Руководство pmbok ® Шестое издание
Yüklə 12,83 Mb. Pdf görüntüsü
|
|
Часть 1 - Руководство
4.5.1.6 АКТИВЫ ПРОЦЕССОВ ОРГАНИЗАЦИИ Активы процессов организации, которые могут оказывать влияние на процесс мониторинга и контроля работ проекта, включают в себя, среди прочего: u u стандартные политики, процессы и процедуры организации; u u процедуры финансового контроля (например, необходимый анализ расходов и выплат, статьи бухгалтерского учета и стандартные положения договоров); u u
u u процедуры управления проблемами, определяющие средства контроля проблем, выявления проблем, а также отслеживания мер по устранению проблем и выполненных действий; u u процедуры управления дефектами, определяющие средства контроля дефектов, выявления дефектов, а также отслеживания мер по устранению дефектов и выполненных действий; u u
4.5.2 МОНИТОРИНГ И КОНТРОЛЬ РАБОТ ПРОЕКТА: ИНСТРУМЕНТЫ И МЕТОДЫ 4.5.2.1 ЭКСПЕРТНАЯ ОЦЕНКА Описана в разделе 4.1.2.1. Следует учитывать экспертные заключения, полученные от лиц или групп, обладающих специальными знаниями или подготовкой по следующим вопросам: u u анализ освоенного объема; u u интерпретация и контекстуализация данных, u u методы оценки длительности и стоимости, u u анализ тенденций; u u отраслевые технические знания и главная область проекта, u u управление рисками, u u управление договорами. 111 4.5.2.2 АНАЛИЗ ДАННЫХ Методы анализа данных, которые можно использовать, включают в себя, среди прочего, следующие: u u
корректирующих и предупреждающих действий для использования на практике в случае отклонения. u u Сравнительный анализ затрат и выгод. Описан в разделе 8.1.2.3. Сравнительный анализ затрат и выгод помогает определить наилучшее корректирующее действие с учетом стоимости в случае наличия отклонений в проекте. u u Анализ освоенного объема. Описан в разделе 7.4.2.2. Освоенный объем позволяет увидеть единую перспективу исполнения содержания, расписания и стоимости. u u
причин возникновения проблемы. Он может использоваться для определения причин отклонения и областей, на которые руководителю проекта следует обратить особое внимание, чтобы достичь целей проекта. u u
результатов. Он призван оценить перспективу проекта с точки зрения возможных задержек и заранее предупредить руководителя проекта, что в предстоящий период могут возникнуть проблемы с расписанием, если выявленные тенденции сохранятся. Эта информация предоставляется на достаточно раннем этапе реализации проекта, чтобы у команды проекта было время на анализ и устранение любых отклонений от нормы. Результаты анализа тенденций могут быть использованы, чтобы рекомендовать, по мере необходимости, предупреждающее действия. u u Анализ отклонений. При анализе отклонений рассматриваются различия (или отклонения) между планом и фактическим исполнением. Данные отклонения могут включать в себя оценки длительности, стоимости, расхода ресурсов, ставок ресурсов, технического исполнения и другие метрики. Анализ отклонений может производиться в каждой области знаний на основе характерных для нее отклонений. В процессе мониторинга и контроля работ проекта анализ отклонений рассматривает отклонения с точки зрения единой перспективы с учетом отклонений по стоимости, срокам, техническим вопросам и ресурсам относительно друг друга с целью получить общее представление об отклонении проекта. Это позволяет приступить к осуществлению необходимых предупреждающих и корректирующих действий. 4.5.2.3 ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЙ Методы принятия решений, которые можно использовать, включают в себя, среди прочего, голосование. Описанное в разделе 5.2.2.4 голосование может проводиться по принципу принятия решений единогласно, большинством голосов или относительным большинством голосов. 4.5.2.4 СОВЕЩАНИЯ Совещания могут быть очными, виртуальными, формальными или неформальными. Они могут проводиться с участием членов команды проекта и, по мере целесообразности, других заинтересованных сторон проекта. Типы совещаний, среди прочего, включают в себя совещания групп пользователей и обзорные совещания. 112 Часть 1 - Руководство 4.5.3 МОНИТОРИНГ И КОНТРОЛЬ РАБОТ ПРОЕКТА: ВЫХОДЫ 4.5.3.1 ОТЧЕТЫ ОБ ИСПОЛНЕНИИ РАБОТ Информация об исполнении работ объединяется, записывается и рассылается в физической или электронной форме в целях осведомления, а также для побуждения к принятию решений или совершению действий. Отчеты об исполнении работ — это физическое или электронное представление информации об исполнении работ, предназначенное для вынесения решений, выполнения действий или обеспечения осведомленности. Они направляются заинтересованным сторонам проекта посредством процессов коммуникаций в порядке, определенном в плане управления коммуникациями проекта. Примером отчетов об исполнении работ могут служить отчеты о статусе и прогрессе. Отчеты об исполнении работ могут содержать графики и информацию об освоенных объемах, линии трендов и прогнозы, диаграммы сгорания резервов (reserve burndown charts), гистограммы дефектов, информацию об исполнении договоров и обзоры рисков. Они могут быть представлены в виде информационных панелей (dashboards), тепловых карт (heat reports), светофорных схем (stop light charts) или в другом представлении, облегчающем усвоение информации, принятие решений и выполнение действий.
