месте; u u дискуссионные форумы, например фокус-группы; u u мероприятия по обмену знаниями, например семинары и конференции; u u практикумы, включая совещания по решению проблем и учебные обзоры, предназначенные для определения извлеченных уроков; u u
u u методы творческого обмена и обмена идеями; u u ярмарки и кафе знаний; u u обучение, предполагающее взаимодействие обучающихся. Все указанные инструменты и методы могут применяться при личном общении или в виртуальном пространстве, или в сочетании. Общение при личной встрече обычно является наиболее результативным способом установления доверительных отношений, которые необходимы для управления знаниями. После установления отношений для их продолжения можно использовать средства виртуального взаимодействия. 4.4.2.3 УПРАВЛЕНИЕ ИНФОРМАЦИЕЙ Инструменты и методы управления информацией используются для создания информации и обеспечения людям доступа к ней. Они результативны для обмена простыми, не допускающими разного толкования, кодированными явными знаниями. Включают в себя, среди прочего: u u
извлеченных уроков; u u реестр извлеченных уроков; u u библиотечные услуги; u u сбор информации, например поиск информации в Интернете и чтение опубликованных статей; u u информационную систему управления проектами (PMIS); Описаны в разделе 4.3.2.2. Информационные системы управления проектами часто включают системы управления документами. Инструменты и методы, которые обеспечивают связь людей с информацией, можно усовершенствовать путем внесения элемента взаимодействия, например за счет использования функции «свяжитесь со мной», чтобы пользователи могли обратиться к авторам уроков за рекомендациями в отношении их конкретного проекта и контекста.
104 Часть 1 - Руководство Взаимодействие и поддержка также помогают людям в поиске нужной информации. Попросить помощь, как правило, проще и быстрее, чем пытаться подобрать термин для поиска. Поисковые термины часто трудно подобрать, так как люди могут не знать, какие ключевые слова или фразы нужно использовать для доступа к нужной им информации. Инструменты и методы управления информацией должны быть привязаны к процессам проекта и владельцам процессов. Сообщества практиков и эксперты в предметных областях (SMEs) могут, например, предложить специальные знания, которые ведут к улучшению процессов контроля; наличие внутреннего спонсора может стать гарантией внедрения усовершенствований. С целью определения общих проблем для разрешения путем внесения изменений в процедуры проекта можно анализировать записи в реестре извлеченных уроков.
Применяемые навыки межличностных отношений и работы с командой включают, среди прочего, следующие: u u
и улучшить коммуникацию и обмен знаниями. u u Фасилитация. Описана в разделе 4.1.2.3. Фасилитация помогает направить работу группы к успешной выработке решения, предложения или заключения. u u
и побудить их сосредоточиться на соответствующих знаниях и целях знаний. u u Налаживание связей. Описано в разделе 10.2.2.6. Налаживание связей позволяет устанавливать необходимые неформальные связи и отношения в среде заинтересованных сторон проекта и создает условия для обмена явными и неявными знаниями. u u Политическая осведомленность. Описана в разделе 10.1.2.6. Политическая осведомленность помогает руководителю проекта планировать коммуникации, исходя из условий среды проекта, а также политического окружения организации.
Реестр извлеченных уроков может содержать категорию и описание ситуации. Реестр извлеченных уроков может также включать в себя сведения о влиянии, рекомендациях и предложенных мерах, связанных с определенной ситуацией. Реестр извлеченных уроков может содержать описание трудностей, проблем, реализованных рисков и возможностей или, по мере целесообразности, другие сведения. Реестр извлеченных уроков создается как выход данного процесса на ранних стадиях проекта. В последующем он используется в качестве входа и обновляется как выход во многих процессах на всем протяжении проекта. Лица или команды, участвующие в работе, также участвуют в регистрации извлеченных уроков. Знания могут быть оформлены с помощью видеозаписей, фотографий, аудиозаписей или любых иных подходящих средств, обеспечивающих эффективность зарегистрированных уроков. В конце проекта или фазы информация передается в актив процессов организации, называемый репозиторием извлеченных уроков. 105 4.4.3.2 ОБНОВЛЕНИЯ ПЛАНА УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТОМ Любое изменение плана управления проектом проходит через принятый в организации процесс по контролю изменений на основании запроса на изменение. В результате этого процесса может быть обновлен любой компонент плана управления проектом. 4.4.3.3 ОБНОВЛЕНИЯ АКТИВОВ ПРОЦЕССОВ ОРГАНИЗАЦИИ Все проекты формируют новые знания. Некоторые полученные знания кодируются, становятся частью поставляемых результатов или включаются в состав улучшений процессов и процедур в результате процесса управления знаниями проекта. Существующие знания также могут кодироваться или включаться в состав базы знаний в результате этого процесса, например если существующая идея о новой процедуре была впервые опробована в ходе проекта и оказалась успешной. В результате этого процесса может быть обновлен любой актив процессов организации. 