Описаны в разделе 4.3.3.4. Запросы на изменения, которые могут расширить, скорректировать или сократить содержание проекта или продукта, требования к качеству, базовое расписание или базовый план по стоимости, могут формироваться в результате сравнения плановых результатов с фактическими. Запросы на изменения могут стать причиной сбора и документирования новых требований. Изменения могут оказывать воздействие на план управления проектом, документы проекта или поставляемые результаты в виде продукта. Запросы на изменения проходят проверку и направление в соответствии с процессом интегрированного контроля изменений (см. раздел 4.6). Изменения могу включать в себя, среди прочего: u u
планом управления проектом. u u Предупреждающее действие. Намеренное действие, обеспечивающее соответствие будущего исполнения работ проекта плану управления проектом. u u
продукт или компонент продукта. 4.5.3.3 ОБНОВЛЕНИЯ ПЛАНА УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТОМ Любое изменение плана управления проектом проходит через принятый в организации процесс по контролю изменений на основании запроса на изменение. Изменения, выявленные в рамках процесса мониторинга и контроля работ проекта, могут оказывать воздействие на общий план управления проектом. 113 4.5.3.4 ОБНОВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ПРОЕКТА В качестве документов проекта, которые могут быть обновлены в результате осуществления данного процесса, можно назвать, среди прочего: u u Прогнозы стоимости. Описаны в разделе 7.4.3.2. Изменения в прогнозах стоимости, сделанные по результатам этого процесса, оформляются документально с помощью процессов управления стоимостью. u u
регистрируются в журнале проблем. u u Реестр извлеченных уроков. Описан в разделе 4.4.3.1. В реестр извлеченных уроков вносятся обновления о результативном реагировании на отклонения, а также корректирующих и предупреждающих действиях. u u
в реестре рисков, а управление ими осуществляется с помощью процессов управления рисками. u u Прогнозы в отношении расписания. Описаны в разделе 6.6.3.2. Изменения в прогнозах расписания, сделанные по результатам этого процесса, оформляются документально с помощью процессов управления расписанием. 4.6 ИНТЕГРИРОВАННЫЙ КОНТРОЛЬ ИЗМЕНЕНИЙ Интегрированный контроль изменений — это процесс анализа всех запросов на изменения, их одобрения и управления изменениями поставляемых результатов, документов проекта и плана управления проектом, а также предоставления информации о решениях. Этот процесс предназначен для рассмотрения всех запросов на изменения документов проекта, поставляемых результатов или плана управления проектом, а также принятия решений по запросам на изменения. Ключевая выгода данного процесса состоит в том, что он позволяет учитывать документированные изменения в проекте комплексным образом, одновременно реагируя на совокупный риск проекта, который часто возникает в связи с изменениями, внесенными без рассмотрения в общие цели или планы проекта. Этот процесс осуществляется на протяжении всего проекта. Входы, инструменты и методы, а также выходы этого процесса показаны на рис. 4-12. На рис. 4-13 показана диаграмма потоков данных процесса. Рис. 4-12. Интегрированный контроль изменений: входы, инструменты и методы, выходы Инструменты и методы Входы Выходы Интегрированный контроль изменений .1 Экспертная оценка .2 Инструменты контроля изменений .3 Анализ данных • Анализ альтернатив • Сравнительный анализ затрат и выгод .4 Принятие решений • Голосование • Единоличное принятие решений
• Анализ решений на основе множества критериев .5 Совещания .1 План управления проектом • План управления изменениями • План управления конфигурацией • Базовый план по содержанию • Базовое расписание • Базовый план по стоимости .2 Документы проекта • Основа для оценок • Матрица отслеживания требований • Отчет по рискам .3 Отчеты об исполнении работ .4 Запросы на изменения .5 Факторы среды предприятия .6 Активы процессов организации .1 Одобренные запросы на изменения .2 Обновления плана управления проектом
• Любой компонент .3 Обновления документов проекта • Журнал изменений
114 Часть 1 - Руководство 12.3
Контроль закупок
8.3 Контроль
качества 4.3
Руководство и управление работами проекта 13.4
Мониторинг вовлечения заинтересованных сторон
12.1 Планирование управления закупками 10.3 Мониторинг коммуникаций 9.3
Приобретение ресурсов
4.3 Руководство и управление работами проекта 12.2 Проведение закупок 11.5
Планирование реагирования на риски 9.4
Развитие команды
5.5 Подтверждение содержания 12.3
Контроль закупок
11.6 Осуществление реагирования на риски
9.5 Управление командой 5.6.