4.5 МОНИТОРИНГ И КОНТРОЛЬ РАБОТ ПРОЕКТА Мониторинг и контроль работ проекта — это процесс отслеживания, проверки и ведения отчетности об общем прогрессе для достижения целей исполнения, определенных в плане управления проектом. Ключевая выгода данного процесса состоит в том, что он позволяет заинтересованным сторонам понимать текущее состояние проекта, распознавать действия, выполняемые для решения проблем исполнения, а также иметь представление о будущем статусе проекта с учетом прогнозов стоимости и прогнозов в отношении расписания. Этот процесс осуществляется на протяжении всего проекта. Входы, инструменты и методы, а также выходы этого процесса показаны на рис. 4-10. На рис. 4-11 показана диаграмма потоков данных процесса. Рис. 4-10. Мониторинг и контроль работ проекта: входы, инструменты и методы, выходы Инструменты и методы Входы Выходы Мониторинг и контроль работ проекта .1 Экспертная оценка .2 Анализ данных • Анализ альтернатив • Сравнительный анализ затрат и выгод • Анализ освоенного объема • Анализ первопричины • Анализ тенденций • Анализ отклонений .3 Принятие решений .4 Совещания .1 План управления проектом • Любой компонент .2 Документы проекта • Журнал допущений • Основа для оценок • Прогнозы стоимости • Журнал проблем • Реестр извлеченных уроков • Список контрольных событий • Отчеты о качестве • Реестр рисков • Отчет по рискам • Прогнозы в отношении расписания .3 Информация об исполнении работ
.4 Соглашения .5 Факторы среды предприятия .6 Активы процессов организации .1 Отчеты об исполнении работ .2 Запросы на изменения .3 Обновления плана управления проектом • Любой компонент .4 Обновления документов проекта • Прогнозы стоимости • Журнал проблем • Реестр извлеченных уроков • Реестр рисков • Прогнозы в отношении расписания
106 Часть 1 - Руководство 11.7
Мониторинг рисков
10.2 Управление коммуникациями 9.5
Управление командой
4.6 Интегрированный контроль изменений 5.6. Контроль
содержания 5.5
Подтверждение содержания 9.6 Контроль
ресурсов 8.3
Контроль качества
7.4 Контроль
стоимости 6.6
Контроль расписания 13.4 Мониторинг вовлечения заинтересованных сторон 12.3
Контроль закупок
11.7 Мониторинг рисков 10.3
Мониторинг коммуникаций 12.2 Проведение закупок План
управления проектом
Документы проекта
Документы проекта
4.5 Мониторинг и контроль работ проекта • Соглашения • Запросы на изменения • Отчеты об исполнении работ • Отчеты об исполнении работ • Отчеты об исполнении работ • Информация об исполнении работ • Отчеты об исполнении работ Обновления документов проекта • Прогнозы стоимости • Журнал проблем • Реестр извлеченных уроков • Реестр рисков • Прогнозы в отношении расписания Обновления плана управления проектом • Любой компонент План управления проектом • Любой компонент Документы проекта • Журнал допущений • Основа для оценок • Прогнозы стоимости • Журнал проблем • Реестр извлеченных уроков • Список контрольных событий • Отчеты о качестве • Реестр рисков • Отчет по рискам • Прогнозы в отношении расписания План управления проектом • Факторы среды предприятия • Активы процессов организации Предприятие/ организация
107 Мониторинг — это аспект управления проектом, осуществляемый на протяжении всего проекта. Мониторинг включает в себя сбор, измерение и оценку измерений и тенденций для оказания воздействия на улучшение процесса. Постоянный мониторинг дает команде управления проектом возможность понимать общее состояние проекта и определять, на какие области следует обратить особое внимание. Контроль включает в себя определение корректирующих или предупреждающих действий, либо пересмотр планов и отслеживание выполнения планов с целью определить, насколько удалось решить проблему с помощью предпринятых действий. Процесс мониторинга и контроля работ проекта решает следующие задачи: u u сравнение фактического исполнения проекта с планом управления проектом; u u периодическая оценка исполнения, чтобы определить, требуются ли какие-либо корректирующие или предупреждающие действия, с последующей рекомендацией данных действий, при необходимости; u u
u u поддержание точной, своевременно обновляемой информационной базы относительно продукта (продуктов) проекта и сопутствующей документации на всем протяжении выполнения проекта; u u предоставление информации, помогающей в составлении отчетов о статусах, проведении измерений исполнения и прогнозировании; u u
u u мониторинг реализации одобренных изменений по мере их появления; u u предоставление соответствующих отчетов об исполнении и статусе проекта руководству программы, если проект является частью общей программы; и u u обеспечение согласованности проекта с бизнес-потребностями. 4.5.1 МОНИТОРИНГ И КОНТРОЛЬ РАБОТ ПРОЕКТА: ВХОДЫ 4.5.1.1 ПЛАН УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТОМ Описан в разделе 4.2.3.1. Мониторинг и контроль работ проекта включает в себя рассмотрение всех аспектов проекта. Входом в этот процесс может стать любой компонент плана управления проектом.