Контроль содержания 13.1 Идентификация заинтересованных сторон
11.7 Мониторинг рисков 9.6
Контроль ресурсов
6.6 Контроль
расписания 13.3
Управление вовлечением заинтересованных сторон
8.3 Контроль
качества 8.2
Управление качеством 7.4. Контроль
стоимости 4.5
Мониторинг и контроль работ проекта План
управления проектом
Документы проекта
Документы проекта
4.6 Интегрированный контроль изменений • Отчеты об исполнении работ • Запросы на изменения • Одобренные запросы на изменения • Одобренные запросы на изменения • Запросы на изменения • Одобренные запросы на изменения Обновления документов проекта • Журнал изменений Обновления плана управления проектом • Любой компонент План управления проектом • План управления изменениями • План управления конфигурацией • Базовый план по содержанию • Базовое расписание • Базовый план по стоимости Документы проекта • Основа для оценок • Матрица отслеживания требований • Отчет по рискам План
управления проектом
Предприятие/ организация • Факторы среды предприятия • Активы процессов организации Рис. 4-13. Интегрированный контроль изменений: диаграмма потоков данных 115 Процесс интегрированного контроля изменений осуществляется с самого начала проекта и вплоть до его завершения, и за него единоличную ответственность несет руководитель проекта. Запросы на изменения могут влиять на содержание проекта и содержание продукта, а также на любые компоненты плана управления проектом и документы проекта. Изменения могут быть запрошены любой заинтересованной стороной, участвующей в осуществлении проекта, и могут происходить в любое время на протяжении всего жизненного цикла проекта. Применяемый уровень контроля изменений зависит от прикладной области, сложности конкретного проекта, требований договора, а также контекста и среды, в которых осуществляется проект. До окончательного утверждения базовых планов осуществлять формальный контроль изменений в рамках процесса интегрированного контроля изменений не требуется. Однако после утверждения базовых планов запросы на изменения проходят через этот процесс. По общему правилу, план управления конфигурацией каждого проекта должен определять, какие артефакты проекта должны подлежать контролю конфигурации. Любые изменения в элементе конфигурации должны находиться под формальным контролем и требовать запроса на изменение. Хотя изменения могут быть инициированы устно, они обязательно должны быть зарегистрированы в письменной форме и переданы в систему управления изменениями и/или управления конфигурацией. Запросы на изменения до принятия решения об утверждении могут потребовать представления информации об оценке воздействий на расписание, а также на стоимость. Во всех случаях, когда следствием запроса на изменение может стать воздействие на любые базовые планы проекта, требуется осуществление формального процесса интегрированного контроля изменений. По каждому документированному запросу на изменение ответственное лицо — обычно это или спонсор или руководитель проекта — должно принять решение либо о его одобрении, либо отсрочке, либо отклонении. Ответственное лицо будет указано в плане управления проектом или в рамках процедур организации. При необходимости в процесс интегрированного контроля изменений включается совет по контролю изменений (change control board, CCB) — формально созданная группа, ответственная за изучение, оценку, одобрение, отсрочку или отклонение внесения изменений в проект, а также за фиксацию соответствующих решений и информирование о них. Одобренные запросы на изменения могут потребовать создания новых или пересмотра старых оценок стоимости, последовательностей операций, дат расписания, потребностей в ресурсах и анализа альтернатив реагирования на риски. Эти изменения могут потребовать внесения поправок в план управления проектом или в другие документы проекта. Для определенных запросов на изменения после одобрения ССВ может потребоваться одобрение заказчика или спонсора, если они не входят в состав ССВ.
116 Часть 1 - Руководство 4.6.1 ИНТЕГРИРОВАННЫЙ КОНТРОЛЬ ИЗМЕНЕНИЙ: ВХОДЫ 4.6.1.1 ПЛАН УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТОМ Описан в разделе 4.2.3.1. Компоненты плана управления проектом включают в себя, среди прочего: u u
управлению процессом контроля изменений и документально закрепляет роли и сферу ответственности совета по контролю изменений (CCB). u u
конфигурируемые элементы проекта и определяет элементы, которые будут регистрироваться и обновляться так, чтобы продукт проекта оставался согласованным и функционирующим. u u
определение проекта и продукта. u u Базовое расписание. Описано в разделе 6.5.3.1. Базовое расписание используется для оценки воздействия изменений, вносимых в расписание проекта. u u
воздействия изменений на стоимость проекта. 4.6.1.2 ДОКУМЕНТЫ ПРОЕКТА Документы проекта, которые можно считать входами в данный процесс, включают, среди прочего: u u
длительности, стоимости и ресурсов и как эти оценки могут использоваться при расчетах воздействия изменения на сроки, бюджет и ресурсы. u u
оценить воздействие изменения на содержание проекта. u u Отчет по рискам. Описан в разделе 11.2.3.2. Отчет по рискам представляет информацию по источникам совокупного риска и отдельных рисков, связанных с запрошенным изменением. 4.6.1.3 ОТЧЕТЫ ОБ ИСПОЛНЕНИИ РАБОТ Описаны в разделе 4.5.3.1. Отчеты об исполнении работ, относящиеся к процессу интегрированного контроля изменений, включают в себя данные по доступности ресурсов, расписанию и стоимости, отчеты по освоенному объему, диаграммы сгорания/выгорания (burnup/burndown chart). 117 4.6.1.4 ЗАПРОСЫ НА ИЗМЕНЕНИЯ Многие процессы производят на выходе запросы на изменения. Запросы на изменения (см. описание в разделе 4.3.3.4) могут включать в себя корректирующие действия, предупреждающие действия, исправление дефектов, а также обновления формально контролируемых документов или поставляемых результатов, отражающие измененные или дополнительные идеи или содержание. Изменения могут оказывать или не оказывать влияния на базовые планы проекта, причем в некоторых случаях влиянию подвергается только исполнение в сравнении с базовым планом. Решения по таким изменениям, как правило, принимает руководитель проекта. Запросы на изменения, которые оказывают влияние на базовые планы проекта, должны, как правило, включать в себя информацию о стоимости реализации предложенного изменения, об изменениях запланированных сроков, требований к ресурсам и рисков. Указанные изменения утверждает ССВ (при наличии такового), а также заказчик и спонсор, если они не входят в состав ССВ. В базовый план вносятся только утвержденные изменения.
Факторы среды предприятия, которые могут оказывать влияние на процесс интегрированного контроля изменений, включают в себя, среди прочего: u u юридические ограничения, такие как нормативные акты органов государственного управления и местного самоуправления; u u
техники безопасности и производственные стандарты); u u юридические или регуляторные требования и/или ограничения; u u модель руководства организации (упорядоченный метод обеспечения контроля, управления и координации с помощью людей, политик и процессов с целью достижения стратегических и операционных целей организации); u u
4.6.1.6 АКТИВЫ ПРОЦЕССОВ ОРГАНИЗАЦИИ Активы процессов организации, которые могут оказывать влияние на процесс интегрированного контроля изменений, включают в себя, среди прочего: u u процедуры контроля изменений, включающие в себя действия, согласно которым вносятся изменения в официальные стандарты, политики, планы и процедуры организации или в любые документы проекта, а также в порядок одобрения и подтверждения любых изменений; u u процедуры одобрения и авторизации изменений; u u базу знаний по управлению конфигурацией, содержащую версии и базовые варианты всех официальных стандартов политик, процедур организации и любых документов проекта. |