108 Часть 1 - Руководство 4.5.1.2 ДОКУМЕНТЫ ПРОЕКТА Документы проекта, которые можно считать входами в данный процесс, включают, среди прочего: u u
и ограничениях, которые, как было установлено, оказывают влияние на проект; u u Основу для оценок. Описана в разделе 6.4.3.2 и 7.2.3.2. Основа для оценок показывает, как различные оценки были получены и могут использоваться при принятии решений о принятии мер на отклонения. u u
стоимости используется для определения того, находится ли проект в пределах допустимого диапазона значений бюджета, и необходимо ли внесение запросов на изменения. u u
лиц, ответственных за решение конкретных проблем к определенному сроку. u u Реестр извлеченных уроков. Описан в разделе 4.4.3.1. Реестр извлеченных уроков может содержать информацию о результативном реагировании наотклонения, а также корректирующих и предупреждающих действиях. u u
даты контрольных событий по расписанию и используется для проверки исполнения запланированных контрольных событий. u u
рекомендации для совершенствования процесса, проекта и продукта, рекомендуемые корректирующие действия (включая переделку, устранение дефектов/ремонт, 100% проверку и т. п.) и сводку заключений по результатам процесса контроля качества. u u Реестр рисков. Описан в разделе 11.2.3.1. Реестр рисков предоставляет информацию об угрозах и благоприятных возможностях, которые появились в ходе исполнения проекта. u u
предоставляет информацию о совокупном риске проекта. u u Прогнозы в отношении расписания. Описаны в разделе 6.6.3.2. На основе данных исполнения проекта в прошлом прогнозы в отношении расписания используются для определения того, находится ли проект в пределах допустимого диапазона значений расписания, и необходимо ли внесение запросов на изменения.
109 4.5.1.3 ИНФОРМАЦИЯ ОБ ИСПОЛНЕНИИ РАБОТ Сбор данных об исполнении работ, которые передаются в процессы контроля, производится на протяжении всего периода исполнения работ. Чтобы стать информацией об исполнении работ, данные об исполнении работ сопоставляются с компонентами плана управления проектом, документами проекта и другими переменными проекта. Это сопоставление показывает то, как исполняется проект. Конкретные показатели исполнения работ в отношении содержания, расписания, бюджета и качества определяются в начале проекта в тексте плана управления проектом. Данные об исполнении собираются на протяжении проекта в ходе процессов контроля и сопоставляются с планом и другими переменными с целью получить контекст для исполнения работы. Например, данные об исполнении работ в отношении стоимости могут включать сведения об израсходованных финансовых средствах. Но для того, чтобы извлечь из них пользу, эти данные необходимо сопоставить с бюджетом, выполненными работами, использованными на выполнение работ ресурсами и расписанием выделения финансовых средств. Данная дополнительная информация дает контекст, позволяющий определить, исполняется ли проект в рамках установленного бюджета, или есть отклонения. Эта информация также показывает степень отклонения от плана, поэтому по результатам ее сравнения с определенными в плане управления проектом пороговыми значениями отклонений она может показать, требуются ли предупреждающие или корректирующие действия. Интеграция данных об исполнении работ и дополнительной информации в единое целое обеспечивает контекст, который дает прочное основание для принятия решений в рамках проекта.
Описаны в разделе 12.2.3.2. Соглашение о закупке содержит основные положения и условия и может включать в себя другие пункты, которые определяет покупатель для указания того, что именно продавец должен произвести или предоставить. Если в рамках проекта часть работ передается на аутсорсинг, то руководителю проекта необходимо осуществлять надзор над исполнением работ подрядчиком с целью обеспечить соответствие всех соглашений конкретным потребностям проекта при одновременном соблюдении политик организации в отношении закупок. 4.5.1.5 ФАКТОРЫ СРЕДЫ ПРЕДПРИЯТИЯ Факторы среды предприятия, которые могут оказывать влияние на процесс мониторинга и контроля работ проекта, включают в себя, среди прочего: u u информационные системы управления проектами, такие как инструменты составления расписаний, контроля стоимости и ресурсного планирования; показатели исполнения, базы данных, ведение документации проекта и финансового учета; u u инфраструктуру (например, существующие производственные объекты и оборудование, телекоммуникационные каналы организации); u u
u u государственные и промышленные стандарты (например, предписания контролирующих органов, стандарты на продукцию, стандарты качества, производственные стандарты). |